Assistant de la direction de la communication et du dialogue avec la

Santé publique France; Saint-Maurice; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation publique de santé recherche un assistant pour gérer l'agenda du directeur, organiser les réunions de la DIRCOM et assurer le suivi administratif et logistique. Vous jouerez un rôle clé dans la préparation des documents et l’organisation des déplacements. Ce poste exige des compétences en gestion de l'information et une attention particulière aux détails. Les missions incluent également la collaboration avec les autres services pour garantir un bon fonctionnement de la direction.

Responsabilités

• Gérer l'agenda du directeur scientifique.
• Assurer la gestion des déplacements du directeur.
• Préparer les ordres du jour pour les réunions de la DIRCOM.
• Organiser et garantir la mise à jour des calendriers de la DIRCOM.
• Concevoir et mettre en forme des documents administratifs.

Description du poste

Description du poste

Missions

Sous l’autorité directe de la directrice de la DIRCOM, il est au cœur des activités de la direction et garantit son bon fonctionnement collaboratif, administratif et logistique. Il apporte aussi sa contribution à certaines actions de communication menées dans les unités.

Outre ses activités et ses missions au sein de la DIRCOM, l’assistant gère l’agenda du directeur scientifique rattachée à la direction générale : organisation de réunions et de rendez-vous lorsqu’elles ne sont pas prises en charge par d’autres directions. Il assure également la gestion de ses déplacements. La quotité de cette mission spécifique est de 1 jour par semaine.

Activités

Office management pour la DIRCOM :

• Préparer les ordres du jour du Codir communication ;
• Préparer les dossiers pour les interventions externes de la directrice, en lien avec les responsables d’unités ;
• Organiser, en lien avec les responsables d’unité et le chargé de mission de la DIRCOM le réseau de partage de documents de la direction ;
• Garantir la mise à jour des calendriers de la DIRCOM (congés, astreintes, télétravail, etc) ;
• Organiser l’agenda, les rendez-vous et réunions de la directrice de la DIRCOM et de son adjointe, ainsi que les déplacements ;
• Organiser certains déplacements ponctuels et ordres de missions pour les agents de la direction ;
• Garantir le bon déroulé du circuit de validation interne et vérifier l’application des règles administratives des courriers mis à la signature de la directrice ;
• Réceptionner, trier, diffuser l’information (courrier, messagerie, appels téléphoniques, internet) ;
• Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les documents en interne et en externe ;
• Assurer certains publipostages et envois de la DIRCOM.

Gestion administrative et financière :

• Pour les documents relevant directement de leur activité ou ceux confiés par la directrice, concevoir et mettre en forme les documents, organiser le classement et l'archivage des documents ;
• En lien avec le référent administratif et financier (RAF) de la DIRCOM, il apporte son soutien au suivi comptable de la direction, de l’enregistrement des bons de commandes au service fait (via Qualiac) ;
• Organiser les commandes de matériels et de fournitures ;
• Organiser les commandes des goodies de la direction et la gestion des stocks ;
• Organiser l’accueil des nouveaux arrivants en lien avec la RAF, la DRH, les services généraux et la DSI.