Assistant de direction (H/F) à la direction des finances

MAIRIE; Épinal; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale située à Épinal recherche un(e) Assistant(e) de direction pour rejoindre sa Direction des Finances. Ce poste implique la gestion des courriers, du standard téléphonique, et l'organisation de réunions importantes. Le candidat idéal disposera d'un Bac+2 minimum et d'une expérience significative en assistanat de direction, ainsi qu'une maîtrise du pack Office. L'environnement de travail est dynamique et engagé pour la transition écologique. Les candidatures sont attendues avant le 24/12/20250.

Prestations

Titres restaurant

Prime de panier

Rémunération selon grilles indiciaires de la fonction publique

Qualifications

• Expérience de 3 ans en assistanat de direction, indispensable.
• Formation d'assistant de direction ou équivalent requise.
• Capacités d'analyse et de synthèse appréciées.

Responsabilités

• Suivi du courrier interne et externe.
• Gestion du standard téléphonique.
• Organisation des réunions de cadrage budgétaire.

Connaissances

Gestion administrative et financière

Accueillir par téléphone

Gestion du planning

Utilisation des outils numériques

Formation

Bac+2 ou équivalent en Secrétariat/Assistance

Outils

Pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

Description du poste

Offre n° 200WDYM Assistant de direction (H/F) à la direction des finances

Souhaitant préserver un cadre naturel exceptionnel, Epinal s'engage activement dans la transition écologique, favorisant les initiatives durables en œuvrant pour un environnement préservé. Dynamique sur le plan culturel avec le Musée de l'Image, la ville d'Epinal organise régulièrement des événements d'envergure : des festivals et des expositions qui enrichissent la vie locale, et favorise le bien vivre ensemble. La Ville d'Epinal est attractive pour sa qualité de vie. C'est dans ce contexte que la Direction des Finances recherche un(e) assistant(e) de direction.

Vous aurez pour missions principales :

• Suivi du courrier (interne et externe) et répartition aux agents concernés
• Gestion du standard téléphonique de la direction
• Gestion de l'emploi du temps du directeur (réunions, entretiens)
• Frappe de notes, courriers, certificats administratifs, bordereaux de transmission
• Dans le cadre de la Démarche Qualité : frappe de notes, convocations, mise en place de diverses réunions
• Réponses aux relances fournisseurs (téléphone et/ou courrier, courriel)
• Préparation des dossiers des Conseils Municipaux pour la direction
• Préparation des dossiers de la Commission des Finances
• Gestion administrative et réglementaires des Régies en lien avec la Trésorerie Municipale
• Etre référent(e) archives au sein de la Direction
• Organisation des réunions de cadrage budgétaire entre Monsieur le Maire, Mesdames et Messieurs les Adjoints, Mesdames et Messieurs les directeurs de service et préparation des dossiers

Issu(e) d'une formation d'assistant de direction ou équivalent (BAC+2 minimum), bénéficiant d'une expérience significative dans ce domaine et idéalement en collectivité territoriale sur un poste similaire, vous disposez d'une culture territoriale avérée et d'une maîtrise parfaite du pack Office (Word, Excel, Outlook, Power Point). Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'anticipation, votre efficacité ainsi que pour votre souplesse. Vos aptitudes à travailler en équipe et vos capacités d'analyse et de synthèse sont également appréciées. Votre prise de note en sténographie sera appréciée. Vos qualités relationnelles, d'écoute et de communication, votre sens des responsabilités et votre disponibilité sont reconnus. Votre discrétion professionnelle et votre sens de la loyauté seront les clés de réussite à ce poste. Merci d'adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) avant le 24/12/20250.

Type de contrat : CDI
Durée du travail : 37 h/semaine
Travail en journée
Salaire

• Titres restaurant / Prime de panier
• Rémunération selon grilles indiciaires de la fonction publique territoriale : Filière Administrative, Catégorie B, Cadre d'emploi : Rédacteur(trice)

Expérience

• 3 An(s) - en assistanat de direction : cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat direction : cette formation est indispensable

Compétences

• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité : cette compétence est indispensable
• Assurer un accueil téléphonique : cette compétence est indispensable
• Gérer un planning : cette compétence est indispensable
• Utiliser les outils numériques : cette compétence est indispensable
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Classer des documents
• Collecter et analyser des données, des informations
• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier
• Relayer de l'information
• Réaliser une veille documentaire

Savoir-être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de réactivité
• Etre ouvert aux changements

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Administration publique générale

Chef-lieu du département des Vosges, à 2h15 de Paris par le TGV, ville moderne et ambitieuse, Epinal poursuit une politique d'investissements importants en vue de conforter l'attractivité et la qualité de vie de son territoire. Dans un exceptionnel cadre naturel où l'eau et la forêt sont omniprésentes, Épinal est au cœur de l'Europe, à proximité des centres urbains comme Nancy, Metz, Strasbourg.