Assistant de Direction (H/F) – 100 % – Direction Générale

LES HÔPITAUX UNIVERSITAIRES DE STRASBOURG; Strasbourg; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement hospitalier de référence recherche un(e) assistant(e) de direction pour accompagner les activités de la Direction Générale. Les missions incluent la gestion d'agendas complexes, la préparation de réunions, et la réalisation de travaux administratifs. Les candidats doivent faire preuve d'organisation, de discrétion, et de bonnes compétences en communication et bureautique. Notre établissement offre un cadre dynamique et une amplitude horaire de 37h30 par semaine.

Prestations

28 jours de congés annuels

15 jours de RTT

Amplitude horaire flexible

Qualifications

• Discrétion professionnelle indispensable.
• Capacité à travailler en équipe.
• Maîtrise de l'anglais souhaitable.

Responsabilités

• Gérer des agendas complexes et mouvants.
• Préparer des réunions internes et externes.
• Elaborer des documents et comptes rendus.

Connaissances

Relations interpersonnelles

Organisation

Communication écrite

Initiative

Priorisation des tâches

Outils

Microsoft Word

Microsoft Outlook

Microsoft Excel

Microsoft PowerPoint

Description du poste

À propos de nous

Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple missionde soins, d’enseignement et de recherche.

Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d’activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2750 lits et places, 1 pôle logistique ainsi que 7 écoles et instituts de formation.

Avec plus de 11850 employés, professionnels médicaux et non médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d’Alsace.

Mission

A la suite d’une évolution professionnelle, nous recherchons un assistant(e) de direction à la Direction Générale des Hôpitaux Universitaires de Strasbourg.

Les missions principales sont les suivantes:

Missions d’accueil

Gestion d’agendas complexes et mouvants avec une grande autonomie et anticipation

Préparation de réunions internes ou externes en vous assurant que les dossiers nécessaires ont été préparés et sont disponibles en avance des dites réunions

Réalisation de travaux administratifs et de travaux de gestion:

Elaboration ou complétude de documents et de dossiers

• Elaboration d’outils de suivi
• Elaboration de comptes rendus
• Rédaction de courriers
• Réalisation de mailings, de publipostages
• Tenue et mise à jour de bases de données
• Aide à la préparation des rendez-vous
• Classement/archivage
• Gestion des commandes

Organisation des déplacements de manière fluide

Mise à jour hebdomadaire de la mallette de garde

Les missions peuvent être amenées à être complétées et à évoluer.

Profil

La discrétion professionnelle est indispensable dans l’exercice des missions. La polyvalence, un bon sens de l’organisation, la capacité à prioriser les tâches et activités, une bonne maîtrise du pack office bureautique ainsi que d’excellentes compétences en communication sont essentielles pour assurer cette fonction.

• Disposer de très bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles
• Savoir prioriser les tâches et disposer d’un très bon sens de l’organisation, dans un contexte exigeant
• Etre force de proposition, réactif, capable de prendre des initiatives et de s’adapter à l’imprévu
• Etre en capacité de travailler en équipe
• Savoir synthétiser, reformuler
• Maîtriser des fonctions avancées des logiciels bureautiques comme Word, Outlook, Excel, Power point

MODELE JOURNALIER :

· Modèle journalier : 7h30

· Modèle hebdomadaire: 37h30

· Amplitude de présence: 8h à 18h30 (en fonction du planning établi avec la collègue assistante pour assurer la continuité du service)

· Congés annuels: 28 jours

· RTT: 15 jours

· NBI (pour les fonctionnaires)