Assistant de direction H / F

Préfecture de Police de Paris; Paris; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution publique à Paris cherche un(e) assistant(e) de direction pour gérer l'agenda de la directrice, organiser des réunions et assurer un suivi administratif. Les horaires sont flexibles pour couvrir la plage horaire de 8h à 18h. Le poste nécessite discrétion et polyvalence, et offre des jours RTT ainsi que des congés supplémentaires. Le/la candidat(e) doit avoir un bon sens de l'accueil, que ce soit en personne ou par téléphone.

Qualifications

• Gestion de l'agenda et des déplacements professionnels.
• Suivi des courriers et préparation de dossiers.
• Organisation de réunions et séminaires.

Responsabilités

• Gérer l'agenda de la directrice.
• Organiser les déplacements professionnels.
• Préparer des dossiers et mettre en forme des documents.
• Réserver et installer des salles de réunion.

Connaissances

Discrétion

Polyvalence

Sens de l’accueil

Description du poste

La direction des usagers et des polices administratives (DUPA) qui est une direction rattachée à la Préfecture de police de Paris, assure une mission d’accompagnement des usagers et de délivrance de titres, et met en œuvre une centaine de polices administratives en lien avec le cadre de vie des Parisiens dans les domaines sanitaires, environnementaux, bâtimentaires et de circulation.

Votre mission :

Sous l’autorité de la directrice des usagers et des polices administratives, et de son chef de cabinet, l’assistant(e) de direction assure les missions suivantes :

• la gestion de l’agenda de la directrice et l’organisation de ses déplacements professionnels ;
• le suivi des courriers signalés soumis à la validation de la directrice ;
• la préparation de ses dossiers et la mise en forme de documents ;
• la participation à l’organisation de réunions, séminaires et moments de convivialité ;
• la réservation et l’installation des salles de réunions et des visioconférences ;
• le suivi des crédits de représentation ;
• la gestion des appels téléphoniques et des boites fonctionnelles ;
• la réalisation et la diffusion du planning de congés et du tableau hebdomadaire des astreintes de la direction.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Travail en binôme avec une autre assistante de direction, les horaires de travail sont adaptés pour couvrir à deux une plage 8h-18h. Au sein des services administratifs de la préfecture de police, le temps de travail hebdomadaire est de 39 heures, ce qui permet de générer 14 jours RTT et 8 jours de congés supplémentaires spécifiques.

Le poste requiert discrétion, polyvalence et sens de l’accueil physique et téléphonique.

Qui contacter ?

Courriel : [e-mail]