Assistant de Direction (H/F)

AUTEUIL OCEAN INDIEN AGEPAC MAYOTTE; Mamoudzou; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une association de formation à Mayotte recherche un(e) assistant(e) de direction pour assurer l'organisation administrative. Vos missions incluent l'accueil, la gestion des communications, la planification d'événements, et le suivi des dossiers. Vous devez être titulaire d'un diplôme administratif avec 1 à 3 ans d'expérience. Ce poste en CDD de 2 mois offre un salaire brut mensuel entre 1931,0 € et 1982,0 €.

Prestations

Titres restaurant

Prime de panier

Ordinateur portable

CSE

Qualifications

• Expérience de 1 à 3 ans sur un poste similaire.
• À l'aise avec les outils de collaboration et de partage.
• Adaptabilité et esprit d'équipe.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique.
• Gérer les communications et l'archivage.
• Planifier et organiser des évènements.
• Établir des tableaux de bord et suivi d'activité.

Connaissances

Maîtrise du Pack Office

Qualités rédactionnelles

Sens de l'organisation

Capacité d'écoute

Polyvalence

Formation

Diplôme en secrétariat ou administratif

Description du poste

Offre n° 201MFFK Assistant de Direction (H/F)

Depuis sa création, Apprentis d'Auteuil Mayotte s'engage aux côtés des jeunes et des familles pour leur offrir des opportunités d'insertion et de réussite. APPRENTIS D'AUTEUIL OCEAN INDIEN et APPRENTIS D'AUTEUIL MAYOTTE, les deux associations D'APPRENTIS D'AUTEUIL dans l'Océan Indien, développent des projets de coopération régionale en partenariat avec des associations locales. Sous la responsabilité du Directeur de l'Association et en contact permanent avec les équipes et les personnes extérieures, l'assistant(e) de direction est le point central de l'accueil et de l'organisation administrative. Il/Elle assure le traitement, la gestion, et la coordination des dossiers administratifs, financiers, logistiques et RH de l'établissement, en veillant au respect des procédures et de la réglementation.

Responsabilités

• Accueil, Communication et Organisation
• Assurer l'accueil physique et téléphonique, renseigner et orienter les publics (jeunes, familles, partenaires).
• Gérer les communications par courriel, la diffusion d'informations, l'archivage, et éditer/délivrer des documents obligatoires (attestations).
• Assurer la gestion complète et proactive des stocks de consommables (fournitures de bureau, matériel informatique de base, produits d'entretien des locaux), incluant la planification des commandes.
• Planifier et organiser des évènements (CODIR, CSE, Conseil d'Administration, réunions diverses) en transmettant les convocations, préparant l'ordre du jour et rédigeant les compte-rendus.
• Suivre et diffuser les plannings (évènements, congés), et gérer les imprévus.
• Analyser les procédures et flux d'information existants. Proposer, concevoir et mettre en œuvre des outils, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement des services.

Gestion de l'Information et des Dossiers

• Déterminer la nature et le volume des documents à conserver. Elaborer et mettre en œuvre des procédures de classement, choisir les supports de stockage et créer/mettre à jour des bases de données.
• Gérer les dossiers complets de l'ouverture à l'archivage.
• Traiter et vérifier la conformité des informations.
• Établir et mettre à jour des tableaux de bord ou reporting (suivi d'activité, contrôle).
• Définir, mettre en place et exploiter des indicateurs de performance d'activités administratives.
• Assurer le respect des échéances.

Gestion Financière et RH (Appui à la Direction)

• Participer au suivi budgétaire (contrôle et exécution des factures).
• Gérer les notes de frais.
• Gérer les commandes (relation fournisseurs, établissement des bons de commande).
• Aider à la production de bilans et de statistiques.
• Rédiger des documents divers (courriers, présentations) et être relais dans leur transmission/diffusion.

Votre profil

• Vous êtes titulaire d'un diplôme dans le domaine du secrétariat, de la bureautique ou de l'administratif, et vous avez une expérience d'une à trois ans minimum sur un poste similaire.
• Maîtrise impérative de l'outil bureautique et du Pack Office, en particulier Excel.
• À l'aise avec les outils de collaboration et de partage.
• Qualités rédactionnelles irréprochables (orthographe et syntaxe), sens de l'organisation et de la communication.
• Capacité d'adaptation, d'écoute et de dialogue. Disponible et polyvalent(e), esprit d'équipe, soin et rigueur dans l'exécution des tâches.

Type de contrat et rémunération

Type de contrat : CDD - 2 mois
Durée du travail : 35H/semaine
Travail en journée

Salaire

• Salaire brut mensuel entre 1931,0 € et 1982,0 € sur 12 mois
• Titres restaurant / Prime de panier
• CSE
• Ordinateur portable

Déplacements

Ponctuels

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Formation continue d'adultes