Assistant de Direction (H / F)

Centre Hospitalier de Belle-Ile en Mer; Le Palais; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement hospitalier en Bretagne recherche une assistante de direction pour soutenir le directeur de site. Vous serez responsable de la gestion des appels, du secrétariat, et du suivi des dossiers. Une expérience d'au moins un an est exigée, ainsi que des compétences en bureautique et en organisation. Ce poste est à pourvoir dès que possible sur un CDD de 6 mois.

Qualifications

• Expérience souhaitée d’au moins 1 an.
• Utiliser les outils bureautiques et TIC.

Responsabilités

• Assister le directeur de site dans ses missions.
• Gérer les appels téléphoniques et la messagerie.
• Classer et archiver les documents.

Connaissances

Accueil téléphonique

Bureautique

Classement et archivistique

Communication interpersonnelle

Organisation interne

Secrétariat

Rigueur

Autonomie

Discrétion

Description du poste

Le Centre Hospitalier de Belle-Île en Mer recherche une assistante de direction, poste à pourvoir dès que possible sur un CDD de 6 mois.

Overview

Mission principale : assister le directeur de site et assurer le secrétariat de la direction de site, avec suivi des dossiers. Des missions complémentaires pourront être proposées en fonction des évolutions de la direction de site.

Responsibilities

• Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques
• Traitement de la messagerie du secrétariat de direction
• Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes rendus ou relevés de conclusion
• Alimentation des espaces partagés selon les indications du directeur
• Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports
• Accueil physique des RDV
• Prise des rendez-vous, tenue des agendas et des plannings d’activité, réservation des salles
• Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)
• Rassemblement des informations nécessaires à la préparation de dossiers et/ou réunions
• Préparation et suivi de dossiers du directeur, notamment préparation des instances
• Prise de notes et rédaction de comptes-rendus
• Reproduction de documents
• Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax)
• Aide à la préparation et à l’organisation de manifestations
• Participation à l’élaboration de supports de communication
• Préparation et organisation des déplacements du directeur
• Gestion des plaintes / réclamations et élaboration du rapport d’activité de la CDU
• Coordination de la maison des usagers
• Mises en place d’actions de promotion de la santé
• Suivi des candidatures pour les Ressources Humaines
• Publication des offres d’emplois
• Gestion des stages

Hours and conditions

Horaires: amplitude horaire 8h30-17h30 (pause déjeuner de 1h30). Amplitude horaire globale: 7h30.

Specifications

• Expérience souhaitée d’au moins 1 an

Skills and competencies

• Savoir-faire et savoir-être: accueil téléphonique, bureautique, classement et archivistique, communication interpersonnelle, organisation interne, secrétariat
• Capacités: accueillir et orienter des personnes, définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, élaborer et optimiser le planning de travail, renseigner en respectant le secret professionnel
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et rapports
• Travailler en équipe pluridisciplinaire
• Utiliser les outils bureautiques et TIC
• Qualités: organisation, méthode, rigueur, autonomie, discrétion, bonnes relations humaines, disponibilité