Assistant de Direction H/F

Seqens; Créteil; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de logement en Île-de-France recherche un(e) assistant(e) de direction pour soutenir le Directeur dans ses missions quotidiennes. Le candidat idéal doit avoir 5 ans d'expérience dans des fonctions similaires et maîtriser les outils informatiques. Les tâches incluent la gestion de l'agenda, l'organisation des réunions, et le suivi administratif des dossiers. La rigueur, la réactivité et un excellent relationnel sont essentiels pour réussir dans ce poste.

Qualifications

• Expérience de 5 ans minimum dans des fonctions similaires.
• Capacités d'adaptation rapide et efficace.

Responsabilités

• Assister le Directeur dans ses missions quotidiennes.
• Gérer l'agenda et organiser les déplacements professionnels.
• Préparer et suivre les réunions, rédiger des documents.
• Gérer des dossiers spécifiques et assurer un accueil efficace.

Connaissances

Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint)

Capacité rédactionnelle

Sens de l'organisation

Confidentialité

Relationnel

Formation

Formation Bac + 2/3 en gestion ou secrétariat

Outils

IKOS

Description du poste

À propos de nous

Seqens est un acteur global du logement en Ile-de-France et la première Société à mission du groupe Action Logement.

Avec un parc de 108 000 logements, Seqens s’illustre par un maillage territorial fort : notre patrimoine est présent dans plus de 342 communes franciliennes.

Être Société à mission, c’est poursuivre des objectifs sociaux, sociétaux et environnementaux ambitieux, inscrits dans les Statuts de l’entreprise.

Notre raison d'être : « Donner à chacun sa chance en innovant pour l’habitat ».

Mission

Rattaché à au Directeur Départemental, vous l'assisterez dans ses missions quotidiennes et contribuez au fonctionnement de la direction. Vous prenez en charge le suivi des relations internes et externes ainsi que la gestion administrative, dans le respect des contraintes, délais et ressources disponibles.

Dans ce cadre, vos missions seront essentiellement les suivantes :

Profil

• Assistanat de la Direction
• Assurer la gestion et la rationalisation de l’agenda du Directeur/de la Direction ainsi que du planning du service.
• Organiser les déplacements professionnels (réservations, ordres de mission, notes de frais, etc.).
• Organiser et préparer les réunions et événements internes et externes : envoi des convocations et ordres du jour, constitution et suivi des dossiers, rédaction et diffusion des comptes rendus, gestion de la logistique.
• Participer, le cas échéant, aux réunions et en assurer le suivi administratif.
• Préparer, rédiger et mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus et documents divers.
• Assurer un reporting régulier auprès de la hiérarchie.
• Contribution au fonctionnement de la Direction
• Traiter le courrier entrant et sortant et en garantir la traçabilité.
• Participer au classement, à la gestion et à l’archivage des documents.
• Contribuer à l’amélioration continue des outils, méthodes et procédures de travail.
• Assurer la circulation fluide de l’information au sein du service et avec les autres directions.
• Prise en charge de dossiers spécifiques
• Gérer des dossiers spécifiques confiés par la Direction (tableaux de bord, suivi d’activités, élaboration de documents complexes, etc.).
• Effectuer des recherches documentaires, analyser et synthétiser les informations recueillies.
• Participer au suivi administratif et budgétaire du service (dépenses, bons de commande, suivi de budget).
• Coordination et information
• Assurer l’accueil physique et téléphonique de la direction : filtrer, orienter et traiter les appels et demandes.
• Assurer la coordination et le suivi des dossiers transversaux entre les différentes directions et services.
• Jouer un rôle d’interface entre la Direction, les collaborateurs internes et les partenaires externes.

Profil Recherché

Formation / expérience : De formation minimum Bac + 2/3 (gestion, secrétariat), vous avez une expérience de 5 ans minimum dans des fonctions similaires, notamment dans la préparation de réunions.

Compétences recherchées : Vous maîtrisez les outils informatiques et notamment Word/Excel/Powerpoint. La connaissance du logiciel IKOS serait un plus.

Qualités recherchées : Votre rigueur, votre réactivité, vos qualités rédactionnelles et votre sens de l'organisation et de la confidentialité constitueront des atouts indispensables pour réussir dans ce poste. Un excellent relationnel et vos capacités d'adaptation vous permettront également une intégration rapide et efficace.