Assistant Chef de projet événementiel – Référent programme volontaires

VELOTOUR; France; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence événementielle spécialisée recrute un(e) alternant(e) pour le programme volontaires. Le candidat sera responsable de la gestion des volontaires lors de l’organisation d’événements tels que Vélotour et Pop In The City. Nous cherchons une personne proactive, autonome et dynamique, avec des compétences en communication et une première expérience dans l'événementiel. Le poste est basé à Clichy avec des déplacements sur les événements.

Qualifications

• Expression écrite et orale irréprochable.
• Maîtrise des outils bureautiques.
• Rigueur et autonomie dans le travail.
• Vision stratégique et goût pour l'action.
• Première expérience dans l'événementiel est un vrai plus.
• Permis B fortement recommandé.

Responsabilités

• Recruter et gérer les volontaires.
• Coordonner et superviser les volontaires lors des événements.
• Suivi administratif des missions.
• Participer activement aux réunions d'équipe.
• Aider sur d'autres aspects logistiques si nécessaire.

Connaissances

Proactivité

Autonomie

Dynamisme

Rigueur

Esprit d'équipe

Maîtrise des outils bureautiques

Compétences en communication

Formation

Bac + 4 ou Bac + 5 en Management du Sport ou École de Commerce

Outils

Excel

PowerPoint

Word

Description du poste

Description du poste :

Présentation

EVENT ETCETERA – Organisation des événements Vélotour & Pop In The City. EVENT ETCETERA est une agence spécialisée dans l’organisation d’événements grand public. 2 événements sont au cœur de l’agence : Vélotour & Pop In The City. POP IN THE CITY est le 1er raid urbain féminin en Europe pour découvrir une ville autrement et pousser à l’échange culturel entre les Europ e9ens. VÉLOTOUR est l’événement vélo – loisir n°1 en France, où le temps d’une balade à vélo insolite, conviviale et festive, les participants découvrent leur ville en entrant dans des lieux historiques, inconnus et insolites habituellement fermés aux vélos (ex : Roland Garros – Opéra de Marseille – Orange Vélodrome - Zénith de Dijon etc.). Vélotour se déroule dans une dizaine de villes en France.

MISSIONS

En lien direct avec les chefs de projet, vous contribuerez à l’organisation des événements Vélotour et Pop In The City, avec un focus particulier sur la gestion des volontaires. Votre mission principale : être le/la référent(e) du programme volontaires, un pilier essentiel au bon déroulement de nos événements.

➔ Recrutement & gestion des volontaires

• Identification et sourcing des volontaires (associations, bénévoles individuels...)
• R e9f e9rencement, phoning, envois de mails, relances

➔ Coordination & relationnel

• Interlocuteur(rice) principal(e) des volontaires et associations partenaires
• Attribution des missions selon les besoins de l’événement et les profils
• Encadrement et coordination des volontaires le jour J
• Binôme avec un(e) stagiaire

➔ Outils & organisation

• Suivi administratif des missions (conventions, attestations, repas, dotations...)
• Mise en place et optimisation des process sur Recrewteer (plateforme de gestion des volontaires)
• Amélioration continue de l’expérience volontaire et des outils de pilotage

➔ Contribution à la vie d’équipe

• Participation active aux réunions volontaires
• Aide sur d’autres aspects logistiques ou de terrain selon les besoins

Qualification

PROFIL RECHERCHÉ

• Tu es proactif, autonome et dynamique ? Tant mieux, on a besoin de quelqu’un qui sait s’intégrer à un projet avec des objectifs clairs, des deadlines (parfois serrées) et beaucoup de bonne humeur.
• Tu veux évoluer dans le secteur de l’événementiel, dans un esprit « start-up » où les missions sont concrètes, stratégiques, et où tes idées peuvent réellement faire la différence ? Tu es peut-être la bonne personne.
• Ce qu’on attend de toi :
• Une expression écrite et orale irréprochable : tu enverras beaucoup de mails et passeras de nombreux appels, donc autant que ce soit clair, fluide et sympa à lire (et entendre).
• Une maîtrise des outils bureautiques (Excel, PowerPoint, Word) : ça reste la base pour bien suivre tes missions et remplir les suivis.
• De la rigueur et de l’autonomie, oui. Mais toujours avec le sourire et un bon esprit d’équipe, même quand il faut finir de monter le village sous la pluie.
• Une vision stratégique et un goût pour l’action : être capable de briefer 100 volontaires le matin... puis de porter des barrières et monter une zone de ravitaillement l’après-midi, le tout avec le sourire.
• Une première expérience dans l’événementiel est un vrai plus (stage, bénévolat, job étudiant... tout compte !).
• Un esprit collectif : pendant les événements, on vit tous ensemble sous le même toit. La vie en communauté, tu connais (ou tu es prêt à découvrir), et tu n’oublies pas que vider un lave-vaisselle fait aussi partie de l’aventure.
• Permis B fortement recommandé : tu pourrais être amené à conduire différents véhicules (voiture, camionnette...).

CONDITIONS PROPOSÉES

• Alternance de 12 mois
• A partir de début octobre 2025
• Poste basé à Clichy
• Déplacements à prévoir sur les évènements
• Rémunération minimum légal
• Idéalement, nous recherchons un rythme d’alternance de 4 jours en entreprise et 1 jour à l’école, qui correspond mieux au fonctionnement du poste.

QUALIFICATIONS

• Idéal expérience de fin d’étude
• Bac + 4 ou Bac +5 Master Management du Sport, École de Commerce, IAE

CONTACT

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