Assistant / Assistante de direction (H/F)

UNIVERSITE GRENOBLE ALPES; Gières; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université publique à Gières recherche un(e) Assistant(e) de direction pour soutenir la direction générale dans les tâches administratives. Vous serez responsable de la gestion des agendas, de l'organisation des réunions, et du suivi logistique. Le poste, en CDD de 12 mois, est destiné aux débutants acceptés avec un Bac ou équivalent. Compétences indispensables : gestion d’agendas, organisation, et maîtrise du français.

Qualifications

• Débutant accepté.
• Compétences indispensables en gestion d’agendas et organisation de réunions.
• Maîtrise du français écrite et oral.

Responsabilités

• Assister la directrice générale et son adjointe dans les tâches administratives.
• Organiser les réunions et gérer les agendas.
• Suivre les ordres de mission et frais de déplacement.

Connaissances

Gestion d’agendas complexe

Organisation de réunions

Maîtrise des outils bureautiques

Rédaction

Suivi des dossiers

Communication écrite et orale en français

Rigueur

Anticipation

Formation

Bac ou équivalent

Outils

Outils bureautiques

Outils de visioconférence

Description du poste

Offre n° 197DFLZ - Assistant / Assistante de direction (H/F)

Présentation de la structure : La Direction Générale Déléguée au Patrimoine, à l'Aménagement et à la Transition énergétique (DGD PAT) gère le patrimoine immobilier de l'Université Grenoble Alpes (475 000m2 SUB, 206 bâtiments) avec 192 agents et un budget annuel de 40 M€. Elle est structurée en cinq directions, une antenne locale à Valence et une mission transversale. Ses missions couvrent la gestion, la maintenance et l'exploitation des bâtiments, la stratégie immobilière, et la maîtrise d'ouvrage des projets de construction et rénovation. Elle assure aussi le soutien logistique (courrier, nettoyage, mobilier, sécurité). Elle gère également les aspects juridiques liés à la propriété et à l'occupation, tout en coordonnant les partenariats financiers et la gestion des dépenses liées aux projets immobiliers. La transformation écologique et la durabilité sont au cœur de son action, tout comme l'aménagement des infrastructures universitaires (voiries, espaces verts, réseaux). Elle accompagne aussi les laboratoires et startups dans leur hébergement contribuant ainsi à l'innovation et au dynamisme des sites universitaires.

Missions principales : Sous la responsabilité de la Directrice Générale Déléguée au Patrimoine, à l'Aménagement et à la Transition énergétique, vous apportez un appui quotidien à celle-ci et à son adjointe en assurant la gestion administrative, l'organisation et le suivi des dossiers, la préparation et la mise en forme des documents, la coordination des réunions et déplacements, ainsi que l'accueil et la circulation de l'information au sein de la direction.

Activités principales :

• Assistance directe auprès de la directrice générale déléguée et de son adjointe :
• Gestion des agendas complexes, planification et suivi des priorités.
• Organisation et préparation des réunions internes, externes et instances partenariales (ordre du jour, convocations, logistique, comptes rendus).
• Participation au comité de direction et tenue de l'ordre du jour.
• Rédaction, préparation et mise en forme de documents (courriers, notes, comptes rendus, formulaires).

• Coordination et gestion des outils communs de la direction :
• Accueil, standard et traitement du courrier (y compris boîtes mails génériques).
• Gestion des signatures, réservations (salles, véhicules, matériel) et suivi du matériel informatique / téléphonie en lien avec la DSI.
• Mise à jour des bases documentaires et de l'intranet (organigrammes, annuaires, missions).
• Contribution à l'organisation des événements de la direction (AG, vœux, etc.).
• Suivi des abonnements presse et continuité d'activité en remplacement ponctuel des autres assistantes.

• Suivi administratif des missions et déplacements :
• Gestion complète des ordres de mission et frais de déplacements via l'outil Notilus : demandes, validations, réservations, suivi et contrôle des paiements, archivage.

• Contribution à la procédure d'accueil des start-ups :
• Organisation et suivi logistique (demandes, visites, états des lieux, tableaux de suivi), avec adaptation à la procédure en cours de définition.

Type de contrat : CDD - 12 Mois
Contrat travail Durée du travail 35H/semaine Travail en journée

Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 2235.0 Euros sur 12.0 mois

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté
• Bac ou équivalent Cette formation est indispensable

Compétences

• Bonne connaissance des bases de la gestion Cette compétence est indispensable
• Bonne connaissance des circuits administratifs Cette compétence est indispensable
• Compétence confirmée en gestion d’agendas complexe Cette compétence est indispensable
• Compétence confirmée en organisation de réunions Cette compétence est indispensable
• Compétence confirmée gestion priorités multiples Cette compétence est indispensable
• Excellente maîtrise du français écrit et oral Cette compétence est indispensable
• Maîtrise outils bureautiques et de visioconférence Cette compétence est indispensable
• Réelles qualités rédactionnelles Cette compétence est indispensable
• Sens aigu de la rigueur dans le suivi des dossiers Cette compétence est indispensable
• Sens aigu de l’organisation, de l’anticipation Cette compétence est indispensable

Savoir-être professionnels

• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Faire preuve d'autonomie
• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Employeur

Ancrée sur son territoire, pluridisciplinaire et ouverte sur l'international, l'Université Grenoble Alpes rassemble, depuis le 1er janvier 2020, les forces de l'enseignement supérieur public de Grenoble et Valence. En association avec les organismes nationaux de recherche et les grands instruments internationaux présents sur son territoire, elle construit sa politique de recherche et d'innovation à l'échelle mondiale. Mme Ourida ATTOU

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