Assistant / Assistante de direction (H/F)

INSTIT REGIONAL FEDERATIF DU CANCER; Besançon; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation de santé publique à Besançon recherche un(e) Assistant(e) de direction pour soutenir les équipes administratives et financières. Vous serez responsable de la gestion des réunions, de la communication interne et de la rédaction de documents essentiels. Un diplôme Bac+2 est requis, avec une maîtrise des outils bureautiques. Ce poste offre un cadre de travail dynamique et des avantages tels qu'un accès gratuit à des installations de sport.

Prestations

Accès gratuit à la salle de sport

Participation aux frais de transport

Ordinateur portable

Restauration

Qualifications

• Expérience souhaitée dans un poste d'assistance de direction ou de gestion administrative.
• Compétences en planification et organisation de réunions et déplacements.
• Excellente expression écrite et orale.

Responsabilités

• Assurer la gestion, la planification et l'organisation des réunions et déplacements.
• Rédiger et diffuser les courriers, comptes rendus et rapports.
• Faciliter la circulation de l'information entre les équipes et les partenaires.

Connaissances

Maîtrise du pack Office

Gestion administrative du courrier

Planification des tâches

Aisance relationnelle

Formation

Bac+2 ou équivalents - BTS Assistant de Direction

Description du poste

Offre n° 199ZPQV

Assistant / Assistante de direction (H/F)

Sous la responsabilité hiérarchique de la Coordonnatrice Administrative et Financière et en lien étroit avec l'équipe de coordination et les partenaires internes et externes, vous assurerez le soutien administratif, logistique et organisationnel de l'IRFC.Vous jouerez un rôle clé dans la bonne circulation de l'information, le suivi des activités et le pilotage administratif des projets.Appui administratif, logistique et financier- Assurer la gestion, la planification et l'organisation des réunions, déplacements et rendez-vous.- Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, comptes rendus, notes et rapports.- Gérer les appels, courriels et demandes entrantes en hiérarchisant les priorités.- Assurer la logistique des instances (réservations salle, convocations, gestion de la visio, élaboration des comptes rendus, diffusion de documents).- Participer à la gestion administrative et comptable courante :o Suivi et classement des conventions (partenariats, financements, prestations).o Saisie et suivi des notes de frais et des factures dans le logiciel comptable.o Suivi des devis et règlements.o Collaboration étroite avec la coordonnatrice administrative et financière pour le suivi et la traçabilité comptable.- Participer à l'élaboration, la rédaction et à la mise à jour des documents institutionnels (conventions, procédures, pochettes patient, listings des professionnels et partenaires).- Soutenir l'équipe de coordination dans la mise en œuvre et le suivi administratif des projets.Communication et interface- Faciliter la circulation de l'information entre la cellule de coordination, les établissements membres et les partenaires extérieurs- Contribuer à la mise à jour des supports de communication interne et externe (réseaux sociaux, site internet, documents institutionnels).- Participer à la valorisation des actions et projets de l'IRFC.Contribution au fonctionnement général- Participer à la préparation et au suivi du rapport d'activité annuel.- Tenir à jour les procédures internes et documents de référence.- Être force de proposition pour améliorer les outils et méthodes de travail.Contribution à certains projets- Mettre à jour le planning des médecins dans le logiciel ONCOTEL (formation en interne).- Tenir à jour l'annuaire des professionnels et les procédures dans le logiciel ONCOTEL(formation en interne).- Assurer la gestion, la planification et l'organisation logistiques des séances du Diplôme Universitaire de cancérologie en lien avec les responsables médicaux et l'UFR Santé - Université Marie et Louis Pasteur.- Mettre à jour le planning du centre capillaireProfil souhaitéExpériences- Expérience souhaitée dans un poste d'assistance de direction, de gestion administrative ou de coordination.- Expérience dans la gestion de conventions et le suivi comptable souhaitée.- Expérience en environnement hospitalier, associatif ou institutionnel appréciée.- Une expérience dans le suivi de projets serait un atout.Compétences- Maîtrise du pack Office, des outils de visioconférence et de bureautique collaborative.- Bonne connaissance des outils comptables et capacité à assurer la saisie de factures.- Excellente expression écrite et orale.- Sens de l'organisation, gestion des priorités, respect des délais.- Rédaction, synthèse et mise en forme de documents professionnels.- Capacité à travailler en équipe et en transversalité.- Discrétion, confidentialité et sens du service public.Savoir-être professionnels- Rigueur, autonomie, sens de l'anticipation.- Aisance relationnelle et diplomatie.- Réactivité, adaptabilité et disponibilité.- Esprit d'équipe et sens de la coopération.

Type de contrat CDI Contrat travail Durée du travail 37H30/semaine Travail en journée Travail selon un rythme irrégulier et des pics d'activité Conditions de travail Déplacements professionnels Possibilité de télétravail Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 2223.0 Euros sur 12.0 mois
• Ordinateur portable
• Restauration
• CSE
• Avantages : accès gratuit à la salle de sport du CHU, à la salle de relaxation et au self service, participation aux frais de transport.

Déplacements Déplacements: Ponctuels

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté
• Bac+2 ou équivalents- BTS Assistant de Direction, Gestion

Compétences

• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité Cette compétence est indispensable
• Gestion administrative du courrier Cette compétence est indispensable
• Planification des tâches et gestion des priorités Cette compétence est indispensable
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Assurer un accueil téléphonique
• Classer des documents
• Créer, organiser ou coordonner un évènement
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Méthode de classement et d'archivage
• Organiser des déplacements professionnels
• Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier
• Réaliser la gestion administrative des contrats
• Réaliser une veille documentaire
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles
• Utiliser les outils numériques

Savoir-être professionnels

• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale

Employeur

3 à 5 salariés

L'Institut Régional Fédératif du Cancer de Franche-Comté est un Groupement de Coopération Sanitaire (GCS) composé par les établissements de santé publics et privés ayant une activité d'Oncologie Médicale, de Radiothérapie et d'Hématologie en Franche-Comté.L'objectif de l'IRFC est d'offrir aux patients la même qualité de soins partout et pour tous en Franche-comté, en construisant une stratégie de groupe entre les hôpitaux et les cliniques, ouverte sur la ville.