Assistant Administratif travaux et agence - H/F

ENSIO; Toulouse; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise d'énergie renouvelable basée à Toulouse recherche une personne de confiance pour gérer une variété de dossiers administratifs, y compris la facturation et la conformité. Vous aurez l'opportunité de travailler dans un environnement dynamique où les missions sont diverses, allant de l'administration RH à la gestion logistique. Si vous êtes polyvalent(e), organisé(e) et à l'aise avec les outils numériques, ce poste est fait pour vous.

Qualifications

• Vous avez un bon niveau de maîtrise sur Excel, PowerPoint et des outils métiers.
• Capacité à hiérarchiser les priorités et respecter les délais.

Responsabilités

• Gestion des dossiers réglementaires et autorisations administratives.
• Administration des processus RH et obligations sociales.
• Pilotage de la trésorerie et fiscalité liée au transport.

Connaissances

Polyvalent(e)

Organisation

Communicant(e)

Rigueur

Adaptabilité

Outils

Excel

PowerPoint

ERP

Solaredge Designer

Mooncard

Description du poste

☀ Ensio Solaire ?

Vous ne nous connaissez peut‑être pas encore… et pourtant, nous sommes déjà un peu partout autour de vous.

Tels des femmes et des hommes de l’ombre, nous œuvrons chaque jour pour que votre maison, votre entreprise ou votre collectivité puisse profiter d’une énergie plus propre, plus durable, plus économique.

C’est grâce à nous que vos panneaux solaires transforment chaque rayon en kWh, que votre facture d’électricité respire enfin… et que votre toit devient un véritable mini‑générateur d’énergie. ⚡

Chez Ensio Solaire, on ne vend pas juste des panneaux.

On installe de l’indépendance énergétique.

On déploie de la technologie utile.

On accompagne des familles, des artisans, des entreprises vers un futur plus responsable.

Bref…

☀ On capte le soleil. Vous captez les économies

Le Poste

Envie d’un poste où chaque journée est différente, où vous touchez à tout et développez une vraie polyvalence ?

Alors, c’est ici que ça se passe !

Venez rejoindre les équipes de Patrick, qui cherche à s’appuyer sur une personne de confiance pour l’aider dans la gestion de l’agence.

Vos Missions Consisteront En

Gestion des dossiers réglementaires et autorisations administratives

• Renseigner la plateforme de raccordement (ENEDIS)
• Préparer les documents techniques (schémas, normes) pour les dossiers CONSUEL
• Rédiger et déposer les Déclarations Préalables (DP) auprès des mairies

Administration des processus RH et obligations sociales

• Collecter et transmettre les heures travaillées
• Gérer les arrêts maladie et assurer leur transmission au service concerné
• Organiser les rendez‑vous avec la médecine du travail

Pilotage de la trésorerie et fiscalité liée au transport

• Mettre à jour le tableau de trésorerie et anticiper les prélèvements futurs
• Collecter et suivre les factures liées au carburant Poids Lourd (PL) et aux transports

Gestion de la facturation client et du financement

• Préparer les factures clients (provisoires ou finales) et les demandes de facturation
• Enregistrer et suivre les dossiers de financement clients

Contrôle du cycle fournisseur et justification des dépenses

• Vérifier l’exhaustivité des justificatifs sur la plateforme de gestion des dépenses (Mooncard)
• Saisir les bons de commande et assurer leur suivi
• Réceptionner et classer les factures fournisseurs

Organisation logistique et suivi du matériel

• Réserver les logements pour les salariés en déplacement
• Suivre les dates de livraison du matériel et les reporter sur les fiches chantiers
• Contrôler les Bons de Livraison (BL)

Planification et replanification des chantiers

• Mettre à jour le planning du personnel (congés, absences)
• Reporter les informations nécessaires à la replanification (météo, contraintes anticipées)

Exploitation des outils métiers et supervision technique

• Saisir les données dans les logiciels internes (ERP)
• Vérifier les projets sur Solaredge Designer et assurer leur transmission sur la plateforme

Maîtrise des systèmes d’information et reporting

• Créer et mettre à jour des tableaux de suivi sous Excel
• Concevoir des documents réglementaires via PowerPoint

Communication, accueil et conformité documentaire

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des clients et fournisseurs
• Gérer le traitement des mails et du courrier
• Identifier et mettre à jour les pièces justificatives arrivant à échéance

Poste sédentaire

Profil Recherché

Qui êtes vous ?

• Vous êtes polyvalent(e) et appréciez la diversité des tâches, qu’elles soient administratives, RH, financières, logistiques ou liées à la communication.
• Vous êtes organisé(e) et capable de hiérarchiser les priorités pour respecter les délais et anticiper les imprévus.
• Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques : vous maîtrisez Excel pour créer et suivre des tableaux, PowerPoint pour concevoir des documents, et vous savez utiliser des ERP ou plateformes métiers (ENEDIS, Solaredge Designer, Mooncard).
• Vous êtes rigoureux(se) et attentif(ve) aux détails, notamment dans le suivi des dossiers réglementaires, la facturation et la conformité documentaire.
• Vous êtes communicant(e), avec une aisance relationnelle pour l’accueil physique et téléphonique, la coordination interne et les échanges avec les partenaires externes.
• Vous êtes force de proposition, capable d’apporter des idées pour améliorer l’organisation et optimiser les processus.
• Vous êtes adaptable, prêt(e) à jongler entre plusieurs missions et à réagir face aux aléas (replanification de chantiers, urgences administratives).

ENERGESIA s’engage à reconnaître et valoriser les compétences de chacun, sans distinction. Hommes, femmes, personnes en situation de handicap (RQTH)… ce qui nous importe, c’est votre expertise et votre motivation. Venez partager vos talents avec nous !

Chez Energesia, nous voulons un processus de recrutement simple et transparent :

• Etape 1 : un premier échange de 45 minutes avec Floriane, chargée de recrutement (20) Floriane Bonnefont | LinkedIn
• Etape 2 : Entretien d'environ 45 minutes avec Patrick, manager.
• Etape 3 : On vous fait un retour sous 10 jours suite à ce dernier entretien