Assistant Administratif (H/F) – 100% – Coordination de la Réponse à un Afflux MAssif de Victime[...]

CHRU de Strasbourg - Hôpitaux Universitaires de Strasbourg; Strasbourg; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de santé de référence à Strasbourg recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour coordonner l'accueil massif de victimes en situation d'urgence. Les responsabilités incluent la gestion de l'information, l'organisation de réunions, et la promotion de projets spécifiques. Le candidat idéal a des compétences en gestion administrative et une expérience en utilisation d'outils collaboratifs.

Qualifications

• Capacité à organiser des déplacements professionnels et à gérer des agendas.
• Compétence dans la rédaction de documents techniques.
• Expérience dans la communication et la gestion d’informations.

Responsabilités

• Assurer l'accueil et l'orientation des signataires et contributeurs.
• Organiser et préparer les réunions et événements.
• Gérer le bureau de la CORAMAVI et coordonner les communications.

Connaissances

Planification des rendez-vous

Gestion administrative

Utilisation d’outils collaboratifs

Outils

Outils bureautiques

Description du poste

Vue d\'ensemble

Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS) est un établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, avec une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche. Il se compose de 5 sites hospitaliers, 21 pôles d’activités cliniques et médicotechniques, 2 750 lits et places, 1 pôle logistique et 7 écoles et instituts de formation. Avec plus de 11 850 employés, il est le premier employeur d’Alsace.

Contexte

Nous recherchons un/une assistant.e administratif.ve pour la coordination nationale sur la prise en charge d’un accueil massif de victimes et de blessés graves. La prise en charge d’un afflux de blessés dans le cadre d’une urgence collective est un enjeu majeur pour le système de santé et pour les établissements de santé publics et privés. L’objectif du plan ORSAN AMAVI est de définir l’organisation de la réponse du système de santé à un événement provoquant un grand nombre de blessés somatiques, dépassant la capacité habituelle de prise en charge des établissements.

Les établissements de référence régionaux (ESRR AMAVI) apportent leur expertise et leur appui technique pour l’élaboration du plan ORSAN AMAVI, et pour la structuration des filières de prise en charge des patients, en assurant la formation et l’animation des acteurs concernés, en fonction des spécificités locales et des retours d’expériences des établissements et professionnels de santé. L’ESRR AMAVI assure en permanence la prise en charge de patients adultes et d’enfants présentant des blessures graves nécessitant un plateau technique de haut niveau, notamment lors d’urgences collectives, et contribue à la structuration des filières de traumatologie lourde dans la région.

Dans ce cadre, la mission nationale CORAMAVI, portage assuré par les HUS, est chargée par la DGS via le CCS et en lien avec la DGOS, d’assurer l’animation des ESRR AMAVI, répondre aux demandes de la DGS relatives à la prise en charge des blessés en urgences collectives et veiller à la diffusion des procédures opérationnelles. Le pilotage et le suivi sont assurés par un COPIL réunissant les parties prenantes. Vous ferez partie d’un noyau fonctionnel et organisationnel avec le responsable national, un chef de projet et un cadre de santé, afin de faire vivre et mettre en œuvre CORAMAVI et les objectifs fixés par la DGS, en lien avec un comité scientifique.

Localisation et rattachement

Localisation : Hôpitaux Universitaires de Strasbourg, Pôle logistique, 10 rue Hannah Arendt, 67200 Strasbourg.

Rattachement : vous serez rattaché.e à l’UF CORAMAVI des HUS, sous couvert du responsable national de la CORAMAVI.

Relations professionnelles

• Relations internes CORAMAVI : en relation avec le responsable national, le chef de projet et le cadre de santé
• Relations internes aux Hôpitaux Universitaires de Strasbourg : Direction Générale et Secrétariat Général
• Relations hors HUS : toutes administrations d’État (Direction Générale de la Santé, Direction Générale de l’Offre de Soins, Santé Publique, Service de Santé des Armées, Ministères, Sociétés Savantes, Etablissements de Santé de Référence Régionaux, ARS Grand Est, etc.)

Mission

Missions générales

Organiser pour la CORAMAVI le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques, le suivi des dossiers et l’ensemble des réunions et entretiens.

Ses principales missions

• Accueil physique et téléphonique
• Renseignement et orientation des signataires et contributeurs
• Organisation des réunions, visites, conférences, événements : préparation de dossiers, organisation matérielle et logistique, gestion et participation physique et visio
• Prise de notes et mise en forme de courriers, notes, comptes rendus, diaporamas
• Gestion des agendas : priorisation et anticipation des besoins
• Organiser et mettre en place des partenariats extérieurs : signataires et contributeurs, ESRR, …
• Promouvoir des réalisations/projets spécifiques
• Réalisation et exploitation des enquêtes, données et entretiens relatifs à son domaine
• Rédaction des documents techniques relatifs à son domaine
• Veille spécifique à son domaine d’activité
• Gestion des commandes de produits/matériels et demandes de petits travaux

Missions spécifiques et responsabilités

• Gestion du bureau

En relation avec le responsable national, le chef de projet et un cadre de santé : assurer la vie quotidienne de la CORAMAVI

• Gestion du Comité Scientifique et du COPIL

Organiser et assurer le secrétariat des séances et coordonner la diffusion des informations aux membres.

Profil

Compétences/Formations

Planifier des rendez-vous et orienter les personnes selon leur demande. Réaliser la gestion administrative du courrier (chronologie, suivi des échéances). Saisir des documents numériques, les classer (documents, informations et fonds documentaires). Organiser des déplacements professionnels. Connaissances d’estimations d’expertise en techniques de prise de notes, outils bureautiques et utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, visioconférence, réseau social).

• Obligations du professionnel

• Respecter la confidentialité des informations personnelles et médicales
• Déclarer au responsable national tout conflit d’intérêt relatif à son activité