Alternance Agent d'Accueil et Appui Administratif H/F

AFPA; Marseille; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un organisme de formation à Marseille recrute un Agent d'accueil et appui administratif en alternance. Vous serez en charge de l'accueil des usagers, du traitement des courriers et de diverses missions administratives. Un diplôme de niveau Bac est requis, ainsi qu'une première expérience dans un service administratif. Nous valorisons les capacités relationnelles et l'organisation.

Qualifications

• Une première expérience professionnelle dans un service administratif ou dans des fonctions d'accueil serait appréciée.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique des usagers et salariés.
• Tenir à jour le carnet des visiteurs.
• Gestion du courrier entrant et de l'envoi des AR.
• Mise à jour du document Excel de suivi des courriers.
• Préparation des livrets d'accueil « Apprentis » et « Contrats Pro ».

Connaissances

Bonnes capacités relationnelles

Sens de l'organisation

Connaissance des logiciels bureautiques (Word, Excel)

Formation

Titre ou diplôme de niveau Bac ou équivalent

Description du poste

Les missions du poste

Vous rejoignez l'Afpa, premier organisme de formation des actifs en France. Vous intégrez un collectif de travail pour qui l'utilité sociale est une fierté, un moteur au quotidien pour accompagner les salariés et les publics les plus éloignés de l'emploi dans leur parcours de formation. Vous partagez les valeurs de l'Afpa : un attachement profond aux valeurs humaines, rejoignez-nous !

L'Afpa de Marseille recrute un « Agent d'accueil et appui administratif » en alternance (H/F). Contrat de 12 à 24 mois selon le diplôme préparé. Rémunération selon dispositions légales en vigueur. L'apprenti sera formé sur le Titre Professionnel Secrétaire Assistante. Le rythme de l'alternance est de 3 semaines en entreprise et 1 semaine en formation. La formation se fera à distance et sera délivrée par notre partenaire le CFA "Territoire Digital".

L'apprenti contribuera aux missions suivantes :

• Accueil physique et téléphonique des usagers et salariés du centre
• Des candidats entrant en formation ou en accompagnement
• Des participants aux informations collectives
• Des visiteurs en quête d'informations générales sur les formations de l'AFPA
• Des personnes hébergées sur le centre
• Tenir à jour le carnet des visiteurs
• Renseigner et transmettre les fiches d'information des visiteurs
• Gestion du courrier entrant et de l'envoi des AR
• Mise à jour du document Excel de suivi des courriers en AR
• Gestion des livraisons
• Accueil des livreurs et orientation vers le lieu de stockage
• Traitement et envoi des bons de livraison vers les demandeurs
• Renfort administratif au profit du pôle d'assistantes de formation « back office »
• Traitement des feuilles d'émargement des périodes en entreprise
• Edition des conventions de période en entreprise
• Edition des AD25 (document des renseignements individuels des stagiaires entrant en formation)
• Scan et classement de documents vers les SI de production de l'AFPA et vers le SharePoint (conformité Qualiopi)
• Traitement des archives temporaires en lien avec le RGS
• Préparation des livrets d'accueil « Apprentis » et « Contrats Pro »

Handi-accueillante, l'Afpa mène une politique active pour favoriser l'articulation des temps de vie et recherche la mixité dans ses emplois.

Le profil recherché

Diplôme : Titre ou diplôme de niveau Bac ou équivalent

• Expérience : Une première expérience professionnelle dans un service administratif ou dans des fonctions d'accueil serait appréciée.
• Compétences :
  • Faire preuve de bonnes capacités relationnelles
  • Sens de l'organisation (identification des priorités, gestion de plannings...)
  • Connaissance des logiciels bureautique (Word, Excel etc.)

Bienvenue chez AFPA

Vous rejoignez l'Afpa, premier organisme de formation des actifs en France. Vous intégrez un collectif de travail pour qui l'utilité sociale est une fierté, un moteur au quotidien pour accompagner les salariés et les publics les plus éloignés de l'emploi dans leur parcours de formation. Vous partagez les valeurs de l'Afpa : un attachement profond aux valeurs humaines, rejoignez-nous !