Agent(e) administratif F/H

Ville de Montreuil; Montreuil; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une municipalité de l'Île-de-France recherche un adjoint administratif pour assurer le suivi administratif et la gestion des dossiers. Le candidat idéal aura des compétences en secrétariat, une bonne communication et un sens du service public. Ce poste est à pourvoir immédiatement et nécessite une bonne maîtrise des techniques administratives et des outils bureautiques.

Qualifications

• Faire preuve de responsabilité et de sens du service public.
• Respecter la légalité et les valeurs professionnelles.
• Travailler en équipe et partager l'information.

Responsabilités

• Recueillir et traiter les informations administratives.
• Gérer et classer les dossiers administratifs.
• Assurer la planification des tableaux de suivi.

Connaissances

Techniques de secrétariat

Logiciels de bureautique

Communication orale et écrite

Recherche documentaire

Description du poste

Type de contrat : Titulaire / Contractuel

Temps de travail : Temps plein

Lieu Montreuil

L'entreprise

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

Poste ouvert aux titulaires du cadre d’emploi des adjoints administratif

Poste à pourvoir dès maintenant

Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.

Activités principales :

Assurer le traitement des dossiers et la saisie de documents pour le suivi des agents démarches administratives (renouvellement papier, gestion code de connexion informatique) suivi contrat et renouvellement de contrat

Assurer la gestion de l'information, le classement et l'archivage de documents. Assurer la transmission des informations reçues aux responsables de secteur et si besoin aux responsables des pôles.

assurer la planification et la mise à jour des tableaux de suivi de présence des agents. Traitement des heures supplémentaires et heures d’astreinte reporting des informations sur outil Rhj en lien avec le SGAP Travailler en transversalité avec le SGAP pour le suivi administratif des agents (arrêts maladies, enfants malades, congés exceptionnels, absences injustifiées, CLM, … )

Matériel informatique : intranet, internet

Horaires Du lundi au vendredi de 8h à 12h00 et de 13h à 16h Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité

Profil recherché

Savoirs : Techniques de secrétariat (prise de note...) Procédure de service

Logiciels de bureautique Vocabulaire professionnel du service Procédures administratives Technique de recherche documentaire Communication orale et écrite

Savoir-être : Faire preuve de responsabilité et de sens du service public .

Respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier.

Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser.

Être en relation avec, les agents , les autres services : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solution, politesse.

Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et à la maîtrise des risques

Savoir-faire :
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques Saisir des documents de formes et de contenus divers

Gérer et actualiser une base d'information Vérifier la validité des informations traitées Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion

Rédiger compte rendu de réunions

Rédiger des documents administratifs

Réf: ea9e7577-b614-453a-9eed-c0fd35611ef6