Agent de gestion administrative (F/H)

Ville de Lyon; Lyon; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale recherche un.e assistant.e administratif.ve pour assurer le secrétariat des services éducatifs à Lyon. Vous serez responsable de la gestion des dossiers administratifs, de l'organisation de l'agenda du responsable de territoire et de la mise à jour des documents. Ce poste requiert de bonnes compétences informatiques et organisationnelles. La rémunération commence à 2050 € brut mensuel avec de multiples avantages et 25 jours de congé, ce qui en fait une opportunité attrayante.

Prestations

Participation transports en commun

Carte ticket restaurant

Forfait mobilités durables

Complémentaire santé

Qualifications

• Compétence dans l'utilisation d'outils bureautiques.
• Connaissance des techniques de classement et archivage.
• Aptitude à la rédaction de documents variés.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat des services territorialisés.
• Organiser l'agenda du responsable de territoire.
• Gérer des dossiers administratifs et suivre les documents.
• Contrôler l'état des matériels reçus.

Connaissances

Maîtrise des outils informatiques

Gestion du classement et de l'archivage

Capacités rédactionnelles

Organisation et rigueur

Description du poste

Contexte du recrutement et définition de poste

La Direction de l’Education met en œuvre la politique éducative et médico-sociale scolaire de la Ville de Lyon définie par les élus et assure le bon fonctionnement des écoles. Elle accueille 32 000 enfants lyonnais scolarisés dans les 208 écoles maternelles et élémentaires. Directement rattachés à la Direction de l’Education, les territoires sont composés des équipes pluridisciplinaires dans les domaines éducatifs et médico-sociaux.

Sous l’autorité du responsable de territoire, vous êtes en charge d’assurer le secrétariat des services territorialisés et d’assister les cadres du service dans l’organisation du travail. Vous gérez des dossiers administratifs et participez à la gestion budgétaire. Vous contribuez, en lien avec le/la gestionnaire ressources, au suivi des dossiers administratifs requérant une coordination entre les différentes parties. Vous participez à l’alimentation des documents récurrents des territoires (fiche école, tableaux de recensement...). Vous gérez les commandes de petits matériels pour le territoire et certifiez les factures. Vous assurez la mise à jour des documents cadres (organigramme, présentation des territoires...) et participez à la mise en place des séminaires et plénières des territoires.

Vos Missions Sont Les Suivantes

• Vous assurez l'accueil physique et téléphonique.
• Vous organisez la vie professionnelle du Responsable de Territoire : vous gérez l’agenda et prenez les rendez‑vous en fonction des priorités et des échéances, vous suivez et planifiez les réunions du responsable de territoire et des cadres du service ainsi que les points réguliers avec les partenaires du territoire.
• Vous réceptionnez et contrôlez l’état et la qualité des matériels et produits reçus et vous prenez attache avec les managers de proximité pour le recensement de matériels.
• Vous garantissez la mise à jour des documents ressources pour les territoires et la direction (organigramme, documents de présentation).
• Vous diffusez les informations au vu des délais, vous réceptionnez les informations et vous transmettez les informations entre les territoires et la direction. Vous assurez le suivi et les éventuelles relances et vous centralisez les retours pour envoi.
• Vous réalisez la saisie des documents de formes et de contenus divers (courriers, comptes rendus, diaporama, tableaux, logigrammes).
• Vous vous mobilisez aux côtés des équipes de territoire pour la mise en place des différentes réunions de territoires réunissant tout ou partie des agents.

Profil recherché

• Vous maîtrisez les outils informatiques et bureautiques.
• Vous connaissez les techniques de classement et d'archivage.
• Vous maîtrisez les techniques d’expression orale et écrite et vous avez des capacités rédactionnelles.
• Vous êtes organisé, rigoureux et vous faites preuve de méthodologie et de discrétion professionnelle.

Idéalement, vous avez une connaissance de l'organisation administrative de la collectivité.

Vos Conditions De Travail

• Temps de travail : 38h45
• Recrutement permanent catégorie C sans concours
• Horaires : 38h45 du lundi au vendredi
• 25 jours de congés annuels + 22 jours de RTT
• Rémunération : à partir de 2050 € bruts mensuels, selon expérience + primes.
• Localisation : Territoire 3

Vos Avantages

• Expérimentation en cours de la semaine de 4j ou 4,5j
• Participation transports en commun ou Velo’v à hauteur de 75 %
• Carte ticket restaurant : possibilité jusqu’à 153 € par mois dont 60 % pris en charge par la ville
• Forfait « mobilités durables » : jusqu’à 300 € par an en cas de déplacement en covoiturage ou vélo personnel
• Participation à une complémentaire santé et prévoyance
• 10 semaines de congé 2ème parent
• Congé menstruel

Pour aller + loin :

• Un accompagnement à la recherche de logement
• Comité des œuvres sociales : sport, culture, loisirs, voyages…des avantages pour toute la famille !