Agent d’accueil administratif

PSL Université Paris; Paris; Sur place; EUR 23 000 - 25 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution académique prestigieuse à Paris recherche un(e) responsable d'accueil pour gérer l'accueil physique et téléphonique des usagers, ainsi que la délivrance des cartes d'accès et la réservation des salles. Le candidat idéal aura une formation en accueil ou gestion, avec des compétences en communication et en outils bureautiques. Ce poste propose un contrat à durée déterminée d'un an avec une rémunération compétitive et divers avantages professionnels.

Prestations

Jusqu’à 49 jours de congés par an

Télétravail possible jusqu’à 2 jours par semaine

Accès à un large catalogue de formations professionnelles

Prise en charge de 75 % du titre de transport

Qualifications

• Une première expérience dans un poste similaire est un plus.
• La maîtrise d'une autre langue (notamment l’anglais) est un atout.

Responsabilités

• Assurer l’accueil physique des usagers.
• Gérer les demandes de réservation des salles.
• Délivrer les cartes d’accès et gérer leurs modifications.

Connaissances

Techniques d’accueil physique et téléphonique

Utilisation courante des outils bureautiques

Capacité à gérer plusieurs demandes

Bonne expression orale et écrite

Formation

Formation en accueil, administration ou gestion

Outils

Word

Excel

Outlook

Description du poste

Notre établissement fait partie de l'Université PSL.Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d'accueil

L’ÉCOLE NORMALE SUPÉRIEURE

Créée en 1794, l'École normale supérieure, membre de l’Université PSL, est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche qui recrute sur concours les étudiants les plus talentueux en France et à l'étranger. Établissement d'élite, dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires, l'ENS-PSL jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche.

Non-discrimination, ouverture et transparence

Les établissements membres de l'Université PSL s’engagent à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

Activités principales

Rattaché(e) au Responsable du Bureau des cartes et des réservations de salles, vous assurez l’accueil physique et téléphonique des usagers et contribuez à la gestion administrative du bureau. Vos missions principales portent notamment sur la délivrance des cartes d’accès et la coordination des réservations des salles au sein de l’École normale supérieure.

1. Accueil et orientation du public

Assurer l’accueil physique des usagers (étudiants, enseignants, personnels, visiteurs, prestataires)

Répondre aux demandes d’informations relatives aux accès, aux cartes, et à la réservation des espaces.

Orienter les usagers vers les interlocuteurs ou services compétents.

2. Gestion des cartes d’accès multifonctions

Réaliser l’enregistrement, la production et la délivrance des cartes d’accès (étudiants, personnels, intervenants extérieurs).

Gérer les demandes de modification, de renouvellement ou de remplacement des cartes perdues ou défectueuses.

Mettre à jour les droits d’accès dans le système de contrôle d’accès en lien avec le service de sécurité.

Veiller à la confidentialité des données traitées.

3. Réservation des salles de cours

Gérer les demandes de réservation des salles (cours, réunions, événements…) via les outils internes.

Vérifier la disponibilité des espaces, assurer la cohérence des plannings et prévenir les utilisateurs en cas de modification.

4. Participation à la gestion administrative du service

Contribuer aux tâches administratives du service (courriers, saisie de données, classement de documents…).

Participer à la rédaction ou la mise à jour de procédures internes relatives à l’accueil, l’accès ou la logistique.

Contribuer à l’amélioration continue des outils du service.

Conditions particulières d’exercice

Poste en contact constant avec le public

Horaires fixes, avec possibilité d’adaptation ponctuelle selon les besoins du service (rentrée universitaire, événements spéciaux, etc.)

Utilisation de logiciels spécifiques à l’établissement (formation interne assurée)

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

Formation en accueil, administration ou gestion appréciée

Une première expérience dans un poste similaire est un plus, notamment en environnement universitaire ou administratif public

La maîtrise d'une autre langue (notamment l’anglais) est un atout pour l’accueil de publics internationaux.

Compétences requises

Savoir-faire :

Maîtrise des techniques d’accueil physique et téléphonique

Utilisation courante des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et de logiciels spécifiques (logiciel de contrôle d’accès, outil de réservation de salles – formation assurée)

Capacité à gérer plusieurs demandes simultanées et à hiérarchiser les priorités

Bonne expression orale et écrite

Sens de l’organisation et rigueur dans la gestion des tâches

Savoir rendre compte

Savoir-être :

Très bon relationnel, écoute et diplomatie

Fiabilité et ponctualité

Esprit d’équipe et adaptabilité

Non discrimination, ouverture et transparence

Notre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

Modalités de recrutement

Poste à pourvoir le : dès que possible

Lieu de travail : 45 rue d’Ulm 75 005 Paris

Quotité de travail (50% ou +) : 100%

Poste ouvert :

- aux contractuels (CDD de 1 an – Rémunération selon grille et expérience)

L’ENS-PSL est un établissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

Merci d’envoyer votre dossier complet (CV, lettre de motivation et prétentions salariales nettes mensuelles), par mail [e-mail]

Autres informations

L’École normale supérieure – PSL est un établissement handi-accueillant, engagé en faveur de la mixité, de la diversité et du bien-être au travail.

En rejoignant l’ENS-PSL, et selon votre statut et les missions exercées, vous pourrez bénéficier de nombreux avantages, notamment :

Jusqu’à 49 jours de congés par an, RTT inclus

Télétravail possible jusqu’à 2 jours par semaine, selon les nécessités de service

Accès à un large catalogue de formations professionnelles, via l’école interne de formation continue

Espaces de restauration, cafétérias, accès libre aux bibliothèques, installations sportives, etc.

Autres avantages (liste non exhaustive) :

Prise en charge de 75 % du titre de transport

Allocation mobilité durable

Participation à une complémentaire santé

Bons culturels, et autres aides sociales ou culturelles via le comité d’action sociale

Branche d’activité Professionnelle BAP J

Rémunération De 23170.0 à 24800.0 € (Euros) par an