Adjoint administratif / Secrétaire Médicale - Service des Urgences Adultes - H/F

CHU Grenoble Alpes; Grenoble; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Un hôpital universitaire en France recherche un Adjoint Administratif pour son service des Urgences. Les missions incluent la gestion administrative des dossiers des patients, l'accueil téléphonique et physique, ainsi que l'assistance au médecin d'accueil. Ce poste, en CDD de 3 mois, requiert une maîtrise des logiciels spécifiques et d'excellentes compétences relationnelles. Pas de télétravail possible et disponibilité pour horaires variables exigée.

Qualifications

• Capacité à gérer plusieurs tâches avec des délais serrés.
• Maîtrise des logiciels utilisés pour la gestion des dossiers.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale.

Responsabilités

• Gestion administrative des dossiers des patients aux urgences.
• Accueil physique et téléphonique des patients.
• Assistance au médecin pour la gestion documentaire post-sortie.

Connaissances

Utilisation de différents logiciels informatiques

Gestion des dossiers médicaux

Excellentes capacités relationnelles

Esprit d'équipe

Rapidite et réactivité

Formation

Expérience en secrétariat

Outils

Easily

Asur

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est le 12e hôpital de France. Il emploie plus de 11 500 professionnels dont 1 700 médecins sur 3 sites : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant, site Sud, site de Voiron). Il dispose d’un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.

Plus de 100 corps de métiers se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d’enseignement, de recherche et de prévention.

Les 3 Missions Essentielles Du CHUGA Sont

• Soigner
• Former
• Chercher

Le Poste

Missions du service :

• Accueil et prise en charge de la personne en attente de soins dans le cadre de l’Urgence.
• Urgence vraie, ressentie, psychiatrique, sociale.
• Puis orientation de la personne en fonction du diagnostic.

Caractéristiques Du Poste

• Il ne s’agit pas d’un poste d’accueil de patients qui viennent consulter aux Urgences, l’accueil étant réalisé par des Infirmières. La mission principale du poste est le traitement administratif des dossiers.
• Gestion des dossiers médicaux à postériori du passage des patients aux Urgences
  • Identification du mode de sortie
  • Edition du courrier de sortie et envoi au médecin traitant
  • Recherche et suivi des comptes rendus d’imagerie et biologie, avec envoi au médecin traitant par boite mail sécurisée, ou au patient.
  • Contrôle des actes et facturation
  • Fonctionnement selon un mode d’archivage zéro-papier avec numérisation de l’ensemble des documents via le logicien Scanhul
• Accueil téléphonique et physique des patients à l’issue de leur sortie pour les aider dans leurs démarches et leur besoin de documents (certificats des lésions, arrêts de travail…).
• Travail en lien avec l’équipe médicale et plus particulièrement le Médecin d’Accueil et d’Orientation qui est en support pour tous les documents demandés à postériori de la sortie du patient.
• Peu de frappe
• Logiciel Asur dédié à la gestion des patients des Urgences

Typologie Du Poste

• Adjoint Administratif/Assistante Médico-Administrative - Secrétariat des Urgences Adultes - CDD de 3 mois (renouvelable).
• Quotité : 100 %
• Date souhaitée du recrutement : dès que possible
• Horaires : 3 types d’horaires par roulement
  • 8h/15h50
  • 8h30/16h20
  • 9h/16h50
• Disponibilité pour renforcer/allonger les horaires lorsqu’il y a des congés ou en cas de grosse activité
• PAS DE TELETRAVAIL POSSIBLE
• Activité à fort flux (en moyenne 160 admissions/jour)

Profil Recherché

Les savoir-faire spécifiques :

Utiliser Les Différents Logiciels Informatiques

• Easily - Asur -Pastel/Accus - Cristal net - Outlook - Word - Excel - Power-point.
• La gestion des dossiers se fait sur un logiciel propre au service des Urgences à savoir le logiciel Asur. À ce titre, la secrétaire doit maîtriser cet outil informatique pour diverses activités : gestion des dossiers médicaux, documents administratifs…
• Renseigner et s’exprimer clairement vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés.
• Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes.
• Être un lien entre les patients et l’équipe médicale et notamment le Médecin d’Accueil et d’Orientation.
• Bonne connaissance des Régimes de Sécurité Sociale et Accidents du Travail.

Qualités Requises

• Esprit d’équipe car le travail s’effectue dans bureau partagé avec 6 Secrétaires, et travail en étroite collaboration
• Capacités relationnelles
• Rapidité, réactivité car il faut traiter l’ensemble des dossiers au fil de l’eau et au quotidien, sans prendre de retard
• Sens de l’organisation en raison du flux important de dossiers patients (160 dossiers/jour), avec priorisation des tâches
• Faculté d’accueil des patients - discrétion et confidentialité en rapport avec la typologie des patients