Team-Assistenz Vorstand & Management Board (w/m/d)

Theben AG; Haigerloch; Vor Ort; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein innovatives Familienunternehmen in Baden-Württemberg sucht eine erfahrene Assistenz für das Management. Verantwortlichkeiten umfassen die Organisation von Meetings und die Unterstützung der oberen Führungsebene bei verschiedenen administrativen Aufgaben. Ideale Kandidaten haben eine kaufmännische Ausbildung, mehrere Jahre Erfahrung im Assistenzbereich sowie gute Kenntnisse in MS Office. Das Unternehmen bietet ein motiviertes Team und attraktive Entwicklungsmöglichkeiten.

Leistungen

Attraktive Vergütung

Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten

Flache Hierarchien

Qualifikationen

• Abschluss in Betriebswirtschaft oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich, idealerweise im Management.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Terminplanung und -koordination für das Management Board.
• Unterstützung der Assistenz des CEO bei Planungen und Reportings.
• Allgemeine Korrespondenz und Dokumentenmanagement.

Kenntnisse

Organisationstalent

Diskretion

Kommunikationsstärke

Flexibilität

Teamfähigkeit

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Betriebswirtschaftliches Studium oder vergleichbarer Abschluss

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Komm' ins Team! Theben ist ein weltweit führender Premiumanbieter. Mit über 800 Mitarbeiter:innen entwickelt und produziert das Familienunternehmen innovative Zeitschaltuhren, Bewegungs- und Präsenzmelder sowie Systeme für die Gebäudeautomation. Im Bereich Smart Metering und Smart Grid nimmt Theben eine wichtige Position ein.

Bei Theben steht der Mensch im Mittelpunkt – denn nur mit motivierten Mitarbeiter:innen kann der Anspruch an die Qualität der innovativen Produkte erfüllt werden und das Unternehmen weiterhin weltweit erfolgreich agieren. Das zeigt unser aktuell erhaltenes Zertifikat „Great Place to Work“.

Du behältst auch in hektischen Momenten den Überblick, organisierst mit Leichtigkeit und gehst vertrauensvoll mit sensiblen Informationen um? Kommunikation, Serviceorientierung und professionelle Assistenz sind genau Dein Ding?

Deine Aufgaben

• Organisation, Terminplanung und -koordination sowie Nachbereitung von Sitzungen, Meetings und Geschäftsreisen für Mitglieder des Management Boards
• Unterstützung der Assistenz CEO/CSO bei Veranstaltungs-, Termin- und Reiseplanung, -abrechnung, Bewirtungen, Vorbereitung von Aufsichtsratssitzungen und Reportings
• Selbstständige Vorbereitung, Organisation, Koordination und Nachbereitung des Sponsoringmanagements in enger Abstimmung mit dem CEO
• Organisation des Geschenkemanagements sowie Versand und Verwaltung von Grußkarten für Vorstand und Management Board
• Allgemeine Assistenz sowie professionelle Kalenderverwaltung für Mitglieder des Management Boards
• Abwicklung von Reisekosten- und Kreditkartenabrechnungen im verantwortlichen Bereich
• Mitwirkung bei der Digitalisierung und strukturierten Archivierung von Dokumenten
• Koordination und organisatorische Abwicklung der Zielvereinbarungsgespräche zwischen Vorstand, Management Board und Leitungskreis
• Verfassen, Führen und Bearbeiten vertraulicher Korrespondenz und Protokolle
• Selbstständige Abwicklung allgemeiner Geschäftskorrespondenz
• Unterstützung bei bereichsinternen und bereichsübergreifenden Projekten
• Übernahme von Aufgaben im Rahmen der Urlaubsvertretung innerhalb des Assistenzteams

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, betriebswirtschaftliches Studium oder vergleichbarer Abschluss
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise im Umfeld Geschäftsführung, Vorstand oder oberem Management
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse
• Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationstalent

Deine Stärken

• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit: Du gehst sicher mit vertraulichen Informationen um und bist dir deiner Schlüsselrolle bewusst
• Organisationstalent: Du behältst auch bei vielen Aufgaben den Überblick und arbeitest vorausschauend
• Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein: Du packst lösungsorientiert an und bleibst in stressigen Momenten ruhig
• Kommunikationsstärke: Professionell, freundlich und wertschätzend – intern wie extern
• Flexibilität und Belastbarkeit: Du bist anpassungsfähig und behältst in dynamischen Situationen die Ruhe
• Teamfähigkeit: Du unterstützt Kolleg:innen und trägst zu einer positiven Arbeitsatmosphäre bei
• Souveränes Auftreten: Du repräsentierst den Bereich professionell und mit Fingerspitzengefühl
• Digitale Affinität: Du nutzt digitale Tools und unterstützt bei der Optimierung interner Abläufe
• Serviceorientierung: Du hast ein Gespür für die Bedürfnisse deines Gegenübers und handelst danach

Unsere Benefits

• Eine spannende und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem innovativen Familienunternehmen mit über 100-jähriger Tradition
• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und eine wertschätzende Unternehmenskultur
• Eine attraktive Vergütung sowie individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.
• Ein motiviertes Team, das sich auf Deine Unterstützung freut.

Interessiert?

Klingt das nach Deiner Zukunft? Dann bewirb Dich bei uns und werde Teil der Theben-Familie. Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!