Office Manager & Assistant (m/w/d)

Rautenberg & Company; Frankfurt; Vor Ort; EUR 35.000 - 45.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine integrierte Strategie- und Beratungsfirma in Frankfurt sucht einen Büroassistenten, der für die Büroorganisation, den Empfang von Gästen und die Unterstützung des Führungsteams verantwortlich ist. Bewerber sollten über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Berufserfahrung in der Büroorganisation und ausgezeichnete Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse verfügen. Wir bieten eine wertschätzende Unternehmenskultur und gute Einarbeitung durch das Team.

Leistungen

Team-Events

Einarbeitung durch Kollegen

Wertschätzende Unternehmenskultur

Qualifikationen

• Fundierte Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Gute Englischkenntnisse.
• Erfahrung in der Büroorganisation oder Hotellerie.

Aufgaben

• Organisieren von Büroabläufen und -materialien.
• Empfang von Gästen und Entgegennahme von Anrufen.
• Assistenztätigkeiten für Führungskräfte übernehmen.
• Pflegen von CRM-Datenbanken.

Kenntnisse

Büroorganisation

Kommunikationsfähigkeit

MS Office-Kenntnisse

Serviceorientierung

Organisationstalent

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

CRM-Systeme

Jobbeschreibung

• Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag, bestellst und verwaltest Büromaterialien, Lebensmittel und sonstigen Bedarf. Außerdem kümmerst du dich um die Ausstattung und Funktionsfähigkeit unserer Bürogeräte (z.B. Drucker, Kaffeemaschinen) und koordinierst bei Bedarf Wartungen oder Reparaturen im Büro.


• Die vorbereitende Organisation der Besprechungsräume, der Küche und aller Gemeinschaftsbereiche liegt in deiner Hand – damit sich alle rundum wohlfühlen.


• Unsere Gäste empfängst Du mit einem Lächeln, nimmst Anrufe entgegen und kümmerst dich um die Ein- und Ausgangspost. Dabei bist du erste Ansprechperson für externe Partner wie Dienstleister, Lieferanten, Handwerker oder das Gebäudemanagement.


• Du übernimmst Assistenztätigkeiten für ein bis zwei unserer Führungskräfte und koordinierst in dieser Rolle u.a. Termine, planst Meetings und organisierst Dienstreisen – inklusive Reisebuchung und Reisekostenabrechnung


• Auch bei weiteren administrativen Prozessen, wie beispielsweise bei der Pflege von CRM-Datenbanken sowie des On- und Offboardings neuer Kolleginnen und Kollegen unterstützt Du tatkräftig.


• Du bist Teil unseres Recruiting Teams und übernimmst hier die Bewerberadministration, insbesondere die Koordination der Einladungen und Kommunikation mit Bewerberinnen und Bewerbern.


• Weitere firmenübergreifende administrative Aufgaben teilst du dir mit dem Office Management in Düsseldorf auf.

Dein Profil

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder bringst eine vergleichbare Qualifikation mit – z.B. aus dem Hotel-, Gastronomie- oder Dienstleistungsbereich


• Mehrjährige Berufserfahrung hast Du am Empfang, in der Büroorganisation, in der Hotellerie, Gastronomie oder in der Assistenz gesammelt


• Mit dem MS Office-Paket gehst Du routiniert und sicher um (insb. Outlook, Word, Excel), erste Erfahrung mit einem CRM-System ist wünschenswert


• Deine Deutschkenntnisse sind verhandlungssicher in Wort und Schrift, darüber hinaus bringst Du gute Englischkenntnisse mit


• Deine freundliche und klare Kommunikation sowie ein selbstbewusstes Auftreten zeichnen Dich aus. Dabei handelst du stets serviceorientiert, verantwortungsvoll und zuverlässig.


• Du bist gut organisiert, arbeitest vorausschauend und eigenverantwortlich und lässt dich auch in einem lebendigen Arbeitsumfeld nicht aus der Ruhe bringen. Du erkennst, was getan werden muss – oft, bevor andere es merken.

Bei uns zu arbeiten heißt

• Eine Unternehmenskultur, die sich durch wertschätzende Zusammenarbeit, Anerkennung und einen hohen Qualitätsanspruch auszeichnet


• Interessante Team-Events und Feiern, bei denen das Miteinander und der Spaß nicht zu kurz kommen


• Kolleginnen und Kollegen, die dich ausführlich einarbeiten und Dir mit Rat und Tat zur Seite stehen

Du hast Fragen zu einem Stellenangebot oder unserem Bewerbungsprozess? Ich helfe Dir gerne weiter.

Sonja Schmidt
Director People & Culture
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Als führende integrierte Strategie- und Corporate Finance-Beratung in Düsseldorf, Frankfurt und London unterstützt Rautenberg & Company Finanzinvestoren und Corporates in allen Phasen einer Transaktion. Dies umfasst M&A-Mandate, Exit-Readiness-Programme und Commercial Due Diligences auf der Verkäufer- sowie der Käuferseite ebenso wie die Erstellung von Value Creation- und Integrationsplänen oder Unterstützung bei der Strategieformulierung.