Mitarbeiter*in im Büromanagement (50 %)

Christian-Albrechts-Universität zu Kiel; Kiel; Vor Ort; EUR 20.000 - 40.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Eine Universität in Deutschland sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Mitarbeiter*in im Büromanagement für eine 50%-Stelle. Die Aufgaben umfassen Projektmanagement, allgemeine Sekretariatskäufe und interaktive Informationsmanagement. Voraussetzungen sind eine abgeschlossene Ausbildung, Erfahrung in einer Bürotätigkeit und sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse. Die Stelle bietet eine wertschätzende Arbeitsatmosphäre, Weiterbildungsmöglichkeiten und gute Work-Life-Balance.

Leistungen

30-Tage Erholungsurlaub pro Jahr

Mitarbeiterkonditionen für Mensa

Betriebliche Altersvorsorge

Qualifikationen

• Eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten oder eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem verwandten Beruf.
• Mindestens dreijährige nachgewiesene Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit.
• Sehr gute PC-Kenntnisse und Bereitschaft für den Umgang mit universitätsinternen Datensystemen.
• Gute Kenntnisse der englischen und deutschen Sprache.

Aufgaben

• Verantwortung für das finanzielle Projektmanagement und Sachbearbeitung.
• Allgemeine Sekretariatsverwaltung und Schriftverkehr.
• Bearbeitung von Dienstreiseangelegenheiten und Hilfskraftverträgen.

Kenntnisse

Rechnungswesen

MS Office

Teamarbeit

Englische Sprache (B2)

Deutsche Sprache (C2)

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich

Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit

Berufsausbildung in einem kaufmännischen Berufsfeld

Tools

MachWebSoftware

Jobbeschreibung

Overview

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist am Institut für Ökosystemforschung der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel eine unbefristete Stelle als Mitarbeiter*in im Büromanagement (50 %) zu besetzen. Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt 50 % einer Vollbeschäftigung (zurzeit 19,35 Stunden). Das Entgelt richtet sich bei Vorliegen der tariflichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 6 TV-L.

Wir möchten eine Position neu besetzen, bei welcher vielfältige Tätigkeiten aus administrativen, technischen, wissenschaftlichen und studentischen Bereichen zusammenkommen. Die Kernaufgaben liegen in der Organisation und Koordination der Geschäfte des Instituts für Ökosystemforschung mit seinen derzeit drei Professuren.

Die Tätigkeit umfasst administrative Aufgaben in der gesamten Breite des Instituts, mit einem Schwerpunkt im Finanzmanagement, sowie Belange des Lehrbetriebs und des beteiligten Labors, sowie Interaktionen mit Projektleiter*innen und Projektträgern.

Aufgaben

• Finanzielles Projektmanagement/Sachbearbeitung von Landeshaushalten und Drittmittelprojekten (selbstständige Verwaltung von Haushaltsmitteln u. a. mit MachWebSoftware)
• Allgemeine Sekretariatsverwaltung und administrative Aufgaben einschließlich Schriftverkehr in deutscher und englischer Sprache
• Bestell- und Rechnungswesen
• Bearbeitung von Dienstreiseangelegenheiten
• Bearbeitung der Hilfskraftverträge / Vorbereitung von Einstellungsanträgen für Tarifbeschäftigte
• Mitarbeit bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen der beteiligten Professuren sowie bei der organisatorischen Vorbereitung von Sitzungen, Gastbesuchen und Tagungen

Profil

• Eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten, Kauffrau*mann für Büromanagement oder eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Berufsfeld oder ein erster berufsqualifizierender Abschluss und mindestens dreijährige nachgewiesene Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit oder eine mindestens dreijährige nachgewiesene Erfahrung in einem Sekretariat der CAU
• Sehr gute Kenntnisse im Rechnungswesen und in buchhalterischen Tätigkeiten
• Sehr gute PC-Kenntnisse (gängige MS Office-Anwendungen) und Bereitschaft zum Umgang mit universitätsinternen Datensystemen und Softwareanwendungen
• Bereitschaft zum selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten, Teamarbeit
• Gute schriftliche und mündliche Kenntnisse der englischen Sprache (mind. B2 gemäß Europäischem Referenzrahmen – nachgewiesen mit Zeugnis Mittlerer Reife oder Zertifikaten anerkannter Einrichtungen wie TOEFL oder vergleichbar)
• Sehr gute schriftliche und mündliche Kenntnisse der deutschen Sprache (C2 gemäß Europäischem Referenzrahmen – nachgewiesen durch mehrjährigen Schulbesuch in deutscher Sprache und vergleichbar)

Wünschenswert

• Berufserfahrungen im Bereich Sekretariat / Assistenz oder Verwaltungserfahrungen, insbesondere im Hochschulbereich und in der Drittmittelsachbearbeitung, sind von Vorteil

Wir bieten

• Eine wertschätzende Arbeitsatmosphäre in einem teamorientierten Umfeld
• Ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabenspektrum
• Engagierte Kolleg*innen und Austausch mit motivierten Studierenden
• Tarifliches Entgelt inkl. Jahressonderzahlung
• Eine gute Work-Life-Balance durch die Möglichkeit der variablen Arbeitszeit
• Mitarbeiterkonditionen (z. B. Mensa, Hochschulsport)
• 30-Tage Erholungsurlaub pro Jahr
• JobTicket für den ÖPNV
• Eine betriebliche Altersvorsorge mit hoher Zuzahlung durch den Arbeitgeber
• Einen sicheren Arbeitsplatz beim Land sowie ein universitäres Umfeld mit seiner lebendigen und internationalen Atmosphäre
• Zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten

Wenn Sie Freude an einem abwechslungsreichen Arbeitsfeld haben, gerne selbstständig und dennoch teamorientiert arbeiten, flexibel und kommunikativ sind und Mitdenken, Eigeninitiative und Einsatzbereitschaft Ihrer Persönlichkeit entsprechen, freuen wir uns, zukünftig mit Ihnen zusammenzuarbeiten.

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel versteht sich als moderne und weltoffene Arbeitgeberin. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig Ihres Alters, Ihres Geschlechts, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Wir fördern die Gleichberechtigung der Geschlechter. Die Hochschule setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein: Bewerbungen von Schwerbehinderten und ihnen Gleichgestellten werden bei gleichwertiger Eignung bevorzugt berücksichtigt. Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.

Important note: Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.