Executive Assistant (m/w/d)

blau direkt GmbH; Münster; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein innovatives Unternehmen in Münster sucht eine engagierte Assistenz für die Geschäftsführung. In dieser vielseitigen Rolle bist du das Bindeglied zwischen verschiedenen Abteilungen und sorgst für reibungslose Abläufe im Büro. Du wirst in einem positiven und familiären Umfeld arbeiten, das auf persönliches Wachstum und Teamarbeit setzt. Mit einem Fokus auf agile Arbeitsmethoden und kontinuierliche Weiterbildung bietet das Unternehmen langfristige Karrierechancen und eine sichere Anstellung. Wenn du ein Organisationstalent mit Kommunikationsstärke bist, freuen wir uns auf deine Bewerbung!

Leistungen

Tolle Arbeitsatmosphäre

Agile Arbeitsmethoden

Weiterentwicklungspotential

Sicherer Arbeitsplatz

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büroorganisation oder Personalmanagement.
• Berufserfahrung in einer Assistenz-, Verwaltungs- oder HR-Funktion.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft.
• Planung und Koordination von Meetings und Veranstaltungen.
• Mitarbeiterbetreuung und Unterstützung bei Recruiting & Onboarding.

Kenntnisse

Büroorganisation

Personalmanagement

Kommunikationsfähigkeit

Organisationsgeschick

MS Office

Google Workspace

Präsentationen erstellen

Diskretion

Ausbildung

Ausbildung im Bereich Büroorganisation

Ausbildung im Personalmanagement

Tools

Personio

Candis

Jobbeschreibung

Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung und unseres Teams in Münster suchen wir eine engagierte und vielseitige Assistenz / Executive Assistant (m/w/d) in Vollzeit (mind. 32 Stunden). In dieser Schlüsselposition sorgst du für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft, übernimmst zuverlässig die Büroorganisation, kümmerst dich um Personalangelegenheiten und bist die zentrale Schnittstelle für interne sowie externe Ansprechpartner. Dein Organisationstalent, deine Kommunikationsfähigkeit und dein Blick für Details machen dich zum unverzichtbaren Bindeglied unseres Unternehmens.

Das bringst du mit

• Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büroorganisation, Personalmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in einer Assistenz-, Verwaltungs- oder HR-Funktion, idealerweise in einem Dienstleistungsunternehmen
• Strukturierte, eigenständige und vorausschauende Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Organisationsgeschick, Teamfähigkeit
• Sicherer Umgang mit MS Office bzw. Google Workspace
• Erfahrung mit der Erstellung von Präsentationen
• Ausgeprägte Affinität zum digitalen Arbeiten
• Absolute Diskretion und Vertrauenswürdigkeit

Deine Aufgaben im Überblick:

• Persönliche Assistenz der Geschäftsführung: Unterstützung der Geschäftsführung und der Department Manager im operativen Tagesgeschäft, eigenständige Bearbeitung vertraulicher Angelegenheiten, Vor- und Nachbereitung strategischer Entscheidungen, sowie Kommunikation und Koordination mit internen und externen Stakeholdern.
• Büromanagement & Organisation: Planung, Koordination und Nachbereitung von Meetings, Terminen und Veranstaltungen, Reiseorganisation, Bestellungen, Dienstleisterkommunikation, allgemeine Verwaltungs- und Organisationstätigkeiten.
• Mitarbeiterbetreuung & HR: Unterstützung bei Recruiting & Onboarding, Erstellung von Arbeitsverträgen, Organisation von Mitarbeitergesprächen, Benefit-Management, Verwaltung des Personalmanagementtools Personio, Schnittstelle zur Personalbuchhaltung und HR Department, Organisation von Weiterbildungen.
• Buchhaltung & Controlling: Vorbereitende Buchhaltung (Candis), Auslagenerstattung, Reisekostenerstattung, Belegerfassung, Unterstützung im Controlling, Schnittstelle zum Finance Department.

Das bieten wir dir

• Tolle Arbeitsatmosphäre & top Kollegen: Wir legen Wert auf ein positives, kollegiales und familiäres Umfeld. Gemeinsam streben wir nach persönlichem Wachstum und Top-Leistungen.
• Agile Arbeitsmethoden & Feedbackkultur: Wir fördern eine offene Feedbackkultur und flexible Arbeitsweisen, um deine Weiterentwicklung zu unterstützen.
• Weiterentwicklungspotential: Wir bieten interne und externe Weiterbildungsangebote, damit du dich kontinuierlich verbessern kannst.
• Sicherer Arbeitsplatz & langfristige Karrierechancen: Wir streben eine langfristige Zusammenarbeit ohne befristete Verträge an, damit du mit uns wachsen kannst.

Wir, blau direkt, wurden im Jahr 2000 gegründet mit der Vision, den Versicherungs- und Investmentbereich durch Technologie zu revolutionieren. Unsere Kunden sind Versicherungsmakler und -vertriebe in ganz Deutschland, die unsere Infrastruktur nutzen, um ihre Betriebe zu digitalisieren. Obwohl wir schon lange bestehen, liegt die spannendste Zeit noch vor uns. Wir suchen kluge Köpfe, mutige Entdecker und Strategen, die mit uns die Zukunft gestalten. Unsere Mitarbeiter:innen schätzen die familiäre Atmosphäre, die Entwicklungsmöglichkeiten und die Events. Klingt nach deinem neuen Arbeitgeber? Dann bewirb dich noch heute – wir freuen uns auf dich!