Co-Pilot:in - Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

VIVIENDO GmbH; Biberach an der Riß; Hybrid; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein innovatives Unternehmen in Biberach an der Riß sucht eine Assistenz der Geschäftsleitung. Du bist ein wichtiges Mitglied des Teams und unterstützt bei der Organisation von Terminen, E-Mails und Projekten. Der Job erfordert hervorragende organisatorische Fähigkeiten, Diskretion und eine starke Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch. Flexible Arbeitszeiten und ein modernes Arbeitsumfeld sind gegeben. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Leistungen

Echte Verantwortung

Modernes Arbeitsumfeld

Zugang zu Weiterbildungen

Attraktive Vergütung

Flexibles Handling des Arbeitsortes

Qualifikationen

• Erfahrung als Assistenz der Geschäftsleitung oder Office Manager gern gesehen.
• Perfekte organisatorische Fähigkeiten und Priorisierungstalent.
• Hervorragende Kommunikation in Deutsch und Englisch.

Aufgaben

• Managen des Postfachs des Geschäftsführers.
• Planung und Vorbereitung von Meetings.
• Organisation von Reisen und Veranstaltungen.
• Unterstützung bei Produktlaunches und Kampagnen.

Kenntnisse

Organisatorische Fähigkeiten

Klare Kommunikation

Diskretion

Teamarbeit

Digitale Tools

Tools

Google Workspace

Asana

Notion

Jobbeschreibung

Du organisierst Chaos zu Klarheit? Willkommen bei uns.

Als Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) bist du vielmehr Co-Pilot:in und ein entscheidendes Crew-Mitglied in unserem dynamischen Team in Biberach an der Riß. Bei uns erwarten dich spannende Herausforderungen, die deinen Pioniergeist wecken, und eine Kultur, die auf Vertrauen, Offenheit und Teamwork basiert.

Wir suchen jemanden, der Struktur liebt, Prioritäten riechen kann und dafür sorgt, dass unser Geschäftsführer in Biberach seine Energie auf das lenkt, was wirklich wichtig ist: Wachstum, Produkte, Innovation.

Wenn du es liebst, Dinge effizienter zu machen, Abläufe zu verbessern und als wichtigste Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team und externen Partnern zu wirken, bist du hier richtig.

Wir schätzen ehrliche Kommunikation und gegenseitigen Respekt und setzen auf Fairness und herausragende Produkte, um gemeinsam unsere ambitionierten Ziele zu erreichen.

Aufgaben

1. E-Mail-Mastermind

• Du managst das Postfach des Geschäftsführers wie ein Air-Traffic-Controller.
• Priorisieren, beantworten, delegieren - professionell & souverän.

2. Kalender-Dirigentin / Kalender-Dirigent

• Du planst Termine mit Verstand, Weitblick und einem Auge für ideale Zeitblöcke.
• Meetings bereitest du so vor, dass sie nicht Zeit kosten, sondern Zeit sparen.

3. Tagesorganisation & Prioritätenmanagement

• Du schaffst Struktur, Übersicht und klare To-dos.
• Du hältst den Geschäftsführer auf Kurs - nicht durch Mikromanagement, sondern durch Vorausdenken.

4. Planung & Organisation

• Reisen, Unterkünfte, Events, interne Termine - alles läuft über dich.
• Präsentationen & Unterlagen bereitest du professionell vor.

5. Zusatzaufgaben, die Spaß machen

• Unterstützung bei Produktlaunches, Kampagnen oder Investorenvorbereitungen.
• Organisation von internen Workshops oder Offsites.
• Pflege von Tools, Dokumenten & Projekten.
• Bearbeitung vertraulicher Themen (Diskretion ist Gesetz.)

Qualifikation

• Erfahrung als Assistenz der Geschäftsleitung, Executive Assistant oder Office Manager gerne gesehen, jedoch nicht Pflicht - sofern du die Organisations-DNS in dir trägst.
• Absolute Diskretion und Loyalität zur Geschäftsführung, Selbstständigkeit, klare Kommunikation.
• Perfekte organisatorische Fähigkeiten & Priorisierungstalent.
• Hervorragende Kommunikation in Deutsch & Englisch.
• Souveräner Umgang mit digitalen Tools (Google Workspace, Projekt-Tools wie z.B. Asana oder Notion, CRM).
• Lust auf Verantwortung und echte Gestaltungsspielräume.
• 37,5 Stunden oder 30 Stunden pro Woche, flexible Bereitschaft für wichtige Themen.

Benefits

• Ownership: Du arbeitest direkt mit der Geschäftsführung, nah an Strategie & Projekten. Du bekommst echte Verantwortung und keine „Kaffee-gieß-Abteilung“.
• Direkter Erfolg: Bei uns kannst du etwas bewegen - keine Politik, keine Bürokratie.
• Ergänzung für ein herausragendes Team: Ein modernes, menschliches Arbeitsumfeld, das deine Stärken schätzt.
• Innovatives Umfeld: Dynamische Marke mit starkem Online-Fokus.
• Weiterbildung & Trends: Zugang zu Ads-Trainings, Konferenzen, neuesten Tools.
• Arbeitsgerät: Du bekommst beste Hardware.
• Attraktive Vergütung - wir sind offen für deine Vorschlag.
• Teamwork: Du arbeitest auch Hand in Hand mit kreativen Köpfen.
• Arbeitsort: Wir sind offen für ein flexibles Handling des Arbeitsortes. Lass uns wissen, was du brauchst.

Klingt nach deinem Job? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung! Start: Sofort.

Schicke uns deine Unterlagen und Gehaltsvorstellung. Betreff: „Assistenz der Geschäftsführung - ich bringe Ordnung in euer Universum.“