Technicien(-ne) en administration, soutien à la gouvernance

Santé Québec; Montreal; On-site; CAD 65,000 - 90,000; Full time

Job summary

Une organisation de santé publique à Montréal recherche un(e) Technicien(ne) en administration pour assister le vice-président dans la gestion des activités. Ce poste exige des compétences administratives solides, un haut niveau de confidentialité et la capacité de gérer efficacement les priorités. Le candidat idéal aura un diplôme en administration et une expérience dans un rôle similaire. Un environnement de travail dynamique et engagant vous attend.

Benefits

Avantages sociaux

Environnement de travail dynamique

Qualifications

• Expérience avérée en gestion administrative au sein d'une organisation.
• Capacité à travailler avec un niveau élevé de confidentialité.
• Excellentes compétences en communication et relations interpersonnelles.

Responsibilities

• Gérer l’agenda du VP et planifier des réunions.
• Préparer la documentation pour les comités et les réunions.
• Assurer le suivi des décisions du VP.

Skills

Gestion des ressources humaines

Compétences administratives

Confidentialité

Gestion de projet

Education

Diplôme en administration ou domaine connexe

Tools

Logiciels de gestion

Microsoft Office

Job description

Appel de candidatures : Technicien(ne) en administration- soutien à la gouvernance VP ALI

À Santé Québec, prendre soin des gens est au cœur de notre engagement. C’est ce qui nous unit et nous anime.

Nous regroupons les 30 établissements publics de santé et de services sociaux du Québec et comptons sur l’engagement de près de 350 000 personnes qui, chaque jour, mettent leur savoir-faire au service du mieux-être de toute la population.

Nous croyons que c’est par la collaboration, l’engagement, le respect, la bienveillance et l’excellence que se construit un réseau plus humain, plus fort, plus juste.

Travailler au sein de Santé Québec, c’est contribuer à une mission profondément humaine, dans un environnement en constante évolution, axé sur l’innovation et l’amélioration continue.

Si vous partagez cette vision, si vous souhaitez y contribuer et changer réellement les choses, votre place est ici.

Libellé de la nomenclature

Personne qui accomplit des travaux reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou de l'approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à l'organisation du travail et de la planification de l'exécution de travaux complexes à caractère administratif tels que la cueillette et l'analyse de données.

Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.

Sommaire de la fonction

Le ou la technicien(ne) en administration—soutien à la gouvernance devra assister le vice-président—Aprovisionnement, logistique et infrastructure (ci-après nommée VPALI) dans l’accomplissement de son mandat. Principal(e) collaborateur(-trice) auprès de son gestionnaire, le ou la titulaire du poste le soutient dans la gestion concrète des éléments stratégiques de sa direction, dans la planification et la gestion de son temps et assure un suivi rigoureux des différents mandats et dossiers.

Il ou elle devra assister le VPALI dans ses fonctions administratives et voir au bon fonctionnement des activités de la direction dans le cadre de la Loi sur les services de santé et les services sociaux, de ses règlements, ainsi que toutes les autres lois régissant les services de santé. Pour ce faire, il ou elle devra coordonner les ressources cléricales dans les opérations administratives. Il ou elle assistera également le vice-président dans sa responsabilité d’application et de mise en œuvre des orientations de la direction.

La personne devra accomplir des travaux de secrétariat de nature complexe qui nécessitent des connaissances approfondies d’approvisionnement, logistique et infrastructures. Elle s’assurera du respect des directives, des échéanciers, des processus et des procédures de fonctionnement du secrétariat de la direction générale adjointe. Elle voit aux relations internes et externes de celle-ci.

Le ou la technicien(ne) en administration—soutien à la gouvernance assurera le suivi des décisions du VPALI auprès des gestionnaires concernés de la direction. Il ou elle déterminera les actions à poser, informera son supérieur et dirigera les demandes aux personnes concernées pour le suivi. Il ou elle devra effectuer le contrôle de la qualité des travaux administratifs de la vice-présidence ainsi qu’assurer de façon autonome les activités et le suivi de certains dossiers.

Le ou la candidat(e) retenu(e) aura la responsabilité de fournir des réponses à toutes questions, de toute nature en s’assurant du respect des normes et des pratiques de l’établissement. Il ou elle règlera tous les problèmes relevant de sa compétence.

La personne en poste assurera l’intégration du nouveau personnel administratif au sein de la vice-présidence approvisionnement, logistique et infrastructure en collaboration avec ses collègues. Elle devra agir au nom de son supérieur immédiat dans les dossiers qui lui sont confiés. Le ou la technicien(ne) en administration—soutien à la gouvernance devra assumer un haut niveau de confidentialité dans les dossiers pour lesquels il ou elle est directement ou indirectement impliqué(e).

De manière plus spécifique, les principaux champs d’action sont les suivants :

• Gérer l’agenda du supérieur immédiat, convoquer, planifier les réunions, les rencontres et les formations (internes et externes) en fonction des dossiers prioritaires et des échéanciers prescrits ;
• Préparer les dossiers de sa VP selon l’horaire prévu ;
• Assurer le suivi et le classement du courrier électronique de son supérieur immédiat ;
• Prendre les appels téléphoniques, répondre aux demandes d’informations et assurer les suivis requis ;
• Préparer les avis de convocation, les ordres du jour ainsi que la documentation afférente aux comités présidés par sa VP, assurer la logistique requise, rédiger les comptes rendus et effectuer les suivis nécessaires suite aux rencontres pour lesquelles sa VP agit à titre de présidente ;
• Préparer la documentation à déposer aux instances internes et externes et en collaboration avec son supérieur immédiat, assurer les suivis des dossiers relevant de sa vice-présidence selon les échéanciers fixés ;
• Effectuer le suivi des décisions prises par sa VP et prendre les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation ;
• Concevoir et rédiger tous les documents administratifs (sommaires exécutifs, notes de service, communiqués, projets de lettre, présentations, rapports, politiques, procédures, devis de services professionnels, organigrammes, etc.) ;
• Voir à la complétion de formulaires ou sondages exigés et requis par le ministère de la Santé et des Services sociaux et les autres instances internes et externes selon les échéanciers prescrits tels que les demandes médias, redditions de comptes, etc. ;
• Répondre aux demandes des directeurs, des directeurs adjoints, des gestionnaires et des membres du personnel, s’assure des suivis, règle les problèmes relevant de sa compétence et rédige des projets de réponses à celles-ci ;
• Être responsable de la gestion documentaire et de l’approvisionnement en fournitures de bureau et en équipements pour sa vice-présidence ;
• Effectuer le suivi des dépenses budgétaires de sa direction ;
• S’assurer du respect des règles de conservation des dossiers, de confidentialité et de la qualité des opérations administratives ;
• Effectuer toutes autres tâches connexes relevant de sa compétence à la demande de la vice-présidente Finances.

*Veuillez considérer que les responsabilités pourraient être modifiées en fonction de l’évolution de Santé Québec.