Bilingual Receptionist / Réceptionniste bilingue

Western Ottawa Community Resource Centre; Canada; On-site; CAD 35,000 - 50,000; Full time

Job summary

Une organisation communautaire dynamique cherche un(e) Réceptionniste bilingue pour fournir un soutien administratif et un service client exceptionnel. Vous serez responsable de l'accueil, de la gestion des demandes et de l'assistance à l'équipe, tout en travaillant dans un environnement diversifié. Ce poste à temps plein offre des opportunités d'apprentissage dans un cadre collaboratif et inclusif.

Qualifications

• Un an d’expérience dans une réception dotée d’un système téléphonique multiligne.
• Un an d’expérience administrative dans un environnement de bureau.
• Capacité à travailler en autonomie et en équipe.

Responsibilities

• Accueil des visiteurs et gestion des demandes de renseignements.
• Mise en œuvre des procédures d’ouverture et de fermeture du bâtiment.
• Support administratif au personnel et gestion de la communication.

Skills

Communication

Organisation

Résolution de problèmes

Education

Formation postsecondaire en gestion de bureau ou administration

Tools

Microsoft Office

Job description

Bilingual Receptionist / Réceptionniste bilingue

Les détails en français suivent ci-dessous

• Processing client survey results;

Réceptionniste (bilingue EN/FR)

Poste permanent à temps plein (35 heures/semaine)

Relevant du superviseur ou de la superviseure de l’administration, le ou la titulaire du poste est responsable de l’accueil et du soutien administratif aux programmes du CRCOO.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Veille à ce que la clientèle du Centre se sente la bienvenue et facilite un accès harmonieux aux programmes et aux services :

• Mise en œuvre de l’ensemble des procédures d’ouverture et de fermeture du bâtiment et de la réception;
• Accueil des visiteurs, détermination de leurs besoins, orientation en conséquence et émission de laissez passer, si nécessaire;
• Gestion d’un système téléphonique d’accueil multiligne; surveillance et réponse aux demandes de renseignements, par téléphone et par courriel, du public, de la clientèle et du personnel; redirection des appels ou des messages, le cas échéant;
• Réponse, le cas échéant, aux questions concernant l’organisation et ses divers programmes ou services;
• Tri et distribution, aux destinataires appropriés, de l’ensemble du courrier et des livraisons arrivant au Centre; vérification quotidienne de la préparation et de l’envoi de l’ensemble du courrier au départ du Centre;
• Maintien et reconstitution des fonds de la machine à affranchir;
• Enregistrement de la présence du personnel et des rendez vous de la clientèle;
• Réservation des salles de réunion pour le personnel ou pour les partenaires externes; vérification de l’adéquation de l’installation et de la propreté des salles et assistance éventuelle en la matière;
• Vérification de l’approvisionnement suffisant, en fournitures de bureau et en formulaires généraux, à la réception; commande des fournitures de bureau pour le personnel;
• Liaison avec la société d’imprimerie pour les commandes de papeterie et de cartes de visite à la marque du Centre;
• Tenue à jour et diffusion du répertoire des postes téléphoniques du personnel;
• Soutien à la tenue à jour permanente du manuel des opérations de la réception et de l’ensemble des autres documents d’instructions ou d’information liés à ce poste;
• Encaissement des paiements de la clientèle et des dons monétaires; redirection des dons en nature;
• Assistance de base à la clientèle utilisant les ordinateurs publics, au besoin;
• Formation du nouveau personnel d’accueil;
• Organisation d’une solution de remplacement pour la réception, en cas de besoin;
• Vérification de la propreté et de l’organisation de l’espace d’accueil dans son ensemble, notamment les aires d’attente pour la clientèle et les aires de jeux pour les enfants, l’espace informatique public et la salle du courrier;
• Vérification de la tenue à jour des babillards et de l’approvisionnement en brochures des présentoirs.

Soutien administratif au personnel du CRCOO :

• Assistance, au besoin, au ou à la gestionnaire de l’administration dans ses tâches administratives;
• Assistance administrative générale aux gestionnaires et à leurs équipes, selon les directives du superviseur ou de la superviseure;
• Vérification et formatage de documents Word; création de rapports Excel; saisie de données;
• Vérification et révision de textes en anglais et en français; brèves traductions occasionnelles;
• Traitement des résultats des sondages auprès de la clientèle;
• Soutien aux campagnes organisées à l’échelle du Centre et promotion des programmes;
• Appui aux initiatives de communication;
• Photocopie, plastification, préparation des étiquettes et des envois postaux, préparation de documents pour les réunions.

Autre :

• Tous les employés du CRCOO ont des responsabilités fondamentales allant au delà des limites des responsabilités propres à leur poste. Il s’agit notamment :
• De veiller à ce que l’engagement envers la diversité soit compris et respecté;
• De travailler d’une manière intégrant la promotion de la santé et prenant en compte l’existence de déterminants de la santé;
• De maintenir à jour ses compétences et ses connaissances professionnelles, au moyen de formations formelles et informelles;
• D’agir, en toutes circonstances, en tant qu’ambassadeur ou ambassadrice du CRCOO, au sein du Centre et à l’extérieur, en faisant mieux connaître les programmes qu’il offre et en promouvant ses services;
• De respecter l’ensemble des exigences légales et réglementaires en vigueur liées au travail au CRCOO, notamment la Loi sur les normes d’emploi, les exigences en matière de santé et de sécurité au travail ainsi que les normes de conduite professionnelle;
• De se tenir au courant des politiques et des procédures du CRCOO et de s’y conformer;
• De se tenir au courant des exigences, des politiques, des procédures et des règlements des bailleurs de fonds et de s’y conformer;
• De travailler selon des procédures favorisant le maintien de la confidentialité et de chercher à minimiser les risques en la matière, en respectant, au plus près, les politiques et les procédures en matière de protection de la vie privée et de confidentialité;
• D’appuyer les programmes de placement d’étudiants et de bénévoles du Centre;
• De travailler selon des horaires habituels et selon des horaires étendus d’activité, dans les lieux déterminés par le Centre.

Réalisation d’autres tâches connexes selon les demandes.

Formation et expérience :

• Formation postsecondaire en gestion de bureau ou en administration, ou dans un programme connexe, ou combinaison équivalente d’expérience et de formation;
• Un an d’expérience dans une réception dotée d’un système téléphonique multiligne, de préférence dans un milieu multidisciplinaire et pour une organisation à but non lucratif;
• Un an d’expérience administrative dans un environnement de bureau.

Compétences :

• Capacité à travailler de manière autonome, ainsi qu’efficacement en équipe;
• Connaissance des procédures administratives, y compris la maîtrise de la suite de produits Microsoft Office, du courrier électronique et d’Internet, la connaissance des médias sociaux constituant un atout;
• Solides compétences en matière de communications, de relations humaines, de résolution de problèmes et d’organisation;
• Aptitude démontrée à travailler en équipe, dans un environnement multiculturel et multidisciplinaire;
• Capacité à travailler en soirée et durant les fins de semaine.

Exigences linguistiques :

• Capacité à communiquer couramment en anglais, à l’oral et à l’écrit;
• Capacité à communiquer couramment en français, à l’oral et à l’écrit;
• La connaissance d’autres langues utilisées au sein des collectivités auxquelles le Centre offre ses services constitue un atout.

Autre :

• Permis de conduire valide et disponibilité d’un véhicule avec une assurance responsabilité d’un montant de deux millions de dollars exigés.

Veuillez adresser toutes vos questions à [e-mail] et veuillez noter que les candidatures par courriel ne seront pas acceptées.

Janice Weir
Gestionnaire des ressources humaines
Centre de ressources communautaires d’Ottawa Ouest
2 cour MacNeil
Kanata (Ontario) K2L 4H7

Le CRCOO a mis en place un processus offrant aux employés présentant un handicap des mesures d’adaptation. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation particulière du fait d’un handicap ou d’un besoin médical, n’hésitez pas à communiquer avec nous pour nous préciser la façon dont nous pourrions au mieux répondre à vos besoins.

Nous remercions tous les candidats et toutes les candidates de leur intérêt pour cette offre d’emploi. Veuillez cependant noter qu’en raison du grand nombre de curriculum vitae reçus, nous ne communiquerons qu’avec les candidates et les candidats retenus pour un examen plus approfondi de leur candidature.