Assistant(e) de Bureau

BEST SELLER; Montreal; On-site; CAD 57,000 - 74,000; Full time

Job summary

Une entreprise internationale de mode recherche un(e) Assistant(e) de bureau à Montréal pour accueillir les visiteurs et gérer des tâches administratives essentielles. Le candidat idéal doit être organisé(e), proactif(ve) et à l'aise avec les outils bureautiques. Il aura également la chance de travailler dans un environnement dynamique offrant des avantages attractifs tels que des vacances généreuses et un soutien à la santé.

Benefits

Assurance complète

3 semaines de vacances

Repas gratuit chaque mercredi

Rabais de 50% dans nos magasins

Bureau moderne avec collations

Qualifications

• Expérience dans un rôle administratif ou de soutien de bureau est un atout.
• Aptitude à jongler avec plusieurs tâches.
• Sens de l'accueil et création d'une ambiance professionnelle.

Responsibilities

• Accueillir les visiteurs et gérer les appels entrants.
• Maintenir la réception propre et accueillante.
• Gérer l'inventaire des fournitures de bureau.

Skills

Organisation

Communication

Polyvalence

Proactivité

Tools

Microsoft Office

Photoshop

InDesign

Job description

Overview

Poste: Assistant(e) de bureau
Relève de: Gestionnaire de l'expérience bureau et corporative
Endroit: Montréal, QC
Horaire : 8h00 - 16h30

Tu es organisé.e, débrouillard.e et aimes être au coeur de l'action? BESTSELLER CANADA est à la recherche d'une personne polyvalente pour occuper le poste d'Assistant(e) de bureau à la réception. Tu seras le point central pour l'accueil des visiteurs et la gestion administrative, contribuant ainsi au bon fonctionnement de notre bureau et à une expérience agréable pour tous.

Ton rôle

En tant qu'assistant(e) de bureau, tu joueras un rôle clé en assurant un accueil chaleureux et professionnel à nos visiteurs tout en gérant les tâches administratives essentielles. Tu seras responsable de maintenir une organisation impeccable et de soutenir les équipes internes dans leurs opérations quotidiennes.

TES RESPONSABILITÉS

Accueil et réception

• Accueillir les visiteurs, partenaires et clients avec professionnalisme afin de créer une excellente première impression.
• Gérer les appels et courriels entrants, en les dirigeant vers les bonnes personnes.
• Maintenir la réception et les espaces communs propres, organisés et accueillants.
• Réapprovisionner les stations de café et nettoyer les machines à café régulièrement.
• Trier, distribuer et gérer le courrier et les livraisons pour les équipes concernées.
• Coordonner les réservations de voyage pour les clients.

Gestion administrative

• Suivre l'inventaire des fournitures de bureau et passer les commandes au besoin (ex. : papier, cartouches, collations).
• Préparer et envoyer des documents administratifs, tels que contrats, factures, bons de commande et communications internes.
• Coordonner la réservation des salles de réunion et s'assurer que tout l'équipement fonctionne correctement.
• Rédiger et planifier les communications internes destinées aux employés.

Soutien aux équipes

• Aider à préparer les postes de travail pour les nouveaux employés, y compris les clés, le matériel et les accès aux systèmes.
• Collaborer avec les équipes pour organiser des événements internes, tels que des formations, des repas d'équipe, des anniversaires, des salons de la mode et des activités de bénévolat.
• Traiter les paiements d'échantillons pour les employés de manière précise et efficace.
• Fournir un soutien administratif aux différents départements selon les besoins.

Organisation et amélioration continue

• Identifier les opportunités d'amélioration et de simplification des processus administratifs et proposer des solutions efficaces.
• Maintenir un bureau fonctionnel, organisé et accueillant, conformément aux standards de l'entreprise.
• Participer à des projets spéciaux et apporter un soutien à l'équipe de direction ou aux autres départements selon les besoins.

TON PROFIL

• Expérience : Avoir déjà travaillé dans un rôle administratif ou de soutien de bureau, c'est un atout.
• Organisé.e et rigoureux.se : Tu excelles à jongler avec plusieurs tâches en même temps.
• Axé.e client : Tu as le sens de l'accueil et sais comment créer une ambiance professionnelle et chaleureuse.
• Proactif.ve et débrouillard.e : Tu anticipes les besoins et trouves des solutions rapidement.
• Habiletés techniques : À l'aise avec les outils Microsoft Office et ouvert.e à apprendre de nouveaux logiciels.
• Excellente communication : Tu es clair.e et professionnel.le, autant à l'écrit qu'à l'oral.
• Bonus : Tu es à l'aise avec les logiciels de design tels que Photoshop, Indesign et autres.

POURQUOI TU VAS ADORER TRAVAILLER ICI

Chez BESTSELLER, on se soucie de ta carrière et de ton bien-être. En plus de rejoindre une équipe fantastique, tu pourras profiter de :

• Une assurance complète dès le premier jour, un plan d'épargne volontaire, et un ordinateur portable.
• 3 semaines de vacances, 5 journées « recharge », et 11 jours fériés pour te reposer et recharger tes batteries.
• Des demi-journées de congé les vendredis jusqu'à la fin de l'année pour un parfait équilibre travail-vie personnelle.
• Un lunch payé chaque mercredi pour t'éviter le stress de la préparation des repas la veille !
• L'accès à une plateforme de santé virtuelle gratuite 24/7 pour des consultations instantanées avec des professionnels de la santé! #BienÊtreAvantTout
• Un rabais de 50% dans nos magasins pour te gâter avec tes articles de mode préférés.
• Un tout nouveau bureau à Villeray : un espace moderne avec des collations et du café à volonté pour garder ton énergie à son maximum.

On a hâte de te rencontrer !

Nous examinons les candidatures en continu et nous nous réservons le droit de retirer l'annonce une fois le candidat trouvé. Nous nous engageons à la diversité et offrons des opportunités égales à tous, peu importe le sexe, la race, l'ethnie, la religion ou la croyance, le handicap, l'âge, l'orientation sexuelle ou l'identité de genre.

BESTSELLER is an international fashion company with brands such as JACK and JONES, VERO MODA, ONLY and JACK & JONES. BESTSELLER operates both its own chains / stores as well as we have a large number of retailers on the market. As an employee of BESTSELLER, you become part of our family. We offer a developing and exciting workplace with a high pace where we all work together towards common goals. Our philosophy and our values are important to us, we work hard and strive to be the best but always in a humble way. BESTSELLER Canada began in 2004 and currently works with eight of our brands. JACK & JONES is our sole retail presence in Canada, while VERO MODA, ONLY, ONLY & SONS, SELECTED FEMME/HOMME, PRODUKT, NOISY MAY and JACQUELINE DE YOUNG are part of our wholesale distribution. Our office in Montreal is the centre of BESTSELLER's North American operations and the workplace of almost 100 of our colleagues. Overall, BESTSELLER Canada has approximately 600 colleagues, including our distribution centre and almost 50 JACK & JONES stores.

You will become part of the BESTSELLER family, a culture where new ideas are welcomed, and all voices are heard. We believe in entrepreneurship; this means you have the freedom to do this in the way which works for you. You get responsibility and the opportunity to develop yourself and your area from day one. We believe in flexibility and autonomy in your daily routine and working location.

At BESTSELLER, we own it. Every chance. Every challenge. Every choice. We're the global fashion company that's fast paced and family run. We're the business that's built some of the strongest brands in the industry. By empowering every individual to own their journey, we've found the courage to keep getting better. To act more sustainably. To foster diversity and provide equal opportunities. To compete more confidently. And to keep challenging the status quo. Time and time again. We are BESTSELLER - and together, we own it.