Accounting Clerk / Office Manager – Commis comptable / Gestionnaire de bureau(Onsite)

Astucemedia; Montreal; On-site; CAD 50,000 - 70,000; Full time

Job summary

A dynamic media company in Montreal is looking for an Accounting Clerk / Office Manager to oversee daily accounting operations and manage office functions. The ideal candidate will possess 3 to 5 years of accounting experience, be proficient in QuickBooks Online, and communicate effectively in both French and English. This role combines accounting precision with the organizational skills necessary for a well-run office.

Benefits

Comprehensive Group Insurance

RRSP Matching Program

Wellness Allowance

Team Activities & Events

Vibrant office location in Montreal's Old Port

Responsibilities

• Enter data (sales, purchases, expenses)
• Perform monthly bank reconciliations
• Prepare client invoicing and follow up on payments
• Reconcile corporate credit cards
• Prepare and reconcile payroll
• Prepare GST / QST returns
• Monitor accounts payable and perform follow-ups
• Record and track cash transactions
• Prepare monthly reports
• Support month-end closing and preparation of financial information
• Manage office supplies and equipment
• Liaison with property management
• Manage office Internet and telephone subscriptions

Skills

Accuracy

Autonomy

Organizational skills

Communication in French and English

Education

3 to 5 years’ experience in general accounting

Proficiency in QuickBooks Online (QBO) and Dext

Knowledge of payroll and tax principles (GST / QST)

Job description

Overview

Astucemedia is seeking an Accounting Clerk / Office Manager who will be responsible for managing day-to-day accounting operations and the administrative functions of the office.

The ideal candidate will combine precision and versatility, handling the full accounting cycle, while ensuring the smooth running of office operations (managing supplies, coordinating with vendors, overseeing insurance and subscriptions, and handling logistical arrangements).

This key role requires the accuracy of an accounting professional combined with the autonomy and organizational skills needed to maintain an efficient and pleasant work environment.

EN Responsibilities

• Accounting Clerk Responsibilities :

• Enter data (sales, purchases, expenses)
• Perform monthly bank reconciliations
• Prepare client invoicing and follow up on payments
• Reconcile corporate credit cards
• Prepare and reconcile payroll
• Prepare GST / QST returns
• Monitor accounts payable and perform follow-ups
• Record and track cash transactions
• Prepare monthly reports (reconciliations, account statements)
• Support month-end closing and preparation of financial information

• Admin / Office Manager Responsibilities :

• Employee group insurance (including communication with the broker, etc.)
• Liaison with property management for general building-related concerns : maintenance, repairs, parking, security, etc.
• Management of health benefits
• Check supplies – responsible for purchasing requested equipment and supplies (office only – excludes IT)
• Oversee office cleaning and maintenance (with the cleaning company)
• Manage supplies, inventory, and office equipment, ensuring replacements are ordered as needed
• Manage office and parking keys (for management and new employees)
• Office alarm system
• Manage office Internet and telephone subscriptions
• Manage relationships with vendors and service providers for facility maintenance, ensuring cost-effectiveness of services
• Coordinate the return of employee equipment and keys, and update the Monday.com board tracking assigned equipment

• FR (Responsibilities section is bilingual presentation preserved in structure)

FR Responsibilities

• Commis comptable / Gestionnaire de bureau :

• Astucemedia recherche un.e Commis comptable / Gestionnaire de bureau qui assurera la tenue des opérations comptables quotidiennes et la gestion administrative du bureau.
• Le.la candidat,e idéal.e saura conjuguer rigueur et polyvalence, en prenant en charge l’ensemble du cycle comptable tout en veillant au bon fonctionnement administratif des bureaux (gestion des fournitures, coordination avec les fournisseurs, suivi des assurances et abonnements, organisation logistique).
• Ce rôle clé combine la précision requise pour la comptabilité avec l’autonomie et le sens de l’organisation nécessaires à la gestion d’un environnement de travail efficace et agréable.
• Responsabilités Commis comptable :

• Effectuer les entrées de données (ventes, achats, frais)
• Effectuer les réconciliations bancaires mensuelles
• Préparer la facturation client et effectuer le suivi des paiements
• Réconcilier les cartes de crédit d’entreprise
• Préparer et réconcilier la paie
• Préparer les déclarations de TPS / TVQ
• Assurer le suivi des comptes fournisseurs et effectuer les relances
• Enregistrer et suivre les mouvements de caisse
• Préparer les rapports mensuels (réconciliations, états de compte)
• Appuyer les clôtures mensuelles et la préparation de l’information financière

• Responsabilités Gestion du bureau :

• Liaison avec la gestion immobilière pour les préoccupations générales liées à l’immeuble : entretien, réparations, stationnement, sécurité, etc.
• Vérification des fournitures – Responsable des achats pour l’équipement et les fournitures demandés (bureau uniquement – exclut l’informatique)
• Coordination avec l'équipe nettoyage des bureaux
• Gestion des fournitures, de l’inventaire et de l’équipement de bureau, en s’assurant de commander les remplacements nécessaires au besoin
• Gestion des clés de bureau, dustationnement (pour la direction générale et les nouveaux employés) et du système d’alarme du bureau
• Gestion des abonnements Internet et téléphoniques du bureau
• Gestion des relations avec les fournisseurs et prestataires de services pour l’entretien des installations, en veillant à la rentabilité des services
• Coordination du retour de l’équipement et des clés des employés, et mise à jour du tableau Monday.com servant à suivre les équipements assignés

Qualifications / Exigences

• EN

• Requirements :
• 3 to 5 years’ experience in general accounting
• Proficiency in QuickBooks Online (QBO) and Dext
• Knowledge of payroll and tax principles (GST / QST)
• Accuracy, autonomy, organizational skills
• Good communication in French and English

• FR

• Exigences :
• 3 à 5 ans d’expérience en comptabilité générale
• Maîtrise de QuickBooks Online (QBO) et Dext
• Connaissance des principes de paie et de fiscalité (TPS / TVQ)
• Rigueur, autonomie, sens de l’organisation
• Bonne communication en français et en anglais

Additional Information

• EN(FR BELOW)

• Comprehensive Group Insurance – including medical, dental, and online telemedicine support via Dialogue
• RRSP Matching Program – plan for your financial future with company contributions
• Wellness Allowance – support for personal well-being (gym, sports, mental health, etc.)
• Team Activities & Events – regular social and team-building opportunities
• Office in Montreal’s Old Port – a vibrant and inspiring workspace in the heart of downtown

• FR

• Assurances collectives complètes – incluant soins médicaux, dentaires et accès à la télé-médecine via Dialogue
• Programme REER avec contribution de l’entreprise – pour planifier et faire croître votre avenir financier
• Enveloppe bien-être – soutien pour le bien-être personnel (gym, sports, santé mentale, etc.)
• Activités et événements d’entreprise – Moments de convivialité et team-building organisés tout au long de l’année

• Bureau au Vieux-Port de Montréal – un cadre de travail exceptionnel au cœur du centre-ville