Pessoa Assistente Executiva

AlmapBBDO; São Paulo; Presencial; BRL 20.000 - 80.000; Tempo integral

Resumo da oferta

Uma agência de publicidade reconhecida em São Paulo está em busca de um(a) Assistente Executivo(a) para garantir a fluidez na rotina e auxiliar na gestão de agendas complexas. O candidato ideal deve ter experiência prévia na função, ser organizado e possuir excelentes habilidades de comunicação. Além de organizar reuniões e controlar despesas, deve atuar como um ponto de conexão entre diferentes áreas. Esta posição exige presença 100% no local, sendo chave para decisões estratégicas da equipe.

Qualificações

• Experiência prévia como Assistente Executivo(a).
• Habilidade em lidar com informações confidenciais.
• Forte senso de urgência e priorização.

Responsabilidades

• Administrar agendas complexas e dinâmicas.
• Garantir preparação prévia dos executivos para reuniões.
• Manter relacionamento cordial e profissional com clientes.

Conhecimentos

Comunicação verbal e escrita excelente

Organização

Discrição

Capacidade de priorização

Habilidade para lidar com múltiplos gestores

Formação académica

Superior concluído ou em curso em Secretariado, administração ou áreas correlatas

Ferramentas

Pacote Office

Google Workspace

Zoom

Microsoft Teams

Descrição da oferta de emprego

Sobre a AlmapBBDO

QUEM SOMOS!

#1 Agência Global da Década - Cannes Lions.

Somos uma potência de criatividade e negócios que se reinventa todos os dias.

Acreditamos que a criatividade é protagonista na geração de valor para as marcas, no crescimento dos negócios dos clientes e, não menos importante, na transformação das pessoas. Porque as pessoas são o centro da cultura da agência.

Aqui na AlmapBBDO estimulamos um ambiente cada vez mais plural que permita trocas e aprendizados. Convidamos pessoas negras, LGBTQIAPN+, com deficiência, mulheres e vindas de diferentes níveis socioeconômicos, regiões e universidades do país a fazer parte do nosso time.

Este é o nosso horizonte definitivo, visto por todas as equipes de nossa agência. E é assim que construímos, dia após dia, um ambiente diverso e uma grande ideia chamada AlmapBBDO.

Venha fazer parte do nosso time!

Main responsibilities

Essa pessoa será responsável por garantir fluidez na rotina, administrar priorizações, organizar agendas complexas, apoiar no fluxo de informações e assegurar que os executivos tenham condições ideais para decisões estratégicas e entregas junto a clientes e times internos.

É uma posição chave, que exige dinamismo, discrição, autonomia e forte capacidade de gestão do tempo.

• Administrar agendas complexas e dinâmicas, conciliando reuniões internas, externas, entregas e compromissos pessoais profissionais.
• Antecipar conflitos de agenda, propondo alternativas e reorganizações.
• Garantir preparação prévia dos executivos para reuniões (pautas, materiais, participantes, contextos).
• Agendar, confirmar e organizar reuniões presenciais e online.
• Preparar salas, links, apresentações e materiais de apoio.
• Registrar atas, encaminhar follow-ups e garantir cumprimento de prazos.
• Filtrar demandas recebidas pelos executivos, priorizando, organizando e direcionando para as áreas corretas.
• Manter relacionamento cordial e profissional com clientes, parceiros, fornecedores e lideranças internas.
• Controle de despesas, reembolsos e relatórios financeiros.
• Organização de viagens (passagens, hospedagem, traslados, eventos).
• Gestão de documentos, assinaturas, contratos e arquivos digitais.
• Apoio em demandas pessoais inerentes à função executiva (quando aplicável).
• Acompanhar prazos críticos, garantindo que os executivos tenham visibilidade das entregas prioritárias.
• Atuar preventivamente para evitar gargalos, atrasos e falhas em processos.
• Fazer a ponte entre diferentes áreas, garantindo fluidez nas informações.

Requirements and skills

• Experiência prévia como Assistente Executivo(a)
• Superior concluído ou em curso em Secretariado, administração ou áreas correlatas.
• Excelente comunicação verbal e escrita.
• Organização, discrição e habilidade para lidar com informações confidenciais.
• Capacidade de priorização e forte senso de urgência.
• Domínio do pacote Office/Google Workspace; desejável familiaridade com plataformas de reunião (Zoom, Teams).
• Habilidade em lidar com múltiplos gestores simultaneamente.

Additional information

Disponibilidade para 100% presencial