Assistente Administrativo

Mandarin; São Paulo; Presencial; BRL 20.000 - 80.000; Tempo integral

Resumo da oferta

Uma empresa do setor administrativo está buscando um profissional responsável pela gestão da infraestrutura e rotinas administrativas. O candidato ideal deve assegurar ambientes organizados e seguros, apoiar diretamente o CEO nas demandas operacionais e administrar serviços terceirizados, contratos e fornecedores. É fundamental conhecimento em pacote Office e gestão de facilities. Oferecemos um ambiente dinâmico e colaborativo em São Paulo.

Qualificações

• Pacote Office, especialmente Excel em nível básico a avançado.
• Experiência em gestão de fornecedores e compliance operacional.
• Conhecimento em planejamento estratégico de facilities.
• Capacidade de acompanhar cronogramas e indicadores.

Responsabilidades

• Gerenciar manutenção predial e solicitações de serviços.
• Controlar e otimizar a organização de ambientes.
• Apoiar diretamente o CEO e Sócios nas demandas administrativas.
• Elaborar relatórios administrativos e controle de custos.

Conhecimentos

Pacote Office (Excel básico a avançado)

Gestão de fornecedores

Planejamento estratégico de facilities

Familiaridade com ERP

Acompanhamento de indicadores

Formação académica

Ensino superior completo ou cursando

Descrição da oferta de emprego

Objetivo

Garantir o bom funcionamento da infraestrutura, serviços gerais e rotinas administrativas da agência, assegurando ambientes organizados, seguros e eficientes para todos os colaboradores. Atuar como ponto central na gestão de espaços, manutenção predial, suprimentos, serviços terceirizados, controle de segurança, eventos corporativos e demandas administrativas, incluindo apoio direto ao CEO e Sócios nas solicitações operacionais e administrativas.

Principais atividades

• Acompanhar e solicitar manutenções prediais preventivas e corretivas, controlando cronogramas e pequenas reformas.
• Verificar condições de conservação e funcionamento das instalações e apoiar em vistorias e laudos técnicos.
• Acompanhar serviços de limpeza, recepção, jardinagem, telefonia e ar-condicionado.
• Conferir que os ambientes estejam limpos, organizados e adequados para uso.
• Solicitar, controlar e repor materiais de limpeza, escritório, TI e copa.
• Apoiar na organização de salas de reunião, eventos corporativos e recepção de clientes estratégicos.
• Solicitar orçamentos, negociar e acompanhar fornecedores e prestadores de serviços.
• Preparar e atualizar relatórios administrativos, indicadores de consumo e custos operacionais.
• Receber, conferir e lançar notas fiscais, boletos e demais documentos financeiros em sistemas internos.
• Atualizar planilhas e controles administrativos, incluindo fluxo de envios e recebimentos (Loggi, 99 e outros).
• Apoiar a liderança na análise de informações, planejamento de melhorias e decisões estratégicas.
• Apoiar diretamente o CEO e Sócios em demandas administrativas e operacionais solicitadas por eles, garantindo organização, agilidade e qualidade.

REQUISITOS MÍNIMOS

• Pacote Office (Excel básico a avançado).
• Conhecimento de gestão de fornecedores, contratos e compliance operacional.
• Noções de planejamento estratégico de facilities e controle de manutenção predial.
• Familiaridade com sistemas de gestão administrativa ou ERP.
• Capacidade de acompanhar indicadores, custos e cronogramas operacionais.
• Ensino superior completo ou cursando.