Executive Assistant

FuturaSun; Cittadella; In loco; EUR 30.000 - 40.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Un'azienda di energie rinnovabili cerca un/a executive assistant da inserire nel proprio team in Italia. Il candidato ideale fornirà supporto operativo e organizzativo al top management, gestendo l'agenda del CEO, organizzando viaggi, e curando le esigenze quotidiane dell'ufficio. È richiesta una buona conoscenza dell'inglese e del pacchetto Office, con un'esperienza di almeno 2 anni in ruoli simili. La posizione comporta anche trasferte e ottime doti organizzative.

Competenze

• Esperienza di almeno 2 anni in ruoli di segreteria di direzione o office management.
• Patente di guida B valida, ottime capacità di guida e disponibilità a trasferte.
• Professionalità, riservatezza e spiccato senso di responsabilità.

Mansioni

• Gestione e pianificazione delle agende del CEO e della direzione.
• Organizzazione di viaggi nazionali e internazionali.
• Gestione dell'ufficio e dei fornitori di servizi.
• Assistenza nelle pratiche di compliance aziendale.

Conoscenze

Ottime doti organizzative

Capacità di gestione di più attività

Attitudine al problem solving

Buona conoscenza della lingua inglese

Strumenti

Pacchetto Office

Descrizione del lavoro

Cerchiamo un/a executive assistant da inserire nel nostro team in Italia. La figura garantirà il supporto operativo e organizzativo al top management, assicurando un’efficace pianificazione delle attività, la gestione logistica e la cura delle esigenze quotidiane del management e dell’ufficio, fornendo supporto trasversale e mantenendo alti standard di professionalità, affidabilità e riservatezza.

Responsabilità principali

• Gestione e pianificazione delle agende del CEO e della direzione generale, tecnica e commerciale, organizzando gli appuntamenti, le riunioni e le trasferte.
• Organizzazione di viaggi nazionali e internazionali (voli, hotel, visti, transfer, documentazione).
• Gestione e accoglienza di ospiti e colleghi provenienti dalla Cina o dall’estero, inclusa la preparazione di lettere d’invito, la pianificazione del soggiorno e il supporto logistico durante la permanenza.
• Gestione dell’ufficio: forniture, cancelleria, spese ordinarie, pulizie, manutenzioni e coordinamento dei fornitori di servizi.
• Gestione del parco auto aziendale (manutenzione, assicurazioni, revisioni, scadenze, rifornimenti).
• Trasferte in auto per accompagnare il CEO o altri direttori, oltre che per prese di ospiti a Padova/Venezia.
• Gestione di sottoscrizioni, protocollazione e archiviazione dei documenti, assicurando ordine, tracciabilità e riservatezza.
• Assistenza nelle pratiche di compliance aziendale e nel gruppo.
• Gestione della corrispondenza interna ed esterna, risposta al centralino telefonico, filtrando le comunicazioni verso i diversi dipartimenti interni.
• Supporto operativo al dipartimento Marketing, in particolare durante fiere, eventi o campagne, con attività di inserimento dati e supporto logistico.
• Esperienza di almeno 2 anni in ruoli di segreteria di direzione o office management.
• Ottime doti organizzative e capacità di gestione di più attività in parallelo.
• Patente di guida B valida, ottime capacità di guida e disponibilità a trasferte.
• Buona conoscenza del pacchetto Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Buona conoscenza della lingua inglese.
• Professionalità, riservatezza e spiccato senso di responsabilità.
• Attitudine al problem solving e capacità di relazione con diversi interlocutori.