Assistente Direzione & Amministrazione - *Full Remote*

Castro & Partners - The Product Management Firm; Palermo; Ibrido; EUR 21.000 - 27.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Una società di consulenza e formazione manageriale cerca un Office Manager per la sede di Arezzo. Il candidato ideale avrà responsabilità nella gestione della fatturazione elettronica, contatti con i clienti e supporto al CEO. È richiesta esperienza di 2-4 anni in ruoli simili e forti competenze digitali. Offriamo un contratto inizialmente a tempo determinato con possibilità di lavoro full remote dopo sei mesi.

Servizi

Accesso ai corsi ManagementAcademy.it

Crescita professionale verso ruoli di maggior responsabilità

Ambiente di lavoro snello e dinamico

Competenze

• Richiesta ottima padronanza della fatturazione elettronica e scadenziari.
• Dispone di forti abilità digitali, in particolare con Google Workspace e Fogli.
• Precisione, riservatezza e orientamento all'esecuzione sono essenziali.

Mansioni

• Gestire le fatture elettroniche attive e passive e le riconciliazioni.
• Contattare i clienti per aggiornamenti e gestione post-vendita.
• Coordinare l'agenda e le attività del CEO.

Conoscenze

Fatturazione elettronica

Google Workspace

Comunicazione in italiano

Autonomia

Problem solving

Formazione

2–4 anni in ruoli amministrativi

Strumenti

Fogli / Excel avanzato

CRM

Notion / Confluence

Slack

Descrizione del lavoro

Punti fondamentali

Sede di lavoro : Arezzo + Remoto (dopo periodo iniziale 6 mesi)

Contratto : Tempo determinato (per trasformarlo a tempo indeterminato a fine periodo)

RAL : da 21.000 Euro annui a 27.000 Euro annui a seconda risultato dei test in selezione

Breve Descrizione

Ciao,

Come stai?

Stiamo cercando un / una Office Manager per la sede di Arezzo.

Lavorerai fianco a fianco con tutti i membri del team nella gestione dei processi day-by-day, con il commercialista per la fatturazione (attiva e passiva) e a fianco a fianco con il CEO per la gestione ordinaria delle attività.

I nostri processi sono estremamente automatizzati e digitali, quindi è necessario che tu abbia una fortissima dimestichezza con il mondo digitale (è parte del processo di test nella selezione).

Siamo una società in fortissima crescita e con una enorme motivazione per creare un ambiente sano, costruttivo e stimolante (valori in cui crediamo tanto).

Se sei un / una nerd a cui piace gestire processi, organizzare e trovare soluzioni, sei la persona che fa per noi!

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Chi siamo

Castro & Partners è una società di consulenza e formazione manageriale (www.managementacademy.it) operante a livello nazionale, con centinaia di clienti attivi.

La nostra mission è creare impatto nel mondo manageriale e imprenditoriale, attraverso percorso di consulenza, coaching e formazione efficaci, pratici e orientati al risultato.

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Mission del ruolo

Garantire cassa in ordine, clienti soddisfatti e processi snelli, supportando direttamente il CEO e coordinando le attività amministrative day-by-day.

Cosa farai (responsabilità)

Amministrazione & Billing

• Gestione fatturazione elettronica Attiva / Passiva (SdI), prima nota operativa, scadenziario e riconciliazioni.
• Emissione note di credito, proforma, quadrature incassi e report mensili per il commercialista.

Customer Operations

• Contatto con i clienti (email / telefono), aggiornamento anagrafiche e contratti, gestione richieste post-vendita.
• Monitoraggio NPS / feedback e micro-azioni di retention (rimborsi, voucher, upgrade).

Credit Management

• Solleciti bonari, piani di rientro e coordinamento con società partner per il recupero crediti.
• KPI su aging crediti e DSO, con reportistica al CEO.

CEO Office & Office Management

• Agenda, riunioni, minute & follow-up; gestione fornitori, ordini e piccole pratiche d'ufficio.
• PEC, firma digitale, scadenze amministrative e documentali.

Digital Ops

• Standard operativi (SOP) e knowledge base; piccole automazioni (es. Zapier / n8n) per eliminare lavoro ripetitivo.
• Dashboard operative su Fogli / BI, tracciamento OKR / KPI di amministrazione e customer operations.

Requisiti "must"

• 2–4 anni in ruoli amministrativi / office manager in PMI o startup.
• Ottima padronanza fatturazione elettronica, scadenziari e riconciliazioni; interfaccia fluida con il commercialista.
• Skill digitali forti : Google Workspace, Fogli / Excel avanzato (pivot, filtri, cerca.x, funzioni testuali / numeriche).
• Capacità di relazione telefonica e scritta impeccabile in italiano; inglese almeno B1.
• Precisione, riservatezza, problem solving, autonomia e forte orientamento all'esecuzione.

Plus che apprezziamo

• Esperienza con CRM / Helpdesk (es. Brevo / HubSpot / Freshdesk).
• Dimestichezza con Notion / Confluence, Slack, strumenti di BI (Metabase / Looker Studio / Power BI).
• Familiarità con centralini cloud (es. Voxloud), PEC / firma digitale, portali PA.
• Nozioni base GDPR / contrattualistica fornitori; automazioni (Zapier / n8n).

Strumenti con cui lavorerai

Google Workspace

• Fogli / Excel
• Gestionale di fatturazione elettronica (es. Fatture in Cloud / Zucchetti / TeamSystem)
• CRM
• Notion / Confluence
• Slack
• Centralino VoIP
• Zapier / n8n
• Metabase / Looker Studio
• Asana / Trello.

Cosa offriamo

• Contratto : tempo determinato iniziale per poi diventare a tempo indeterminato (non valutiamo modifiche).
• Possibilità di full remote dopo il periodo di inserimento in sede (può andare fino ad un anno a seconda della capacità di apprendimento della persona).
• Crescita : percorso verso Head of Admin / RevOps o Chief of Staff (track junior).
• Formazione : accesso ai corsi ManagementAcademy.it e certificazioni interne.
• Ambiente snello, responsabilità reale, cultura del miglioramento continuo.

Se pensi di avere i requisiti adatti, candidati!