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Office Manager / Assistant(e) Services Généraux H/F (H/F)

Pionnier de l'Hospitality Management en entreprise, OPAL, société du Groupe VINCI, développe des offres servicielles sur-mesure afin de contribuer positivement à la qualité de vie au travail et améliorer l'expérience collaborateurs de leurs clients. Pour ce faire, les Opaliennes et Opaliens sont postés chez les clients pour garantir une signature de service unique tant par leur présence terrain qu'en engageant, dans un projet commun, les différents partenaires (food, fitness, propreté et bien d'autres).

Plus concrètement, réception, conciergerie, animation des lieux de vie, coordination évènementielle, valorisation des espaces ou encore pilotage des prestataires sont quelques-unes des missions qui peuvent être confiées aux Richesses Humaines d'OPAL. Elles deviennent les interlocuteurs privilégiés des clients et de leurs occupants pour faciliter et améliorer le quotidien.

Rattaché(e) à un Responsable d'Affaires, vous serez affecté(e) chez un client à Paris (boulevard Haussmann), du lundi au vendredi de 09h00 à 17h00.

Vos missions principales seront décomposées comme suit :

1. Pilotage des services généraux
   • Superviser la propreté, la sécurité, la maintenance et le catering.
   • Piloter les prestataires : suivi des contrats, contrôle qualité, audits de conformité.
   • Recenser et prioriser les demandes des occupants, dispatcher vers prestataires ou interne.
   • Suivre les indicateurs et réaliser le reporting auprès du client.
   • Proposer et mettre en œuvre des améliorations opérationnelles.
2. Back office et support administratif
   • Gérer le courrier, les livraisons et transports express.
   • Assister dans les achats, commandes et la gestion de l'économat.
   • Gérer la flotte téléphonique et les outils collaboratifs.
   • Suivre les demandes via le logiciel de ticketing et réaliser le reporting.
3. Coordination des prestataires
   • Devélopper et suivre les procédures standardisées pour chaque prestataire.
   • Vérifier la réalisation des interventions et le respect des délais.
   • Gérer les contrats, facturations et incidents liés aux prestataires.
   • Communiquer avec les équipes locales pour anticiper besoins et incidents.
4. Organisation des espaces (Housekeeping)
   • Préparer les salles de réunion et vérifier leur disponibilité.
   • Contrôler quotidiennement l'état et la propreté des locaux communs.
   • Assister à l'organisation des réunions et événements internes.
5. Room Hospitality et expérience collaborateur
   • Vérifier la bonne réalisation des prestations commandées et intervenir en cas de manquement.
   • Assurer la liaison avec restaurateurs et prestataires lors des événements.
   • Accompagner l'onboarding : création de comptes, commandes de matériel, préparation de l'espace de travail.

Type de contrat : CDI. Durée du travail 35H/semaine, travail en journée.

Salaire :

• Salaire brut : Mensuel de 2100.0 Euros à 2600.0 Euros sur 12.0 mois
• Téléphone mobile
• Intéressement / participation

• Débutant accepté

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités

• Faire preuve de rigueur et de précision
• Avoir le sens du service
• Faire preuve de persévérance

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Activités combinées de soutien lié aux bâtiments

100 à 199 salariés

Rejoindre le Groupe OPAL, start-up en pleine expansion du groupe VINCI Energies, c est s'inscrire dans un projet d'équipe où chaque salarié est acteur du développement de l'entreprise avec de réelles perspectives d'évolution pour chaque collaborateur. Mme Emilie COUTURE