Hotel-Jobs in United States

Assister les directeurs et faciliter leur quotidien

• Gestion d'agenda : organiser les rendez-vous et réunions, prioriser les rencontres, parer aux imprévus.
• Préparation et suivi des réunions internes et externes : mise en forme des présentations et impression des documents pour les meetings.
• Support logistique : réservations de salles et du matériel informatique, commandes de repas, tester les installations avant le début des meetings.
• Préparation des déplacements (hôtel, vols, visa...).
• Suivi des signatures des différents contrats via Docusign.
• Suivi et validation des NDF des équipes de Chris Early.

Communiquer et coordonner un niveau international

• Point de contact des équipes internes du Publishing, des Managing Directors des zones et des équipes Siège monde et Production du groupe.
• Point de contact des partenaires business externes du Publishing.
• Participation à la coordination pour les événements et salons (Gamescom, GDC, KOM, Strategic Meeting...) : centralisation des listes de participants, organisation logistique des réunions, support pour les plans de déplacement, diffusion d'informations.
• Point de contact et de coordination avec les N1 du Chief Publishing Officer.
• Collaboration étroite avec l'assistante du CEO.
• Organisation de journées onsite & offsite pour le top management (réservation de salles de séminaire, matériel de travail, déjeuners).
• Coordination des workshops annuels pour l'équipe dirigeante : salles de réunion, hôtel, transports, dîner d'équipe, teambuildings.
• Participation aux différents projets de réaménagement des locaux et suivi des plannings des travaux au sein du siège (parties communes, salles de réunion, bureaux).
• Point de contact entre les équipes du Publishing et le WorkPlace pour le day-to-day des équipements du 2ème étage (salle de réunions, toilettes, espaces informels).
• Aide occasionnelle aux meetings & Team Building pour les collaborateurs hors N1.
• Vous avez une solide expérience dans l'assistanat ou dans un rôle impliquant la gestion de projets et de plannings.
• Vous avez précédemment occupé un poste nécessitant un haut niveau de professionnalisme et de confidentialité.

Compétences et connaissances

• Un excellent relationnel, de la disponibilité et un sens du service.
• Un grand sens de l'organisation, vous savez prioriser et gérer simultanément plusieurs activités complexes.
• Du dynamisme, de la proactivité, de l'autonomie et une grande capacité à s'épanouir dans un environnement dynamique et international.
• Une excellente communication verbale et écrite en anglais comme en français.
• Une capacité à traiter des informations sensibles avec la plus grande confidentialité.
• De solides compétences en MS Office (maîtrise avancée de Outlook, Word, Excel, PowerPoint et Teams).
• Connaissance ou bonne capacité d'apprentissage sur des outils collaboratifs (ex : Miro, Slido).
• Compétence en gestion budgétaire, y compris la planification et le suivi des dépenses.

Informations supplémentaires :

Participation au plan d'épargne entreprise. En plus : 25 CP, 12 RTT, 50% du pass de transport pris en charge, des tickets resto, une bonne mutuelle et plein d'avantages Ubisoft.

Nos locaux sont à Saint Mand (ligne 1, arrêt Saint Mand), salle de sport dans les locaux, possibilité de travailler de manière hybride en accord avec la politique de Télétravail du groupe.

Processus de recrutement

30 minutes : échange téléphonique avec un Recruteur.

60 minutes : entretien avec la manager du poste (Chief of Staff du Global Publishing) et un Recruteur.

60 minutes : entretien avec les Directeurs du Transformation Office.

30 minutes : Un dernier échange avec le Chief Publishing Officer.

Informations complémentaires

En tant qu'employeur, Ubisoft offre toutes les mêmes opportunités d'accès à l'emploi sans distinction de genre, ethnicité, religion, orientation sexuelle, statut social, handicap et d'âge. Ubisoft veille à développer un environnement de travail inclusif qui reflète la diversité de sa communauté de joueurs & joueuses dans ses équipes.

Consultez ce guide qui a pour but de vous accompagner dans votre candidature et découvrez nos actions pour encourager plus de diversité et d'inclusion.