Assistante jobs in France

Description de la mission

• Fonctions spécialisées d\'assistant pédagogique : Accueil et renseignement (physique et à distance) des différents publics : élèves, enseignants, partenaires ; orientation le cas échéant, vers les différents interlocuteurs dans Sciences Po ; Gestion des rentrées universitaires semestrielles (deux rentrées par an) dont création et paramétrage des unités pédagogiques dans le logiciel de gestion de la scolarité (Banner), élaboration et envoi des grilles horaires denseignement, collecte de leurs souhaits et besoins de matériel pédagogique et relances, réservation des salles, organisation des réunions de rentrée. Collecte des programmes de cours et de conférences, mise en forme et transmission pour reprographie, mise en ligne et documentation. Mise à jour de lannuaire et des coordonnées des enseignants dans Banner, préparation des courriers de recrutement, suivi et contrôle des inscriptions pédagogiques en ligne et manuelles des étudiants ;
• Concours à la qualité de la pédagogie : établissement des statistiques de suivi et des tableaux de bord de gestion de lactivité, participation à la gestion des opérations liées au déroulement de la scolarité avec les autres services de la direction de la formation, préparation et suivi des élections des délégués dans les enseignements, suivi du déroulement des enseignements et de la mise à disposition de matériel pédagogique, organisation de séances de rattrapage, préparation des examens intermédiaires, suivi de lassiduité et gestion de la scolarité des étudiants dont aménagement et césure;
• Gestion des fins de semestre : préparation des examens, traitement des copies, suivi des notations des élèves et contrôle de lassiduité, suivi des dossiers dévaluation des enseignants par les élèves, aide à la préparation des jurys de diplôme.

Fonctions classiques de secrétariat et gestion événementielle :

• Activités classiques de fonctionnement dun secrétariat : organisation de réunions et rendez-vous, accueil physique et téléphonique, traitement et classement du courrier traditionnel et électronique, photocopies, affichage, mise à jour et classement des dossiers, administration des documents et données utiles à tous sur les serveurs partagés du réseau informatique, archivage, etc. ;
• Participation à la réalisation dactivités de secrétariat concernant des dossiers propres au programme et à lÉcole;
• Suivi budgétaire : élaboration et suivi de budget, reporting, facturation;
• Planification et organisation logistique des activités événementielles de lEcole réservation de lieux, gestion des inscriptions, restauration, matériel technique, signalétique, sécurité.

Profil

• Formation Bac + 2 et expérience significative dans le domaine de lassistanat, idéalement dans une activité similaire ;
• Qualités relationnelles, sens du service, dynamisme;
• Rigueur, qualités dorganisation, de méthode, dinitiative, autonomie;
• Aptitude à anticiper, gérer et organiser son propre travail seul(e) ou en équipe ;
• Capacité à traiter des dossiers multiples, et à respecter les délais impartis ;
• Qualités rédactionnelles et sens du reporting ;
• Bon niveau danglais requis, B2 minimum, C1 apprécié ;
• Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, messageries électroniques, navigation internet et capacité à maîtriser rapidement Banner (logiciel de gestion de la scolarité) ;
• Un intérêt fort pour les enjeux de transition écologique, pour linnovation pédagogiqueet une bonne connaissance de Sciences Po serait un plus.

Avantages :

• Télétravail (1 jour / semaine) ;
• Rémunération fixe sur 12 mois et primes ;
• 40 jours ouvrés de congés payés par an ;
• Protection sociale familiale obligatoire (mutuelle, prévoyance) ;
• Prise en charge de 55 % des frais de transport et / ou forfait mobilité durable ( / an) ;
• Titres Restaurant ;
• Cours de sport gratuits et accès à la bibliothèque universitaire ;
• Offre sociale et culturelle du CSE ;
• Sciences Po est une institution pleinement engagée en faveur de la diversité.
• Nos emplois sont ouverts aux personnes en situation de handicap.