STAGE - APPUI ADMIN OPERAT PROCESS DE SELECTION H/F

AFD - Agence Française de Développement; Paris; Sur place; EUR 60 000 - 80 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence de développement international à Paris recherche un·e stagiaire en gestion administrative. Vous assisterez au processus de sélection des projets tout en garantissant la qualité et la conformité des candidatures. Les responsabilités incluent le suivi administratif des candidatures et l'organisation des comités de revue. Si vous êtes étudiant·e en gestion, vos compétences en coordination et en communication seront mises à profit dans cette mission dynamique.

Qualifications

• Vous disposez d’une première expérience en gestion administrative ou en coordination opérationnelle.
• Vous êtes à l’aise avec les outils collaboratifs en ligne.
• Une connaissance des outils de suivi est un atout.

Responsabilités

• Assurer le suivi administratif des candidatures reçues.
• Gérer l'organisation logistique des comités de revue.
• Participer à l'amélioration des processus internes.

Connaissances

Gestion administrative

Coordination opérationnelle

Maîtrise d'Excel

Communication écrite

Formation

Bac+4 / Bac+5 en gestion, management ou comparable

Outils

Google Drive

Notion

Klaxoon

Description du poste

About the Fonds d'Innovation pour le Développement (FID)

Créé en décembre 2020, le Fonds d'Innovation pour le Développement (FID) est une initiative novatrice qui vient compléter les instruments de financement du développement existant.

Par l’attribution de subventions adaptées aux différents stades de développement d’une innovation, le Fonds permet à des équipes innovantes et de recherche de tester de nouvelles idées, de prendre des risques stratégiques, de démontrer ce qui fonctionne et enfin de déployer à grande échelle les solutions les plus efficientes. L’objectif est ainsi de contribuer à la réduction de la pauvreté et des inégalités en utilisant une approche scientifique rigoureuse d’expérimentation et d’évaluation d’impact.

Le Fonds est ouvert à des innovations dans tous les secteurs, provenant de tous types d’organisations (institutions de recherche, gouvernements, ONG, entreprises privées). Le Fonds vise notamment à développer le partage de connaissances entre les chercheurs et les acteurs du développement.

Your role

Dans le cadre de ses activités, le FID souhaite renforcer son équipe transverse en accueillant un·estagiaire chargé·e d’appuyer la gestion administrative et opérationnelle du processus de sélection des candidatures reçues via l’appel à projets ouvert tout au long de l’année.

Placée sous la supervision de la chargée de gestion opérationnelle, vous contribuerez de manière déterminante au bon déroulement du processus d’appel à projets. Vous serez en charge d’assurer un suivi administratif fiable et structuré des candidatures, de gérer les interactions avec les équipes candidates et d’appuyer l’organisation opérationnelle des comités de revue. Vous participerez également au renforcement des processus internes et à l’amélioration des outils de suivi, afin de garantir la cohérence, la qualité et la conformité de l’ensemble des procédures. Cette mission appelle à une rigueur élevée, un sens affirmé de l’organisation et un souci permanent de la qualité, afin de soutenir efficacement le travail de l’équipe dans le processus de sélection des projets.

Responsabilités

Vos responsabilités en tant que stagiaire incluront :

1. Appuyer la gestion administrative de l’appel à projets
   • Assurer le traitement quotidien des candidatures reçues via la plateforme en ligne : vérification de la complétude et de la conformité des dossiers
   • Envoyer les réponses types aux équipes candidates (accusés de réception, demandes de compléments, réponses finales selon la décision)
   • Assurer la gestion de la messagerie de la plateforme (Wiin) et de la boîte contact du FID : filtrer les demandes, répondre aux questions, réorienter si nécessaire
   • Gérer l’archivage des candidatures sur le serveur du FID
2. Appuyer l’organisation des comités de revue (≈10/an)
   • Envoyer les invitations, ordres du jour, documents préparatoires et tout élément logistique nécessaire
   • Constituer les dossiers des projets pour les membres du comité : compilation des documents, vérification des pièces, mise en forme
   • Assurer le lien avec les agences de l’AFD pour la transmission des dossiers et informations associées
   • Participer à la logistique des réunions : réservation de salles, assistance technique, envoi des comptes rendus
   • Assurer le suivi administratif avec les membres des comités : envoi des lettres d’acceptation demandées, assurer le suivi des paiements
3. Appuyer la mise en place de processus administratifs efficaces et du développement d’outils de suivi
   • Travailler en étroite collaboration avec la chargée de gestion opérationnelle pour déployer et documenter des processus administratifs facilitant l’instruction et le traitement des candidatures
   • Contribuer à la mise à jour, à l’entretien et à l’amélioration des outils de suivi (tableaux de bord, fichiers de contrôle, dossiers partagés) afin de garantir une gestion fluide et structurée de l’ensemble des candidatures
   • Veiller à la cohérence, à la conformité et la bonne application des procédures internes, en assurant le respect des critères de l’appel à projets et des exigences administratives du FID
   • Contribuer au travail de refonte du document d’appel à projets

Compétences recherchées

• Vous disposez d’une première expérience en gestion administrative, en suivi de dossiers ou en coordination opérationnelle, et savez gérer plusieurs tâches en parallèle avec méthode.
• Vous maîtrisez les outils bureautiques, en particulier Excel, et êtes à l’aise avec les outils collaboratifs (e.g. Google Drive, plateformes en ligne, Notion, Klaxoon).
• Vous appréciez le travail structuré et avez une réelle appétence pour la mise en place de processus et l’amélioration d’outils de suivi.
• Vous êtes capable d’appliquer des processus avec rigueur tout en contribuant à leur optimisation.

Compétences relationnelles et personnelles

• Vous faites preuve d’une excellente communication écrite, essentielle pour les échanges avec les équipes candidates et les partenaires.
• Vous aimez travailler en équipe, faites preuve de souplesse et êtes capable de vous adapter à des plannings évolutifs.
• Votre sens de l’organisation, votre rigueur et votre attention au détail garantissent la qualité des dossiers et des documents produits.
• Autonome et proactive, vous savez prendre des initiatives et proposer des pistes d’amélioration.
• Vous êtes capable de structurer des informations et de contribuer efficacement au suivi administratif des dossiers.

Niveau d’étude / diplôme

Nous recherchons un·e étudiant·e de niveau Bac+4 / Bac+5, issu·e d’une formation en gestion, management, administration publique, science politique, politiques publiques ou gestion de projet. Les profils provenant d’écoles de commerce, d’universités (Masters en gestion ou management des organisations) ou d’Instituts d’Études Politiques sont particulièrement adaptés. Une connaissance de base des outils de suivi ou une première expérience en appui administratif ou coordination de projet constitue un atout, sans être indispensable.

Langues

Vous maîtrisez parfaitement l’anglais et le français (écrit et oral).

Qui va rejoindre l’équipe ?

Le FID est une structure dynamique qui célèbre bientôt sa 5ᵉ année d’activité. Le·la stagiaire devra être en mesure de s’adapter rapidement aux besoins du Fonds et pourrait voir ses attributions élargies à d’autres activités. Vous serez également amené·e à contribuer activement aux réflexions sur la stratégie et le mode opératoire du FID pour assurer le succès de son développement.

Pourquoi rejoindre l'Agence Française de Développement ?

Joining AFD means contributing to the construction of a common world, which is our Group’s mission. A world in common is a world that preserves and defends these five great common goods: the planet, the social bond, peace, partnerships and economic prosperity.