Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

MAIRIE; Chelles; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une administration locale située à Chelles recherche un Assistant administratif pour gérer diverses tâches administratives au sein de la direction de la Police Municipale. Le candidat idéal doit avoir un Bac ou équivalent en secrétariat, maîtriser les outils informatiques et avoir de bonnes capacités rédactionnelles. Le contrat est un CDI à 35h/semaine, avec un salaire brut mensuel de 1850 Euros sur 13 mois, et les débutants sont acceptés.

Qualifications

• Bonne maîtrise de l'outil informatique et capacité à s'adapter à de nouveaux logiciels.
• Confidentialité et discrétion dans les tâches administratives.
• Capacité d'organisation et rigueur administrative requises.

Responsabilités

• Assurer la gestion administrative de la direction de la Police Municipale.
• Organiser les réunions et le suivi de l'agenda du Directeur.
• Suivre l'ensemble du circuit des courriers pour la Police Municipale.

Connaissances

Bonne connaissance des services municipaux

Maîtrise des techniques de prise de notes

Capacités rédactionnelles

Capacité à prioriser

Aptitude au travail en équipe

Formation

Bac ou équivalent Secrétariat assistanat

Description du poste

Offre n° 200MRZC Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

Sous l'autorité de la responsable du pôle administratif, assure la gestion administrative de la direction de la Police Municipale.

• Accueil téléphonique et physique, avec prise en charge de l'accueil planton et l'orientation du public
• Organiser les réunions, les rendez-vous et le suivi de l'agenda du Directeur
• Collaborer au reporting sur les missions de la Direction (tableaux, fiches de suivi.)
• Être le correspondant de la direction auprès de la direction financière et de la commande publique
• Aider au suivi budgétaire, établissement des bons de commande et suivre les marchés publics du service
• Suivre l'ensemble du circuit des courriers entrant / sortant pour la Police Municipale ; répondre à partir du logiciel Elise ; suivre les délais de réponse et relancer les responsables de services si nécessaire
• Rédiger et mettre en forme l'ensemble des courriers à partir des informations techniques fournies par chaque responsable de service
• Coordonner le suivi Elise avec les autres services administratifs de la ville et la Direction Générale des Services
• Mettre en forme et éditer les documents, rapports et supports de communication divers
• Organiser le matériel des réunions de service et élargies (convocations, ordres du jour, supports, etc.) et rédiger les comptes rendus
• Organiser et gérer le classement des dossiers de la direction
• Planifier les entretiens d'évaluations et suivre les circuits des comptes rendus d'entretiens du pôle administratif
• Suivre les dossiers Agent PM (Agréments, assermentations, ports d'armes, .)
• Suivre les heures mensuelles des agents non titulaires
• Elaborer les arrêtés municipaux
• Superviser la gestion des objets trouvés, le suivi administratif de la transmission des PVE et Contraventions, les statistiques annuelles et mensuelles et l'élaboration des tableaux d'analyses
• Gérer la fourrière

PROFIL

• Bonne connaissance des services municipaux
• Connaissance des écrits administratifs et des procédures administratives
• Connaissance du statut de la fonction publique territoriale
• Maîtrise de l'outil informatique et capacité à s'adapter à de nouveaux logiciels
• Maîtrise des techniques de prise de notes et de l'orthographe
• Capacités rédactionnelles
• Capacité à prioriser et notamment à hiérarchiser selon leur degré d'importance les doléances en collaboration avec le DPM
• Sens du service public
• Confidentialité et discrétion
• Bonne élocution, bonne présentation
• Aptitude et goût pour le management, capacité de négociation et de médiation ; capacité à fédérer et dynamiser une équipe
• Aptitude au dialogue et à l'écoute, savoir doser souplesse et fermeté, maîtrise de soi
• Adaptabilité, polyvalence sur l'ensemble des missions du pôle administratif
• Capacité d'organisation, rigueur administrative et auto contrôle
• Capacité d'autonomie et prise d'initiatives
• Aptitude au travail en équipe
• Capacité à rendre compte

Type de contrat CDI

• Durée du travail: 35h/semaine
• Travail en journée

Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 1850.00 Euros sur 13 mois

Expérience

• Débutant accepté
• Bac ou équivalent Secrétariat assistanat Cette formation est indispensable

Compétences

• Classer des documents
• Gestion administrative du courrier
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Administration publique générale