Secrétaire de direction

Université Paris Descartes; Paris; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université française recherche un(e) agent(e) administratif pour assurer les fonctions de secrétariat de la direction. Le poste implique la gestion des courriers et la régulation des documents juridiques. Il requiert des compétences en gestion du temps, communication et travail en équipe, avec la possibilité de télétravail. Le candidat idéal saura maîtriser les outils bureautiques et faire preuve de pédagogie.

Prestations

Accès aux services de restauration

Tickets de cinéma à tarif réduit

Formation professionnelle continue

Qualifications

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
• Savoir respecter des délais.
• Mettre en oeuvre des procédures et des modes opératoires.

Responsabilités

• Assurer les fonctions de secrétariat de la direction.
• Rédiger des comptes rendus de réunions.
• Traiter les archives de la direction et des conventions.

Connaissances

Gestion du temps

Communication

Travail en équipe

Maîtrise des outils bureautiques

Description du poste

La Direction générale déléguée aux affaires Juridiques (DGDAJ) de l’Université Paris Cité a un effectifcible de 22 agents, dont 13 juristes. Elle a pour mission d’assurer la sécurisation juridique de l’activité

de l’établissement. A ce titre, elle apporte un conseil juridique aux différents acteurs de celui-ci, traite

les contentieux et précontentieux, assure la rédaction et la validation juridique des conventions hors

recherche, des statuts et des règlements. Elle a également comme mission d’assurer la veille juridique

et le secrétariat des instances centrales et disciplinaires, et organise les processus électoraux. Elle a

enfin pour mission d’assurer la sécurisation des documents et données. Elle se donne enfin pour

mission de diffuser la culture juridique au sein de l’établissement. Engagée dans la démarche qualité de l’établissement, la DGDAJ appuie son projet de direction sur un collectif

de travail solidaire. Enfin, elle valorise les complémentarités des profils de ses agents par des projets

transversaux innovants au service de l’établissement. Régime de travail :

Jusqu’à deux jours de télétravail par semaine et dispositif d’aménagement du temps de travail sur

quinze jours.

50 jours de congés pour une quotité de travail de 100%. Environnement de travail :

22 agents en effectif cible, dont 13 juristes. Localisée au pied du métro Odéon, au coeur du Quartier Latin, dans un bâtiment classé aux

Monuments historiques, la direction est au plus proche de la présidence et de la direction de

l’université.

Les personnels d’Université de Paris Cité bénéficient de l’accès aux services de restauration du CROUS

Mabillon, aux abords immédiats du marché Saint-Germain, ainsi qu’aux infrastructures sportives de

l’établissement sur l’ensemble de ses campus. Le plan de formation d’Université Paris Cité, très fourni, est un outil performant au service des

personnels ; pour mettre leurs compétences en adéquation avec leurs missions, mais aussi ouvrir leurs

perspectives d’évolution de carrière à plus long terme. L’université met en place une politique culturelle forte avec une sélection de spectacles à tarifs réduits,

des tickets de cinéma, etc. - Assurer les fonctions de secrétariat de la direction (notamment accueil physique et téléphonique

de la direction, suivi du courrier, des parapheurs, régulation de l’alias « direction juridique », mise

en ligne des arrêtés, suivi des conventions) et de la Personne responsable de l’accès aux documents

• administratifs (PRADA) ;
• Assurer le téléchargement des documents de la plateforme Télérecours ;
• Rédiger des comptes rendus de réunions ;
• Suivre les besoins logistiques (déménagements, travaux) ;
• Suivre les besoins informatiques de la direction (ordinateurs, progiciels, interventions) ;
• Commander les fournitures et gérer le stock de fournitures ;
• Suppléer le responsable du département le cas échéant
• Traiter les archives de la direction et des conventions.. - Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir respecter des délais
• Savoir hiérarchiser et traiter l’information
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en oeuvre des procédures et des modes opératoires
• Travailler en équipe
• Rédiger des comptes rendus et des documents
• Maîtriser les outils bureautiques et de visioconférence