Secrétaire de département (F / H) - IUT Nord Franche-Comté

UNIVERSITE MARIE ET LOUIS PASTEUR; Montbéliard; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université de Bourgogne-Franche-Comté est à la recherche d'un secrétaire de département. Le candidat devra jouer un rôle central dans le fonctionnement administratif, assister le responsable et les enseignants, tout en gérant le suivi administratif des étudiants et les activités pédagogiques. Un bon niveau en pack office, un sens relationnel et une capacité d'adaptation sont requis. Le poste est basé à Montbéliard et à pourvoir à partir du 1er février 2026.

Prestations

Organisation flexible

Droit aux congés annuels

Développement professionnel

Qualifications

• Sens relationnel.
• Capacité d'adaptation.
• Sens de l'organisation.
• Discrétion.
• Polyvalence.
• Rigueur et dynamisme.
• Courtoisie.
• Diplomatie.
• Autonomie.

Responsabilités

• Accueillir et renseigner le public.
• Assister au suivi administratif des étudiants.
• Réaliser les inscriptions administratives et pédagogiques.
• Participer à l’organisation d’évènements.
• Gérer les commandes et les livraisons.

Connaissances

Maîtriser le pack office

Expression orale

Techniques d’accueil

Identification des procédures administratives

Description du poste

À propos de nous

L’Université Marie et Louis Pasteur incarne une nouvelle ère pour l’enseignement supérieur et la recherche en Bourgogne-Franche-Comté.

Avec plus de 30 000 étudiants et 2 000 enseignants-chercheurs, elle s’appuie sur une administration innovante et des synergies renforcées pour relever les défis académiques, scientifiques et sociétaux d’aujourd’hui et de demain.

Ce que l’université vous propose :

• Organisation flexible avec plusieurs formules horaires et la possibilité de travailler sur 4,5 jours
• Droit aux congés annuels de 25 jours, auxquels s’ajoutent des jours supplémentaires au titre de l’ARTT (aménagement et réduction du temps de travail), au prorata du volume horaire et de la durée du contrat.
• Possibilité de développement professionnel en interne et externe (concours, mobilité, formation continue…)
• Accès à des prestations d’action sociale (aide aux loisirs culturels et sportifs pour les personnels et leurs enfants, restauration…) et d’offres variées du service sciences, arts et culture (animations, expositions, conférences…)

A l’UMLP, accueillir des personnes en situation de handicap fait partie de notre ADN.Notre objectif est d’ouvrir nos portes à toutes les compétences et toutes les personnalités. L’université s’inscrit dans une politique d’inclusion et de non-discrimination.

Mission

Définition de la fonction :

Le secrétaire (F / H) de département assure un rôle central dans le fonctionnement administratif d’un département d’enseignement. Il assiste le responsable du département et les enseignants dans la gestion quotidienne, le suivi administratif des étudiants, et la coordination des activités pédagogiques.

Activité 1 :

Accueillir, renseigner le public

Afficher, diffuser les informations générales et pédagogiques

Être la personne relais en matière de communication

Assister le chef de département dans l’administration des réseaux sociaux et la mise à jour des différents supports de communication

Activité 2 :

Participer à la mise en place de la rentrée

Réaliser des inscriptions administratives et pédagogiques

Suivre, élaborer des conventions de stage

Saisir, suivre les absences des étudiants sur Scodoc

Saisir les notes et résultats

Éditer les bulletins

Aider à la préparation des pré-jurys et réunions

Aider à la rédaction de CR des jurys, réunions et conseils

Aider au suivi des candidatures sur Parcoursup

Vérifier, suivre les dossiers e-candidats

Suivre les emplois du temps sur ADE

Suivre les dossiers vacataires

Transmettre les différentes offres de stage, apprentissage, emplois

Suivre la scolarité des apprentis

Travailler en relation étroite avec SEFOC’AL pour la partie apprentissage

Suivre l’évolution de la réglementation côté apprentissage

Activité 3 :

Traiter, transférer le courrier et la réception de mails

Rédiger, mettre en forme et diffuser divers documents

Participer à l’organisation d’évènements, sorties pédagogiques

Participer à l’organisation des élections au conseil de département

Suivre les dossiers vacataires

Gérer des dossiers des étudiants / alternants

Gérer du prêt du matériel technique et informatique

Être un appui administratif aux projets pédagogiques des enseignants

Classer, archiver

Activité 4 :

Préparer les bons des commandes

Suivre les commandes et les livraisons

Gérer les stocks

Aider à l’élaboration du budget

Déclarer et suivre les heures vacataires

Activité 5 :

Missions d’appui aux services administratifs en cas de besoin

Le poste, basé à Montbéliard, est ouvert aux titulaires et aux contractuels.

Il est à pourvoir à partir du 1er février 2026.

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.

Cette annonce retient votre attention, candidatez et venez nous en parler !

https : / / univ-fcomte.nous-recrutons.fr /

Profil

Nous recherchons les compétences et les qualités suivantes pour ce poste :

Compétences opérationnelles :

Maîtriser le pack office

Maitriser l’expression orale et les techniques d’accueil et de restitution de l’information écrite et orale

Savoir identifier les procédures administratives

Qualités :

Sens relationnel

Capacité d'adaptation

Sens de l'organisation

Discrétion

Polyvalence

Rigueur et dynamisme

Courtoisie

Diplomatie

Autonomie