Secrétaire de département (F/H) - IUT Nord Franche-Comté

Université Marie et Louis Pasteur; Bourgogne-Franche-Comté; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université en France recherche un(e) Secrétaire de département pour assurer le bon fonctionnement administratif d'un département d'enseignement. Vous serez responsable de l'accueil du public, de la gestion des dossiers étudiants et de l'organisation des missions pédagogiques. Le poste permet une grande flexibilité avec la possibilité de travailler sur 4,5 jours. Les candidats doivent maîtriser le pack office et avoir un sens relationnel fort. Candidature avec CV et lettre de motivation requise.

Prestations

Congés annuels de 25 jours

Développement professionnel

Accès aux prestations d'action sociale

Qualifications

• Diplôme dans un domaine pertinent est souhaité.
• Un bon sens de l'accueil et de la communication est essentiel.
• Aptitude à gérer plusieurs tâches simultanément.

Responsabilités

• Assurer le fonctionnement administratif du département.
• Gérer la communication avec le public.
• Suivre les dossiers administratifs des étudiants.
• Participer à l'élaboration du budget.

Connaissances

Maîtriser le pack office

Sens relationnel

Capacité d'adaptation

Sens de l'organisation

Discrétion

Description du poste

Secrétaire de département (F/H) - IUT Nord Franche‑Comté

Référence : 2025-2129524
Fonction publique : Fonction publique de l'État
Employeur : Université Marie et Louis Pasteur
Localisation : 4 place Lucien Tharradin 25200 MONTBELIARD
Domaine : Relation à l'usager
Date limite de candidature : 08/01/2026
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Définition de la fonction

Le secrétaire (F/H) de département assure un rôle central dans le fonctionnement administratif d’un département d’enseignement. Il assiste le responsable du département et les enseignants dans la gestion quotidienne, le suivi administratif des étudiants, et la coordination des activités pédagogiques.

Missions d’accueil et de communication

• Accueillir, renseigner le public
• Afficher, diffuser les informations générales et pédagogiques
• Être la personne relais en matière de communication
• Assister le chef de département dans l’administration des réseaux sociaux et la mise à jour des différents supports de communication

Missions d’assistance à l’enseignement

• Participer à la mise en place de la rentrée
• Réaliser des inscriptions administratives et pédagogiques
• Suivre, élaborer des conventions de stage
• Saisir, suivre les absences des étudiants sur Scodoc
• Saisir les notes et résultats
• Éditer les bulletins
• Aider à la préparation des pré-jurys et réunions
• Aider à la rédaction de CR des jurys, réunions et conseils
• Aider au suivi des candidatures sur Parcoursup
• Vérifier, suivre les dossiers e-candidats
• Suivre les emplois du temps sur ADE
• Suivre les dossiers vacataires
• Transmettre les différentes offres de stage, apprentissage, emplois
• Suivre la scolarité des apprentis
• Travailler en relation étroite avec SEFOC’AL pour la partie apprentissage
• Suivre l’évolution de la réglementation côté apprentissage

Missions administratives

• Traiter, transférer le courrier et la réception de mails
• Rédiger, mettre en forme et diffuser divers documents
• Participer à l’organisation d’évènements, sorties pédagogiques
• Participer à l’organisation des élections au conseil de département
• Suivre les dossiers vacataires
• Gérer des dossiers des étudiants/alternants
• Gérer du prêt du matériel technique et informatique
• Être un appui administratif aux projets pédagogiques des enseignants
• Classer, archiver

Missions de gestion financière

• Préparer les bons des commandes
• Suivre les commandes et les livraisons
• Gérer les stocks
• Aider à l’élaboration du budget
• Déclarer et suivre les heures vacataires

Missions d’appui aux services administratifs en cas de besoin

Activité 5 : Missions d’appui aux services administratifs en cas de besoin

Profil recherché

Compétences opérationnelles

• Maîtriser le pack office
• Maitriser l’expression orale et les techniques d’accueil et de restitution de l’information écrite et orale
• Savoir identifier les procédures administratives

Qualités

• Sens relationnel
• Capacité d'adaptation
• Sens de l'organisation
• Discrétion
• Polyvalence
• Rigueur et dynamisme
• Courtoisie
• Diplomatie
• Autonomie

Éléments de candidature

Documents à transmettre : CV et lettre de motivation (obligatoires)

Inclusion et EEO

A l’UMLP, accueillir des personnes en situation de handicap fait partie de notre ADN. Notre objectif est d’ouvrir nos portes à toutes les compétences et toutes les personnalités. L’université s’inscrit dans une politique d’inclusion et de non‑discrimination.

Ce que l’université vous propose

• Organisation flexible avec plusieurs formules horaires et la possibilité de travailler sur 4,5 jours
• Droit aux congés annuels de 25 jours, auxquels s’ajoutent des jours supplémentaires au titre de l’ARTT (aménagement et réduction du temps de travail), au prorata du volume horaire et de la durée du contrat.
• Possibilité de développement professionnel en interne et externe (concours, mobilité, formation continue…)
• Accès à des prestations d’action sociale (aide aux loisirs culturels et sportifs pour les personnels et leurs enfants, restauration…) et d’offres variées du service sciences, arts et culture (animations, expositions, conférences…)

Position ouverte à partir du 1er février 2026. L’envoi du CV et d’une lettre de motivation est obligatoire.

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