Responsable (H/F) – 100% – Bureau des archives et courriers

CHRU de Strasbourg - Hôpitaux Universitaires de Strasbourg; Strasbourg; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de santé de référence à Strasbourg recherche un responsable du bureau archives et courrier. Vous gérerez le traitement et l'enregistrement des courriers, ainsi que le suivi des archives. Les compétences requises incluent la maîtrise des outils bureautiques, l'autonomie, et la capacité à travailler en équipe. Ce poste nécessite de la rigueur, de la réactivité, et une bonne aisance relationnelle.

Qualifications

• Discrétion, loyauté et sens du service public requis.
• Maitrise des outils bureautiques et de pilotage essentiels.
• Capacité à gérer des priorités multiples et travailler en équipe.

Responsabilités

• Gestion du courrier papier et électronique.
• Préparation et suivi du parapheur du Directeur Général.
• Archivage des courriers et dossiers sollicités.

Connaissances

Discrétion

Maîtrise des outils bureautiques

Capacité à travailler en transversalité

Aisance relationnelle

Connaissance des établissements publics de santé

Autonomie

Rigueur

Réactivité

Outils

Excel

Mercure

Description du poste

Vue d'ensemble

Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche. Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d’activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2 750 lits et places, 1 pôle logistique ainsi que 7 écoles et instituts de formation. Avec plus de 11 850 employés, professionnels médicaux et non médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d’Alsace.

Structure du Pôle

Le poste est rattaché à la Direction Générale.

Mission

Missions et activités

Gestion du courrier papier

• Traitement du courrier : ouverture des plis destinés à la direction générale et aux services concernés et assurer la réception des courriers envoyés en recommandé ;
• Enregistrement du courrier sur une base de données, logiciel Mercure ;
• Enregistrement des recommandés, soit Mercure, soit dans le fichier excel
• Enregistrement des données selon des critères définis, des procédures et selon un plan de classement ;
• Transmission des courriers ne suscitant pas d’enregistrement dans les différents secteurs de l’administration
• Réception et enregistrement des assignations devant les tribunaux qui sont déposées par les commissaires de justice,

Gestion du courrier électronique

• Gestion de différentes boîtes mails
• Réorientation des courriels vers les directions concernées
• Gestion de la boîte e-mails HUS-Alerte (MARS, Alertes, enregistrement et classement)

Gestion des parapheurs

• Préparation du parapheur courrier du Directeur Général et son suivi au quotidien.

Archives

• Rechercher des courriers et dossiers sollicités par les différentes directions
• Gestion des anciennes archives

Autres travaux

• Enregistrement du Conseil de Surveillance et des Décisions du Directeur Général dans un registre officiel, envoi et classement des extraits,
• Archivage des instances : CODIR – Directoire, CME, F3SCT, CSE, CMSIRT, GHT, COSTRAT,
• Associations siège HUS enregistrement dossier suivi,
• Associations des bénévoles en lien avec la Direction des Usagers,
• Gestion des ouvrages pour les médaillés,
• Archivage vers les combles avant transfert vers les archives municipales,
• Gestion de la plate-forme espace-clients RELYENS
• Enregistrement des courriers contentieux et classement des courriers type agressions, article 40, autres (ex : vol de tampons, ordonnances).
• Aide au secrétariat de la Direction Générale, accueil, prise des lignes téléphoniques,
• Gestion des clés bureaux, signalisation de l’étage de la Direction Générale,
• Signalétique des bureaux et boite à lettres des membres de l’équipe de direction et services,
• Suivi des commandes, fournitures, maintenance du matériel et équipement (imprimantes scanners et photocopieur, demande d’intervention).

Projets

• Proposer et mener un projet de dématérialisation des archives.

Responsable du bureau archives et courrier

Le ou la responsable du bureau archives et courrier organise les missions à effectuer en lien avec l’autre agent présent pour mener à bien ces missions.

Profil

Qualités et compétences requises

• Discrétion, loyauté et sens du service public.
• Maîtrise des outils bureautiques et de pilotage (Excel, Mercure).
• Capacité à travailler en transversalité et à gérer des priorités multiples.
• Aisance relationnelle et diplomatie dans les interactions internes et externes.
• Connaissance du fonctionnement des établissements publics de santé et des instances de gouvernance.
• Autonomie, rigueur et réactivité.