Référent du pôle animation et enfance-jeunesse (H/F) – Pôle administratif

Ville de Thonon-les-Bains; Thonon-les-Bains; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité locale recherche un agent administratif à Thonon-les-Bains pour gérer les inscriptions scolaires et travailler avec les usagers et les directeurs d’écoles. Le candidat idéal doit avoir une bonne connaissance du domaine enfance-jeunesse et des collectivités, ainsi qu'une maîtrise des outils informatiques. Des compétences en rédaction et en organisation sont également requises pour ce poste polyvalent.

Qualifications

• Excellente connaissance du milieu enfance jeunesse et des collectivités territoriales.
• Expérience dans un environnement administratif appréciée.
• Capacité à travailler en équipe et à gérer le public.

Responsabilités

• Assurer l'interface entre les usagers et les directions des accueils de loisirs.
• Gestion des inscriptions péri et extra scolaires.
• Suivi administratif des dossiers pour les affaires enfance jeunesse.

Connaissances

Connaissance du milieu enfance jeunesse

Maitrise de l’outil informatique (Office et Arpège/Concerto)

Capacités rédactionnelles

Sens de l'organisation

Bon relationnel

Description du poste

Grade : Filière administrative
Prise de poste : dès que possible

L’agent est chargé à titre principal d’assurer l’interface entre les usagers, les directions des accueils de loisirs enfance/jeunesse et travaille en étroite collaboration avec les collègues du pôle administratif.

Gestion des inscriptions péri et extra scolaires et suivi des effectifs

Avant la rentrée scolaire :

• Phase préparatoire: gestion du dossier d’inscription (agenda prévisionnel, conception, élaboration, communication, mise en place).
• Phase d’inscription: accueil du public et enregistrement des inscriptions, interface avec les directeurs d’écoles.
• Phase finale : gestion des dérogations, ajustement des effectifs pour la rentrée scolaire.

Tout au long de l’année scolaire

• Réception du public et enregistrement des inscriptions tout au long de l’année, interface avec les directeurs des accueils enfance et jeunesse.
• Suivi des effectifs, prévisions pour l’année.
  – Gestion de l’outil numérique (Espace Citoyens Premium – Arpège)
  – Encaissement et suivi des impayés du secteur en lien avec le régisseur titulaire
  – Suivi et gestion des PAI

Assistance administrative au responsable enfance jeunesse et aide à l’assistance des autres secteurs

• Gestion des commandes repas et goûters en lien avec le prestataire de restauration
• En lien avec les collègues du pôle, gestion des agendas de la direction
• Suivi des réunions d’équipe, invitations, comptes-rendus, etc
• Rédaction de courriers internes et externes

Secrétariat et suivi des dossiers administratifs pour les affaires enfance jeunesse et avec les partenaires

• Rédaction et suivi des délibérations en collaboration avec la référente juridique du service
• Suivi administratif des dossiers de financements (Mon compte partenaire, déclarations PS CAF, etc)
• Suivi administratif des habilitations SDJES des accueils de loisirs
• Suivi administratif du Service Minimum d’Accueil

Polyvalence sur le pôle Accueil et inscriptions (scolaires, animation, restauration) en lien avec le reste de l’équipe

• Accueil physique et téléphonique du public
• Suivi des demandes des usagers: inscription, annulation etc.

Connaissances et savoir-faire et savoir-être :

• Bonne connaissance du milieu enfance jeunesse, scolaire et des collectivités territoriales, maitrise de l’outil informatique (suite bureautique Office et Arpège/Concerto).
• Qualités professionnelles: bonnes capacités rédactionnelles, rigueur, fiabilité, sens de l’organisation, sens du service public.
• Qualités personnelles: bon relationnel, discrétion, esprit d’équipe, disponibilité.

Contraintes spécifiques du poste :

• Le poste a un régime de travail de 39h hebdomadaires
• Les congés sont à prendre prioritairement pendant les vacances scolaires, en lien avec les agents du pôle administratif