OFFICE MANAGER H / F

Aquantis Consulting; Île-de-France; Sur place; EUR 50 000 - 70 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de conseil recherche un(e) Office Manager avec plus de 10 ans d'expérience pour superviser l'administration générale, gérer la finance et assurer la conformité réglementaire. Ce poste nécessite une solide culture administrative et des compétences relationnelles avec des interlocuteurs de haut niveau. Le candidat idéal maîtrisera les outils de gestion et d'analyse tout en faisant preuve d'autonomie et de rigueur. Des avantages incluent un télétravail partiel et des primes attractives.

Prestations

Prime exceptionnelle

Participation au bénéfice

Télétravail

Tickets restaurant

Qualifications

• Expérience confirmée de 10 ans minimum comme Office Manager ou fonction équivalente.
• Expérience dans un environnement à forte exigence réglementaire appréciée.
• Solide culture administrative, financière et organisationnelle.

Responsabilités

• Superviser l'administration générale de la société.
• Gérer, contrôler et valider les factures fournisseurs.
• Rédiger et suivre des courriers administratifs et juridiques.
• Optimiser les coûts et sécuriser les engagements contractuels.
• Piloter des projets internes pour l'amélioration des processus.

Connaissances

Autonomie

Rigueur

Capacité d'analyse

Aisance relationnelle

Formation

Formation supérieure en gestion, administration ou finance

Outils

Outils de gestion

Outils de facturation

Environnements numériques

Description du poste

Missions

Directement rattaché(e) à la Directrice Générale vos missions sont :

1. Administration générale

• Supervision de l’administration générale de la société
• Structuration, standardisation,formalisation et mise à jour des procédures internes
• Organisation et sécurisation des flux administratifs
• Support opérationnel direct à la Direction Générale
• Participation au Comité de Direction

2. Finance et pilotage

• Gestion, contrôle et validation des factures fournisseurs
• Suivi du recouvrement clients et pilotage des relances
• Mise en place et suivi de tableaux de bord et de KPIs de risques (trésorerie, délais de paiement, exposition client, dépendance financière, abonnements) en collaboration avec le service comptabilité

Le poste n’implique pas la tenue comptable, celle‑ci étant assurée par un comptable en interne, mais repose sur un rôle de pilotage, de contrôle et de sécurisation des flux financiers.

3. Juridique et conformité

• Rédaction et suivi de courriers administratifs et institutionnels (relances formelles, mises en demeure, réponses administratives ou juridiques)
• Veille à la conformité des pratiques internes et appui à la DG dans un environnement soumis à des contraintes réglementaires.

4. Services généraux

• Gestion des baux et des loyers
• Suivi, gestion et négociation des contrats et abonnements (énergie, téléphonie, assurances, maintenance, fournitures, etc.)
• Pilotage des prestataires de services généraux
• Optimisation des coûts et sécurisation des engagements contractuels
• Contribution à l’amélioration continue de l’environnement de travail

5. Gestion de projets

• Pilotage ou contribution à des projets transverses de structuration et d’amélioration des processus internes (ex : lancement et déploiement de la facturation électronique, d’outils informatiques, etc)

Cette liste de missions n’est pas exhaustive et pourra évoluer en fonction des besoins de l’organisation et des priorités définies par la Direction Générale.

Profil recherché

Formation supérieure en gestion, administration, finance ou équivalent

Expérience confirmée de 10 ans minimum sur un poste d’Office Manager ou fonction transverse équivalente

Expérience dans un environnement à forte exigence réglementaire appréciée

Solide culture administrative, financière et organisationnelle

Maîtrise des outils de gestion, de facturation, de reporting et des environnements numériques

Compétences clés

Forte autonomie et sens aigu des responsabilités

Rigueur, fiabilité et capacité de structuration

Capacité d’analyse et de gestion des priorités

Aisance relationnelle avec des interlocuteurs de haut niveau

Capacité à traiter des sujets sensibles avec confidentialité et discernement

Prime exceptionnelle

Prime exceptionnelle qui peut aller de 0 à 1 mois de salaire

Participation

½ mois de salaire

Télé travail

1 journée par semaine

Forfait

210 jours

Tickets restaurant

Tickets restaurant