OFFICE MANAGER (F/H)

RANDSTAD FRANCE; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 37 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence de recrutement recherche un office manager F/H expérimenté pour une mission d'intérim de 7 mois en Nouvelle-Aquitaine. Le candidat idéal a 2 à 5 ans d'expérience dans le domaine et maîtrise l'anglais. Les responsabilités incluent la gestion d'événements et le suivi budgétaire. Salaire compris entre 30 K€ et 37 K€.

Qualifications

• Expérience de 2‑5 ans en tant qu'office manager ou assistant(e) de direction.
• Idéalement dans le secteur de la santé ou associatif.

Responsabilités

• Coordination de newsletters et d'événements.
• Gestion des finances et des relations avec les fournisseurs.
• Support aux équipes et à la logistique administrative.

Connaissances

Maitrise de l'anglais

Expérience en gestion de bureau

Formation

Bac +2 – BTS

Description du poste

Descriptif du poste

Sous l'autorité du Délégué Général de l'Association, vous serez chargé du support à la communication et aux relations avec les adhérents.

• Coordination de la préparation des newsletters (mensuelles et bimensuelles) à destination des adhérents et mise en forme sur Mailchimp.
• Coordination de la préparation des invitations électroniques aux évènements en présentiel et digitaux de NèreS.
• Gestion du fichier des adhérents et de leurs collaborateurs via Salesforce pour l'accès aux différents services de l'Association (listes de diffusion, accès à l'espace adhérents/extranet…).
• Rédaction et mise en forme de documents (courriers, rapports, tableaux, notes, présentations diverses).

Organisation et logistique

• Organisation d'évènements en présentiel ou digitaux de l'Association (réunions du Conseil d'administration, du Bureau, Assemblées Générales, soirées, webinaires).
• Coordination de la préparation et du déroulement des événements de l'Association.
• Recherche de lieux et négociation des contrats pour les événements de l'Association.
• Suivi budgétaire des évènements.
• Organisation de la logistique des réunions internes et externes (réservation de salle, voyage, hébergement). 

Comptabilité

• Traitement des factures fournisseurs (préparation des règlements, envoi).
• Calcul des cotisations, établissement des appels à cotisation, suivi et relance.
• Suivi de la trésorerie.
• Gestion des paiements reçus.
• Relations au quotidien avec l'expert-comptable et le Commissaire aux Comptes, transmission des documents pour les clôtures de compte.
• Préparation du reporting financier trimestriel/mensuel à transmettre au Délégué général et au Trésorier.
• Classement de la comptabilité (factures fournisseurs, règlements clients, factures clients, relevés de banque).

Ressources humaines

• Gestion des formations des employés (demandes de prise en charge, inscriptions, transmission des documents, facturation et suivi).
• Préparation et coordination des départs et arrivées des employés.
• Gestion quotidienne des démarches administratives et liées aux ressources humaines (fiches de paie, déclarations URSSAF).
• Relations au quotidien avec le prestataire en charge de la gestion administrative des ressources humaines.
• Coordonner les actions contribuant à «La vie de l'Entreprise» et au bien‑être des salariés.

Locaux et fournisseurs

• Gestion des locaux.
• Gestion du bon fonctionnement et de la coordination du bureau.
• Gestion et renégociation des contrats avec les prestataires de service.
• Gestion internet / téléphonie mobile.
• Gestion des fournitures de bureau et du matériel (commandes, contrôle des livraisons fournisseurs).

Administratif

• Accueil des visiteurs.
• Prise en charge des contacts téléphoniques entrants.
• Traitement du courrier entrant et sortant, envoi de mailings.
• Classement/archivage.

Profil recherché

• Maitrise de l'anglais (écrit/oral).
• Expérience de 2‑5 ans en tant qu'office manager / Assistant(e) de direction, idéalement dans le monde de la santé et/ou associatif.
• Formation souhaitée: Bac +2 – BTS.

À propos de notre client

Nous recherchons pour le compte de notre client un office manager F/H expérimenté pour une mission d'intérim de 7 mois à partir du 1er janvier 2026 au 31 juillet 2026.

Salaire 30 à 37 K€.

Qualification

• Office manager (F/H)

Niveau d'expérience

• 3 année(s)

Niveau d'étude

• BAC+2