Office Manager Cabinet d'avocats H / F

Achil; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une société de recrutement recherche un(e) Office Manager pour un cabinet d'avocats à Paris. Le candidat idéal aura 3-6 ans d'expérience en cabinet, une bonne aisance en anglais, et des compétences numériques. Le poste, à temps plein ou en 4/5ème, offre une rémunération entre 40 et 45K€. Ce cabinet est spécialisé en droit de l'art et patronage culturel.

Qualifications

• Minimum 3-6 ans d'expérience en tant qu'Office Manager dans un cabinet d'avocats.
• Connaissance du monde de l'art est un atout.
• Capacité à être force de proposition pour l'efficacité et la rentabilité.

Responsabilités

• Gérer l'accueil des clients et le suivi administratif.
• Organiser les dossiers et les contrats de services.
• Utiliser le logiciel de facturation et suivre les encaissements.
• Gérer la communication et la visibilité du cabinet.

Connaissances

Anglais courant

Aisance numérique

Rigueur

Autonomie

Esprit d’équipe

Outils

SharePoint

Logiciels de facturation

Description du poste

Au sein d'un Cabinet à taille humaine, composé de 4 personnes, vos principales missions seront :

1. Gestion administrative & organisation du cabinet

• Accueil physique et téléphonique des clients.
• Suivi du courrier entrant / sortant et des parapheurs.
• Gestion des fournitures, équipements, archives et dossiers.
• Suivi et négociation des contrats de services (abonnements, logiciels, maintenance).
• Mise en place et gestion d’outils numériques collaboratifs (SharePoint, calendriers partagés).
• Interlocuteur privilégié des prestataires externes (numérique, informatique, logiciels).

2. Gestion judiciaire

• Ouverture et suivi de l'ensemble des dossiers du cabinet
• Suivi RPVA et calendrier judiciaire.
• Gestion et organisation des agendas d’audience.
• Relations avec confrères, magistrats et médiateurs.
• Constitution et mise en forme des dossiers de plaidoirie.
• Appui ponctuel sur les recherches juridiques.

3. Gestion financière & facturation

• Utilisation et optimisation du logiciel de facturation (15 à 20 factures / mois).
• Suivi des relances, encaissements et rapprochements.
• Tenue du registre des achats.
• Relation avec l’expert-comptable.
• Analyse et propositions d’optimisation de la rentabilité (réduction d’abonnements, recherche d’efficacité, méthodes de facturation).

4. Communication & développement

• Suivi et mise à jour du site internet.
• Gestion et animation du compte LinkedIn du cabinet.
• Coordination du calendrier de communication (publications, événements, partenariats).
• Veille sur l’agenda du marché de l’art pour accompagner la visibilité et la présence du cabinet.

Expérience : Profil senior doté d'une expérience significative en cabinet d'avocats en tant qu'Office Manager (3-6 ans).

L'appétence et la connaissance du monde de l'art est un pré requis / atout recherché pour le poste.

Rémunération : 40-45K€

TTV occasionnel

Contrat en 4 / 5ème envisageable

Compétences techniques :

• Langues : Anglais courant
• Bonne aisance numérique : SharePoint, logiciels de facturation, outils collaboratifs - capacité à être force de proposition sur ces éléments dans un soucis d'efficacité et de rentabilité

Personnalité / soft skills :

• Rigueur, autonomie et fiabilité
• Volonté de s'inscrire dans la durée et monter en compétence.
• Esprit d’équipe et sens de la transmission.
• Force de proposition, orientée efficacité et rentabilité.
• Agilité et capacité à se remettre en question dans un secteur en constante évolution.

Achil recherche pour le compte de son client, un Cabinet d'avocats situé à Paris 1, un(e) Office Manager Anglais Courant H / F.

Notre client est un Cabinet d'avocats spécialisé en droit de l'art, du marché de l’art, biens culturels et patrimoine.

Le poste est à pourvoir immédiatement en CDI temps plein ou 4 / 5ème avec une rémunération entre 40 et 45K€.

Dans la suite de l'annonce, l'utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n'a aucune intention discriminatoire.