Hospitality Manager Relation Client Neuilly sur Seine F / H

TOUT L'TEMPS PRESS; Neuilly-sur-Seine; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique à Neuilly-sur-Seine recherche un(e) gestionnaire d'événements pour coordonner l'organisation et la logistique des événements. Les candidats idéaux devront avoir de fortes compétences en gestion et une excellente relation client. La maîtrise des outils bureautiques comme Teams et Excel est essentielle. Ce poste est en contrat à durée indéterminée.

Qualifications

• Expérience en gestion événementielle et logistique.
• Capacité à rédiger et mettre à jour des procédures.
• Excellentes compétences en relation client.

Responsabilités

• Gérer les événements sur site et assurer leur logistique.
• Anticiper les besoins des clients et gérer les réservations.
• Contrôler le respect des règles de sécurité.

Connaissances

Gestion événementielle

Maîtrise de Teams

Rédaction des besoins

Relation client

Analyse de données

Outils

Outlook

Excel

Description du poste

Rattaché(e) au Responsable d'Affaires basé à Paris, vos missions consisteront à :

Gestion des évènements

• Être le(a) référent(e) opérationnel(le) pour la bonne tenue des évènements sur site : définition des expressions de besoin
• Force de proposition et planification des évènements
• Assurer la logistique et le pilotage des prestataires de services pour les évènements
• Contrôler les salles de réunions et mises en place F&B (des petits déjeuners, déjeuners, coktels)
• Être le(a) référent en cas de demande de prestataires extérieur : contact direct, réalisation des devis, validation auprès du client
• Contrôler les inventaires et commandes des consommables liés aux événements et réception VIP
• Piloter le prestataire F&B (mise en place d'un référencement, sélection des prestataires pour assurer la prestation, passage commande, suivi des commandes, suivi facturation)
• Être responsable de la mise à jour de la procédure "Evènements"

Relation client

• Être responsable de la mise à jour des procédures de réception VIP et les appliquer
• Tenir à jour le cardex invités
• Anticiper et connaître les spécificités des invités avant leur arrivée
• Piloter le briefing hebdomadaire avec l'HM site et / ou l'HM adjoint
• Créer et suivre les DI en cas d'anomalie technique, propreté, espace vert… dans les espaces de réception VIP
• Être en relation quotidienne avec les directions commerciales et les assistantes de Direction Générale
• Gestion des réservations
• Assurer la prise de réservation de la VB
• Validation des demandes de réservations, envoi du formulaire pour garantir la réservation
• Assurer le suivi des réservations en mettant à jour le canal Teams / calendrier / tableau de reporting
• Communiquer au HM VB et à la responsable des réservations usine et champs les informations nécessaires au bon déroulement de l'évènement
• Assurer la relance des réservations en option à une semaine de la date de l'évènement
• Assurer la communication des réservations ayant des conflits auprès du comité de validation pour arbitrage
• Assurer la continuité de prestation en communiquant les informations à l'HM site et à l'alternant
• Réaliser un reporting avec les données des réservations qui sera intégré au COPIL mensuel

Accompagnement des occupants

• Réaliser les accueils personnalisés des nouveaux occupants du client : Welcome Pack, visite de site, remise du badge nominatif
• Transmettre toutes les informations utiles : heures d'ouverture du site, services immeuble, services du client
• Transmettre les informations sécurité : point de rassemblement, procédures d'évacuation, numéros d'urgence…
• Réaliser les enquêtes de satisfaction intégration, analyse des données et intégration au reporting HM

Sécurité

• Contrôler le bon respect de ses équipes et partenaires des règlements de sécurité et des consignes données par le clientes

Profil demandé

Compétences techniques (Hard Skills)

• Gestion événementielle : planification, coordination logistique, rédaction des besoins, suivi des prestataires
• Outils bureautiques & collab моративоп опыт : maîtrise de Teams, Outlook, Excel, outils de reporting
• Suivi budgétaire : gestion des devis, commandes, facturation
• Procédures & normes : rédaction et mise à jour de procédures (événements, réception VIP)
• Relation client : gestion du cardex, anticipation des besoins, communication fluide avec les directions
• Réservations : validation, suivi, reporting, arbitrage des conflits de planning
• Sécurité : application des consignes, contrôle du respect des règles par les équipes et prestataires
• Analyse de données : enquêtes de satisfaction, reporting mensuel

Qualités personnelles (Soft Skills)

• Sens du service et excellent relationnel
• Organisation, autonomie et fiabilité
• Adaptabilité & réactivité face aux imprévus
• Esprit d'équipe et communication fluide
• Présentation professionnelle et posture exemplaire

Type de contrat : Contrat à durée indéterminée