Gestionnaire scolarité 3ème cycle - F/H

Aix-Marseille Université; Marseille; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université renommée recherche un(e) gestionnaire pour l'administration des étudiants. Le poste inclut la gestion des inscriptions, l'élaboration de documents scolaires et la communication avec divers partenaires. Le candidat idéal doit avoir de solides compétences en gestion administrative et être à l'aise avec des outils bureautiques. Le poste offre des avantages tels que du télétravail et des congés étendus.

Prestations

Flexibilité du travail

Congés annuels généreux

Prime mensuelle et annuelle

Prise en charge des transports en commun

Accès à des prestations culturelles et sociales

Qualifications

• Connaissance de la réglementation en lien avec les formations.
• Maitrise des modes de communication écrites et orales.
• Capacité d’adaptabilité et réactivité.

Responsabilités

• Gestion administrative des écoles et des étudiants.
• Saisie et gestion des emplois du temps.
• Élaboration et mise à jour de documents de scolarité.

Connaissances

Connaissances des structures de l’Université et de la faculté

Maitrise des techniques de gestion administrative

Savoir appliquer la réglementation relative à la scolarité

Maitrise des logiciels bureautiques

Sens de l'organisation

Capacité de travail en équipe

Formation

Diplôme en gestion ou dans un domaine connexe

Outils

Outlook

Excel

Word

Description du poste

À propos de nous

Àix-Marseille Université (AMU) est au premier rang des universités françaises et francophones. AMU regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. Cinq grands campus accueillent les étudiants et couvrent l’ensemble des champs universitaires possibles en France. AMU recrute et reconnaît tous les talents; ses offres d’emploi sont handi-accessibles.

Mission

Missions Et Activites Principales

Gestion administrative et pédagogique

Accueil des étudiants, gestion des inscriptions, saisie des emplois du temps, préparation des PV de jurys et participation aux jurys d’examen pour le cursus du 3e cycle, participation à la préparation et à l’organisation fonctionnelle des examens du cursus du 3e cycle en lien avec la responsable du service, préparation et édition de tous documents relatifs à la scolarité (courriers, certificats administratifs, relevés des notes, attestations de réussite, diplômes…).

Suivi de l’activité

Mise à jour des saisies dans les outils métiers, alimentation de tableaux de suivi et réponses aux enquêtes, réponses aux demandes d’information des autres services de la faculté, de l’Université, des enseignants et des partenaires extérieurs (AP-HM, Conseil de l’Ordre, Officines, Ministère, CROUS, ARS), archivage des documents et communication des différents évènements.

Particularités des missions et activités relatives à la Formation Continue

Mise à jour de catalogue des formations, élaboration et mise à jour du tableau de suivi du budget des formations dispensées en Formation Continue, suivi des conventions et contrats de formation.

Activités principales

Ces Activités Comprennent:

• la gestion des 6e année du Diplôme d’Etat de Docteur en Pharmacie : inscriptions administratives et pédagogiques, suivi des stages en Officine, suivi des notes et saisie Apogée, résultats des filières Officine & Industrie, référence pour les examens, conventions de stages Industrie, planning sur le logiciel ADE.
• l’organisation des soutenances de thèses pour les Doctorats et les 6e année Officine et Industrie : la gestion des Doctorats de Sciences : inscriptions sur le logiciel ADUM, suivi sur Apogée et édition des diplômes.
• La gestion des Diplômes d’établissement et des Formations Courtes : inscriptions, conventionnement, attestations de réussite. Relation directe avec le service de la Formation Professionnelle d’amU.
• Gestion des Habilitations à Diriger des Recherches (HDR) : suivi des inscriptions, soutenance.

Aussi, en binôme avec un personnel du cycle 3, assurer plus ponctuellement le suivi administratif du cursus de l’Internat.

Conditions Particulières d’exercice

Open space

Positionnement Hiérarchique

Sous l’autorité hiérarchique de la responsable du service de scolarité et des examens.

Profil

Competences Requises

Connaissances et savoirs :

• Connaissances des structures de l Université et de la faculté
• Connaissance de l’offre de formation de la faculté
• Connaissance de la réglementation en lien avec les formations (LMD et cursus pharmacie)

Savoir-faire :

• Maitrise des techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Savoir appliquer la réglementation relative à la scolarité
• Maitrise des modes de communication écrites et orales
• Maitrise des logiciels bureautiques (Outlook, Excel, Word) et des logiciels métiers

Savoir-être :

• Sens de l'organisation et des priorités
• Faire preuve d'adaptabilité, réactivité et rigueur
• Aptitudes relationnelles
• Capacité de travail en équipe et en binôme/trinôme

Un Processus De Recrutement Fluide Et Transparent

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure. En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d’un parcours d’accueil et d’intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Avantages et contexte

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

• Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu’à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d’ancienneté selon le service concerné
• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an
• Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
• La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l\'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
• Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social

Référence de l'offre : 7zuxho3uo6