Gestionnaire scolaire de l'École municipale des arts (H / F)

Maire de Sartrouville; Sartrouville; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale recherche une personne polyvalente pour assurer l'accueil, la gestion administrative de la scolarité et le soutien au fonctionnement pédagogique. Le candidat idéal doit avoir une expérience en secrétariat, de l'expertise en gestion de la scolarité avec le logiciel Imuse, et une forte appétence pour le milieu artistique. Ce poste de 38 heures par semaine offre diverses opportunités de formation et des avantages tels qu'une participation aux frais de transport et des activités sportives gratuites.

Prestations

Participation aux frais de transport

Mutuelle et prévoyance

Activités sportives gratuites

Qualifications

• Expérience souhaitée sur un poste d'accueil ou de secrétariat.
• Expertise avérée en gestion de la scolarité et de la facturation.
• Connaissance de l'environnement de la Fonction Publique Territoriale.

Responsabilités

• Assurer des missions polyvalentes d’accueil et de gestion administrative.
• Participer à l’organisation des campagnes de pré-inscription.
• Gérer les dossiers dématérialisés des élèves.

Connaissances

Accueil

Gestion administrative

Rigueur

Organisation

Autonomie

Formation

Expérience dans le milieu artistique

Connaissance du logiciel Imuse

Description du poste

À propos de nous

Deuxième ville des Yvelines avec 53 223 habitants, Sartrouville fait partie de la communauté d'agglomération Saint Germain Boucles de Seine qui regroupe également 18 autres communes des Yvelines et du Val d'Oise. Constituée d'un vaste ensemble pavillonnaire et d'immeubles aux statuts variés, Sartrouville qui est reliée à Paris d'un côté et à Poissy ou Cergy de l'autre, possède deux attraits majeurs : la qualité des services rendus à la population et une parfaite connexion au réseau de transports d'Île-de-France (RER A, Transilien, nombreuses lignes de bus). Sartrouville, une ville attractive et reconnue pour la qualité de son cadre de vie.

Mission

Sous l’autorité de la direction des affaires culturelles et évènementielles, vous assurez des missions polyvalentes d’accueil, de gestion administrative de la scolarité et de soutien au fonctionnement pédagogique et artistique de l’établissement.

Accueil et information

• Accueillir, informer et orienter les élèves et les familles, et les accompagner dans l’utilisation du logiciel métier Imuse ;
• Assurer la permanence téléphonique et la gestion de la boîte mail de l’établissement ;
• Assurer un suivi personnalisé des élèves de l’école élémentaire Jules Ferry ;
• Participer à l’organisation des réunions d’information, des inscriptions et des épreuves ;

Assurer le soutien logistique aux enseignants

Garantir une communication fluide et efficace avec les parents et les élèves (réponses aux courriers, demandes de congés, dispenses, démissions, etc.).

Gestion de la scolarité

• Participer à l’organisation et à la gestion des campagnes de pré-inscription et d’inscription des élèves ;
• Paramétrer le logiciel Imuse (cours, horaires, durées, emplois du temps, etc.) ;

Assurer le suivi des candidatures sur Imuse

Gérer les dossiers dématérialisés des élèves, de l’inscription pédagogique à la publication des résultats ;

Assurer la diffusion des informations liées à la scolarité.

Mettre à jour le calendrier perpétuel des manifestations dans l’extranet Imuse enseignants et élèves.

Facturation

• Mettre en place le paramétrage de la facturation et l’attribution des tarifs selon les cours pratiqués ;
• Extraire les données de facturation et les transmettre à l’espace de paiement ;
• Vérifier le calcul des montants de facturation avant envoi.

Gestion des examens

• Paramétrer le logiciel Imuse pour la gestion des examens et des évaluations (danse et instruments) ;
• Envoyer les convocations aux examens ;
• Assurer l’accueil et la surveillance des examens ;
• Saisir les résultats et éditer les diplômes à l’issue des examens ;

Participation aux manifestations pédagogiques et artistiques

• Préparer les listes de participants, suivre la participation des élèves et informer les familles ;
• Préparer les affichages et le fléchage liés aux manifestations ;
• Gérer les billetteries (création des billetweb, suivi des inscriptions, invitations, réservations, etc.) ;
• Assurer les missions polyvalentes liées au bon déroulement des manifestations.

Support logistique et administratif

• Mettre en place et assurer le suivi du parc instrumental et de la partothèque ;
• Assurer le suivi des mises à disposition et des locations d’instruments ;
• Coordonner l’inventaire du parc instrumental en lien avec les enseignants et le responsable administratif et financier.

Profil

Nos attentes

Expérience souhaitée sur un poste d’accueil ou de secrétariat avec une expertise avérée en gestion de la scolarité et de la facturation, idéalement avec une connaissance du logiciel Imuse ;

Forte appétence pour le milieu artistique et culturel ;

Une expérience au sein d’un établissement d’enseignement (école, université, conservatoire ou école d’art) serait appréciée ;

Compétences administratives et financières : procédures de scolarité, notions de facturation publique ;

Connaissance de l’environnement de la Fonction Publique Territoriale.

Vos atouts

Sens aigu de l’accueil et de l’écoute ;

Rigueur, organisation et fiabilité ;

Discrétion et respect de la confidentialité ;

Autonomie et proactivité ;

Sens du service public.

Conditions de travail et avantages

Poste ouvert au cadre d’emplois des adjoints administratifs et rédacteurs territoriaux par voie de mutation, détachement ou contractuelle;

Temps de travail : 38H00 hebdomadaires

Rémunération statutaire, RIFSEEP et CIA;

Congés annuels et 13 RTT;

Participation à hauteur de 75 % des frais de transports en commun;

Possibilité de participation mutuelle et prévoyance;

Politique dynamique de formation;

Possibilité d’activités sportives gratuites sur le temps du midi;

Adhésion amicale du personnel et CNAS.