Gestionnaire Administratif(ve) - Pôle Services à la Population (H/F)

MAIRIE DE SILLINGY; Sillingy; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale recherche un Gestionnaire Administratif pour gérer les affaires d'état civil et les missions administratives. Vos responsabilités incluront l'accueil du public et le suivi des affaires funéraires tout en assurant un service administratif de qualité. Une expérience en collectivité territoriale serait un atout. Ce poste nécessite un bon sens de la communication et une maîtrise des outils numériques.

Qualifications

• Maîtrise du cadre réglementaire de l'état-civil.
• Excellente communication écrite et orale.
• À l'aise avec les outils numériques tels qu'Excel et Word.

Responsabilités

• Gérer les affaires funéraires avec empathie.
• Assurer un accueil téléphonique et physique de qualité.
• Participer à l'organisation des élections.

Connaissances

Cadre réglementaire de l'état-civil

Cadre réglementaire des affaires funéraires

Communication écrite et orale

Outils numériques (Excel, Word)

Berger-Levrault et Gescime

Formation

Diplôme en administration ou équivalent

Description du poste

Offre n° 197RWBQ - Gestionnaire Administratif(ve) - Pôle Services à la Population (H/F)

MISSIONS / CONDITIONS D'EXERCICE

ÉTAT-CIVIL - AFFAIRES FUNÉRAIRES: Gestionnaire des moments clés de la vie, de la naissance au décès, en passant par les unions et la transmission au greffe du tribunal judiciaire des registres d'état civil. Garant de l'exactitude et de la conformité des actes d'état civil, rôle essentiel pour nos concitoyens. Accompagnant(e) dans les formalités funéraires, vous gérez les affaires funéraires (mise à jour des plans, suivi des inhumations, vente des concessions) avec empathie et rigueur.

SECRÉTARIAT AFFAIRES SOCIALES: En lien avec la directrice des affaires générales, vous apportez un appui secrétariat sur divers dossiers (Rédaction des baux communaux, suivi des demandes d'interventions techniques dans les logements communaux, suivi des subventions accordées au CCAS, établissement de listes d'invités à des actions du CCAS, suivi des demandes de domiciliation, etc.).

ACCUEIL PUBLIC - GESTION ADMINISTRATIVE - COMMUNICATION: Vous assurez un accueil téléphonique et physique de qualité, en orientant précisément les usagers vers les services compétents et en gérant diverses formalités administratives (attestations d'accueil, copie certifiée conforme, légalisation de signature, recensement citoyen, etc.). Vous contribuez au traitement du courrier pour une circulation fluide de l'information. Vous participez à l'archivage et au classement documentaire, garantissant l'efficacité de nos processus. Vous assurez, en lien avec les autres collaborateurs, la diffusion d'informations via les supports numériques (site internet de la commune, application Panneau Pocket, panneaux lumineux, lettre numérique).

ÉLECTIONS - POUVOIR DE POLICE DU MAIRE (missions secondaires): Vous intervenez, au besoin, en renfort d'équipe, en contribuant à l'organisation des scrutins démocratiques, à la tenue des listes électorales et à l'organisation des scrutins. Vous pourrez aussi ponctuellement établir diverses autorisations (stationnement, licences) et assurer le suivi des demandes d'ouvertures tardives de certains établissements, déclarations (chiens dangereux, ruches), suivi des mises en fourrière de véhicules.

Profils recherchés

• vous maîtrisez le cadre réglementaire de l'état-civil
• vous maîtrisez le cadre réglementaire des affaires funéraires et des élections ou vous êtes prêt à vous former
• vous comprenez les rouages des collectivités territoriales et les procédures administratives
• vous avez un excellent sens de la communication, à l'écrit comme à l'oral
• vous êtes à l'aise avec les outils numériques (Excel, Word, applications métier)
• vous maîtrisez Berger-Levrault et Gescime, ou vous êtes avide d'apprendre rapidement
• vous savez anticiper et filtrer les demandes avec pertinence

Savoir-être professionnels

• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision

Expérience

• Une expérience réussie sur un poste similaire au sein d'une collectivité territoriale de strate comparable serait un atout majeur.
• Une connaissance approfondie du cadre administratif des collectivités territoriales, couplée à une formation en administration, serait fortement appréciée.

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Administration publique générale

La Commune de Sillingy (55 agents - 5000 habitants).

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