[Freelance] Assistant.e Administratif.ve

HumaniTerra International; Marseille; Hybride; EUR 40 000 - 60 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une ONG humanitaire à Marseille recherche un Assistant.e administratif.ve pour un contrat à durée déterminée à mi-temps. Le poste nécessite une bonne gestion organisationnelle et un traitement rigoureux des données. Les missions incluent le secrétariat, la coordination des voyages bénévoles, et l'amélioration continue des processus. Le salaire est basé sur le profil, avec une prise en charge de 50% des transports. Un environnement autonome avec la possibilité de télétravail est proposé.

Prestations

Autonomie dans l'organisation du travail

Prise en charge de 50% du transport

Qualifications

• Rigueur organisationnelle pour gérer plusieurs tâches simultanément.
• Capacité à traiter des documents financiers.
• Intégration rapide du fonctionnement des missions.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat du siège de l'ONG.
• Coordonner les voyages des équipes bénévoles.
• Soutenir la structuration de l'activité.

Connaissances

Gestion organisationnelle

Capacité à traiter des données financières

Anglais professionnel

Patience avec les bénévoles

Outils

Google Drive

Gmail

OHME

Brevo

Description du poste

Nous recherchons un ou une Assistant.e administratif.ve

CDD (8 mois) - Mi-temps : 17,5h - Début : dès que possible

À propos d’HumaniTerra International

Pour connaitre l’histoire d’HumaniTerra International (HTI), vous pouvez consulter cette page de notre site web (il n’est plus à jour, son actualisation est un projet pour 2026) : https://www.humani-terra.org/fr/notre-histoire/

Les missions d’HTI sont de soigner en proposant des opérations chirurgicales gratuites pour des patient.es de pays en développement, et de former des médecins locaux dans une logique d’autonomisation et de réhabiliter des structures de soins.

Aujourd’hui, HumaniTerra International est active au Togo (santé maternelle - hôpitaux de zones pauvres) et au Bangladesh (orthopédie, plastie, viscérale, gynéco - bateaux hôpitaux de l'ONG Friendship) avec une vingtaine de missions humanitaires rassemblant 3 à 4 bénévoles pendant une dizaine de jours sur place (chirurgien, anesthésiste, IBODE, kiné).

Contexte

HTI, dont le siège social est basé à Sainte-Anne (13008), écrit une nouvelle page de son histoire avec l'élection récente d'un nouveau Bureau. L’ONG souhaite développer de nouveaux projets humanitaires dans des pays en développement en mettant l’accent sur la formation et l’autonomisation des équipes médicales locales, au-delà des opérations.

En tant que petite ONG (1 à 2 salarié.es), les besoins couverts par le poste sont variés.

Missions de l’Assistant.e Administratif.ve

1. Assurer le secrétariat du siège

• Suivi du courrier, des appels et de deux messagerie en ligne et orientation vers les bons interlocuteurs, le cas échéant
• Rédaction de courriers et de documents
• Gestion des dossiers administratifs de l’ONG (gouvernance CA/bureau, RH, finances etc.)
• Gestion des documents comptables dans un tableur, en partenariat avec le Trésorier (factures reçues, justificatifs de remboursements etc.)
• Assurer l’organisation des CA et AG, et éventuellement la prise de notes le jour J
• Commander des fournitures et autres nécessités

2. Coordonner les voyages/missions des équipes bénévoles

Une vingtaine de missions part chaque année, avec 3 à 4 bénévoles par mission, le process est le même pour chaque mission.

• Coordonner le recrutement de bénévoles en lien avec les “Référents spécialités”
• Gérer et assurer un suivi rigoureux des dossiers administratifs des bénévoles en mission (mails explicatifs, demande de documents, relances, classement, transfert à l’ONG partenaire, demande de billets d’avion offerts etc.)
• Coordonner en anglais, par mail, la logistique de chaque mission avec l’ONG partenaire

3. Amélioration continue

Vous serez aussi amené.e à soutenir la structuration de l’activité:

• Mettre à jour et structurer la base de données OHME avec les coordonnées et documents nécessaires
• Trier et ranger des dossiers et du matériel

Ce que nous proposons

• Salaire : selon profil et expérience
• Autonomie & soutien d'un manager, une certaine liberté d’organisation dans le travail (télétravail partiel, choix des horaires sont à définir ensemble)
• Prise en charge du transport à hauteur de 50%

Pour candidater

Vous êtes intéressé.e ou vous pensez à une personne qui aurait le profil recherché ?

→ Relayez l'annonce ou candidatez en envoyant:

1. votre CV
2. un courrier répondant aux deux questions suivantes en 1 page maximum, adressé à Thomas Vailleux, responsable du recrutement :

“Pourquoi ai-je envie de travailler comme Assistant.e administratif.ve chez HumaniTerra ?”

“Comment mes expériences et mon profil vont-ils me permettre d’accomplir sereinement les missions mentionnées ?”

Contact : 06 14 28 37 11.

Nous répondrons aux candidatures qui respectent ces modalités de candidature.

Au plaisir d’échanger sur le lien entre votre profil et le poste.

Compétences et qualités

• la rigueur organisationnelle nécessaire à la gestion de nombreuses tâches / missions simultanément, ainsi qu'à la vérification et au classement de documents
• la capacité à intégrer rapidement le fonctionnement des missions
• la capacité à traiter des données financières (tableaux de suivi)
• attention soutenue
• anglais : écrit professionnel
• patience avec les bénévoles éloignés de l'informatique

Outils informatiques utilisés:

• Google Drive, Documents & Sheets
• Gmail
• OHME
• Brevo

Formation et expérience

Au-delà de votre formation, ce sont vos précédentes expériences et votre motivation qui seront valorisées.