Chargé de mission-Accueils & secrétariats médicaux

CHU de Poitiers; À distance; EUR 26 000 - 29 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de santé public recherche un Chargé de Mission pour la digitalisation du parcours patient et l'amélioration des services médicaux. Ce poste à temps plein en CDD d'un an est basé à Poitiers, offrant un cadre dynamique et des défis au sein d'une équipe engagée. Les candidats doivent avoir un Bac +2 minimum et une solide expérience en gestion de projets. Les responsabilités incluent le déploiement de projets numériques et l'élaboration de tableaux de bord pour optimiser le fonctionnement des secrétariats médicaux.

Prestations

Accès au plan de formation institutionnel

Restauration diversifiée

Accès à un CE/CGOS

Qualifications

• Bac +2 ou expérience professionnelle confirmée dans la gestion de projets.
• Expérience en gestion de projets et transformation numérique requise.

Responsabilités

• Contribuer à l'amélioration continue du parcours patient.
• Déployer des projets de digitalisation.
• Elaborer des tableaux de bord et des indicateurs.

Connaissances

Gestion de projet

Outils d'analyse de données (Excel avancé, Powerpoint)

Animation de groupes de travail

Rigueur et sens de l'analyse

Aisance relationnelle

Formation

Bac +2 en gestion de projets ou expérience équivalente

Outils

Télémaque

Dic't

Pastel

Digihosp

Description du poste

Chargé de mission-Accueils & secrétariats médicaux

Chargé de Mission – Digitalisation du parcours patient
Pilotage de la performance des accueils et des secrétariats médicaux H/F
Direction Générale
CDD d’un an renouvelable
Temps plein
Dès que possible

I. Présentation générale du CHU

Composé d’environ 2700 lits et places, le CHU de Poitiers s’étend sur 5 sites (Poitiers, Châtellerault, Loudun, Lusignan, Montmorillon) répartis sur l’ensemble du territoire de la Vienne. Etablissement de soins de référence à vocation régionale, l'CHU de Poitiers assure à la fois une mission de proximité pour les 436 000 habitants de la Vienne et une mission d’appel régional et de recours pour les 1,8 million d’habitants du Poitou-Charentes. Le CHU de Poitiers est organisé en 15 pôles d’activités cliniques et médico-techniques. Avec près de 8 000 professionnels, il constitue le premier employeur de la Vienne.

II. Poste proposé

Missions générales

• Le (la) chargé(e) de mission contribue à l’amélioration continue du parcours patient en portant les projets de digitalisation et en développant des tableaux d’indicateurs relatifs au fonctionnement des secrétariats médicaux et des accueils administratifs des usagers.
• Déploiement des projets de digitalisation

Conduire les projets de digitalisation du parcours patient selon les objectifs institutionnels et accompagner les équipes en proximité dans le déploiement des projets, en particulier sur les projets suivants : prise de rendez-vous en ligne, pré-admissions en ligne, reconnaissance vocale.

En lien avec le déploiement de la prise de rendez-vous en ligne, mener une réflexion sur l’organisation du process de prise de rendez-vous.

Garantir la coordination des acteurs impliqués (médecins, secrétaires, directions) et être en lien étroit avec la Direction du système d’information.

Elaborer des plans d’action, plannings, feuilles de route et indicateurs de suivi afin de planifier, suivre et mesurer les différentes étapes des projets conduits.

Préparer et animer les groupes de travail et rédiger les comptes-rendus.

Réalisation et suivi de tableaux d’indicateurs

• Concevoir, produire et actualiser des tableaux de bord relatifs à l’activité des secrétariats médicaux (tâche téléphonique, traitement des comptes-rendus médicaux, délais de prise de rendez-vous, % d’occupation des vacations médicales, déprogrammations...).
• Concevoir, produire et actualiser des tableaux de bord relatifs à l’activité des accueils administratifs des usagers (flux, files d’attente, nombre d’anomalies de facturation…).
• Fournir des analyses régulières aux pôles concernés pour le pilotage stratégique et opérationnel.

Nature du contrat et des conditions de recrutement

• Le poste est à pourvoir dès que possible, sur un grade adjoint des cadres (catégorie B).
• CDD d’un an renouvelable une fois.
• Rémunération indiciaire (grille): de 26K€ à 29K€ (indicatif sur une première expérience avérée jusqu’à une expérience de 10 ans sur des fonctions similaires).

Quotité de temps de travail

Temps plein
Horaires au forfait cadre

III. Profil recherché

Diplôme et formation requis

• Bac +2 ou expérience professionnelle confirmée dans la gestion de projets.
• Expérience en gestion de projets, transformation numérique, accompagnement au management.

Compétences et qualités requises

Savoirs

• Gestion de projet et conduite de projet : niveau EXPERT requis.
• Maitrise des outils d’analyse des données (Excel avancé, Powerpoint etc) : niveau EXPERT requis.
• Une connaissance des logiciels institutionnels serait un atout (Télémaque, Dic’t, Pastel, Digihosp).
• Compréhension des enjeux de pilotage de l’activité.
• Accompagnement au management.

Savoir-faire

• Réalisation de diagnostics organisationnels.
• Conduite d’entretiens / observations terrain.
• Elaboration de tableaux de bord et d’indicateurs : niveau EXPERT requis.
• Animation de groupes de travail.
• Rédaction de synthèses, notes et comptes-rendus.

Savoir-être

• Rigueur, sens de l’analyse, rendre compte, sens de l’organisation.
• Autonomie et proactivité.
• Aisance relationnelle et posture collaborative.
• Capacité à fédérer autour de projets transversaux.
• Sens du service public et des usagers.

IV. Renseignements complémentaires

• Rattachement hiérarchique: Direction de l’appui à la stratégie et à la performance des parcours patients – Département de la coordination et de la transformation des fonctions médico-administratives.
• Département du suivi budgétaire et du contrôle de gestion.
• Département du pilotage de la facturation et des frais de séjours.
• Département de la performance des parcours patients.
• Direction du système d’information.
• Directions fonctionnelles.
• Coordinatrices des secrétariats médicaux.
• Chefs de pôle et chefs de service.
• Médecins.
• Cadres supérieurs de santé et cadres de santé des pôles.
• Partenaires extérieurs : ANAP, autres établissements sanitaires et médico-sociaux.

Le CHU de POITIERS s’engage en faveur de la diversité et de l’inclusion. Nos offres d’emploi sont ouvertes en personnes en situation d’handicap conformément à l’article L1132‑1 du code du travail.

Pourquoi rejoindre le CHU de POITIERS

• Faire preuve d’un engagement fort au sein d’une structure hospitalière publique.
• Réputation : le CHU de POITIERS est reconnu pour ses services de hautes qualités et ses avancées dans divers domaines médicaux.
• Localisation : Situé à Poitiers, une ville avec un riche patrimoine historique et culturel, le CHU offre un cadre de vie agréable, avec un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
• Accompagnement personnalisé des agents durant leur carrière (prévention des RPS, service social du personnel).
• Accès à l’ensemble du plan de formation institutionnel.
• Offre diversifiée de restauration (Food truck, self).
• Jardins et espaces verts/ parking gratuit/ réseau covoiturage.
• Accès au CE/CGOS : vacances à prix réduits, tarifs préférentiels sur des spectacles, places de cinéma, chèques cultures, CESU, prestations sociales, chèques vacances…

V. Démarches à effectuer pour postuler

Des renseignements supplémentaires peuvent être demandés auprès de Madame GRANET Emilie – Directrice adjointe de la coordination médico-sociale, par téléphone au 05.16.60.40.85

Déposez dès maintenant votre candidature (CV et lettre de motivation) sur le site web du CHU de Poitiers, rubrique «Le CHU recrute», la date limite de dépôt est le 18 janvier 2026.