Assistante/secrétaire - Adoma (84) H/F

Réseau Partenaires; Provence-Alpes-Côte d'Azur; Hybride; EUR 33 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation non gouvernementale recherche un(e) Assistant(e)/Secrétaire Asile pour gérer les tâches administratives d'une structure d'hébergement à Avignon et Cavaillon. Le rôle inclut l'accueil téléphonique, la rédaction de documents, et la gestion des factures. Le candidat idéal a une formation Bac+2 et de l'expérience dans un rôle similaire, avec d'excellentes compétences relationnelles. Le poste offre un cadre de travail respectueux de la vie personnelle et des avantages variés.

Prestations

Télétravail jusqu'à 1 jour par semaine

Titres restaurant

Mutuelle familiale et prévoyance

Compte Épargne temps

Qualifications

• Expérience sur un poste similaire, idéalement au sein d’une structure d’hébergement.
• Capacités relationnelles et de distanciation en lien avec un public fragile.
• Maîtrise des outils informatiques.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique de la structure.
• Gestion du courrier et des appels téléphoniques.
• Suivi des commandes et des factures.

Connaissances

Maîtrise de la gestion administrative

Capacités relationnelles

Maîtrise du Pack Office

SAP

Formation

Formation supérieure Bac+2 en assistantat de gestion/de direction

Description du poste

Assistant/Secrétaire Asile (H/F)

Notre activité consiste à accueillir un public en situation de précarité et de vulnérabilité. En tant qu’assistant/secrétaire, vous participerez activement à l’intérêt général en pilotant la gestion administrative d’une structure d’hébergement.

Responsabilités

• L’accueil physique et téléphonique de la structure ainsi que le premier filtrage des hébergés ayant des rendez‑vous planifiés avec l’équipe de travailleurs sociaux.
• Le secrétariat : gestion du courrier, des appels téléphoniques, rédaction des correspondances, notes et documents, en respectant les chartes et procédures en vigueur.
• Le traitement et le suivi des commandes et des factures via l’outil informatique dédié.
• La bonne gestion de la caisse tout en respectant les procédures internes et le remboursement des fonds de secours aux bénéficiaires.
• L’enregistrement et le suivi des réclamations des personnes hébergées.
• L’organisation des réunions de service, y participant et rédigeant les comptes rendus.
• La gestion des déplacements, des agendas et des plannings.

Qualifications

• Formation supérieure Bac+2 en assistantat de gestion/de direction.
• Expérience sur un poste similaire, idéalement au sein d’une structure d’hébergement.
• Maîtrise de la gestion administrative d’une entité.
• Capacités relationnelles et de distanciation en lien avec un public fragile.
• Maitrise des outils informatiques (Pack Office ; SAP un plus).

Environnement de travail et avantages

• Temps de travail 39 h/semaine et 23 RTT/an.
• Télétravail jusqu’à 1 jour par semaine.
• Compte Épargne temps.
• Titres restaurant.
• Mutuelle familiale et prévoyance.
• Management attentif à l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
• Entreprise respectueuse de la diversité et de l’égalité de traitement professionnel.
• Expérience riche et apprenante.

Processus de recrutement

1. D’abord, un premier échange téléphonique avec le manager.
2. Une rencontre recruteur pour échanger sur les missions et votre projet professionnel.
3. Un dernier échange avec la Responsable Ressources Humaines.

Rémunération

De 33 k à 36 k€ selon profil et expérience. Incluant 13e mois, prime de vacances, prime de participation et intéressement, plan d’épargne salariale, prime annuelle d’objectif.

Localisation du poste

France, Provence‑Côte d'Azur, Vaucluse (84). Postes basés à Avignon et Cavaillon.